办公自动化技术的发展与应用

（一）信息交换、传输加密技术、公文传输

信息资源的共享是办公自动化系统的重要方面。为了提高办公自动化的效率，需要建设统一、安全、高效的信息资源共享交换平台。信息交换平台提供一整套规范、高效、安全的数据交换机制。由集中部署的数据交换服务器以及各类数据接口适配器共同组成，解决数据采集、更新、汇总、分发、一致性等数据交换问题，解决按需查询、公共数据存取控制等问题。

信息传输加密技术是信息安全的核心和关键技术，通过数据加密技术，可以在一定程度上提高数据传输的安全性，保证传输数据的完整性。信息传输加密技术主要是对传输中的数据流进行加密，常用的有节点加密、链路加密和端到端加密三种方式。

电子公文传输系统代替了多年来传统的上呈下达以红头文件传递的法定方式，是一条方便快捷、安全可靠的公文传输途径，具有速度快、保密性好的特点。电子公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了部门与部门之间，单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。对公文进行排版，再将其转换成为不可篡改的版式文件，并通过该系统直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头的公文。整个过程通过计算机来实现，安全与保密得到有效保障，大大缩短了公文传输的时间。

（二）业务协同机制

数字化、网络化、信息化是办公自动化发展的潮流，而多维度，多领域的“协同办公”成为了办公自动化发展的新方向。协同最基本的含义是协同工作，也就是由多人互相配合完成同一工作目标。依据此定义，可以说为了实现办公自动化中各业务信息的交流、组合以及信息共享等都可以看作是协同办公。从20世纪90年代末期开始，随着办公环境的变化和协同管理的兴起，更多地强调跨地域、跨部门之间的协同，但此时办公自动化实现的协同也仅仅是局部、浅层次的，更多的信息及资源依然处于离散和难以管理的状态。

要实现良好的协作，首先需要突破地理边界和组织边界，让处于不同地理位置，不同部门的人员可以进行无障碍的交流；其次，需要对整个协作过程进行管理，使相互协作的部门内部以及部门与部门之间为共同目标进行一致的、协调的运作，并将协作过程中产生的信息完整的保留、整理后，以知识的形式实现再利用。总的来说，实现协同办公可以从流程、人员、知识以及应用等四个角度来考虑。

从流程协同角度分析，需要强化跨部门、跨组织的流程自动化。依靠全面的系统处理逻辑与相关工具，实现高效的数据处理与交互，实现组织内部之间、组织外部之间、相同或不同组织内外部之间的各种业务流程的自动化，实现现代化的协同办公；从人员协同角度分析，人员协同的终极目标就是“零距离”。员工之间的沟通越简单、越方便，企业的工作效率就越高。通过提供综合通信，文档交换以及电子会议等群组协作环境，建立合理的团队管理模式，最大限度地强化人员之间的沟通，协调团队的行动；从知识协同角度分析，通过提供综合文档管理，动态数据处理，高效整合分散于各部门内外的各类文档，数据资料与其他信息，实现知识共享。通过挖掘信息的内在关联，形成一套适用于不同部门的协同办公知识体系，使协同办公进一步规范化；从应用角度分析，通过提供具有扩展能力的协同办公应用平台，实现方便快捷地开发，实施与集成各种应用系统，并使之相互配合，通过阶段性地功能扩充与系统升级，满足各部门办公自动化发展的要求。

（三）工作流技术

工作流技术（Workflow）的概念形成于生产组织和办公自动化领域，是计算机应用领域的一个新的研究热点。国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition,WfMC）对工作流的定义是：一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行。工作流实施的三个基本步骤分别是：映射、建模和管理。工作流技术是办公自动化中的重要技术，通过对独立零散的计算机应用进行综合化和集成化，工作流管理系统可提高业务工作效率，改进和优化业务流程，增强业务流程的有序性，提高竞争能力。(www.xing528.com)

在办公自动化中，工作流技术的实施是通过工作流管理系统来实现的。工作流管理系统是一个软件系统，它通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理。

工作流技术是管理软件和办公自动化两大类软件发展过程中的重要标志。办公自动化的发展过程主要分为文档型OA、流程型OA和知识型OA三个阶段，其中流程型OA是当前办公自动化的主流应用，它正是利用了工作流的概念和技术作为其一大基础架构。在自动化系统中，工作流技术已经成功地运用到图书馆、电信、物流、金融、政府机构等各个行业，特别是工业领域中的制造业。随着办公自动化的日渐成熟，工作流技术在高校和科研单位的事务处理中也得到了广泛的应用，在促进科研单位信息化建设，提高工作效率和管理效能等方面发挥了重要作用。

（四）办公门户技术

门户技术是整合内容与应用程序，以及随意创作统一的协同工作场所的新兴技术。信息门户技术提供了个性化的信息集成平台，能够根据需要进行全方位的信息资源整合。门户提供可扩展的框架，使应用系统、数据内容、人员和业务流程可以实现互动。门户技术屏蔽了分布在不同地域的异构系统访问难度，将机构内部各个不同应用系统界面和用户权限管理统一集成到一个标准的信息门户平台上，提供信息平台的统一入口，用户登录一次即可快速便捷地访问到分布在不同应用系统的信息资源。除此之外，门户技术还针对安全性、文件管理、WEB内容发布、搜索、个性化、协作服务、应用集成、移动设备支持和网站分析提供较为便捷的解决方法。

企业信息门户系统就是指EIP（Enterprise Information Portal）。是指在Internet的环境下，把各种应用系统（诸如ERP、CRM、OA等）、数据资源和互联网资源统一集到企业信息门户之下，根据每个用户使用特点和角色的不同，形成个性化的应用界面，并通过对事件和消息的处理、传输把用户有机地联系在一起。EIP是“一站式”全面解决企业信息化问题的最佳选择，是企业信息化的核心。一个企业的信息门户对外是企业网站，对内则是管理和查询日常业务的公用系统。

在办公自动化中门户网站以及门户系统是较常用的两种表现形式。例如根据企业的需求建立企业门户系统，应用不同技术建立的基于门户技术的电子办公系统，以及根据不同需要建立的门户网站等。

（五）辅助决策技术

辅助决策系统，以决策主题为中心，以互联网搜索技术、信息智能处理技术和自然语言处理技术为基础，构建决策主题研究相关知识库、政策分析模型库和情报研究方法库，建设并不断完善辅助决策系统，为决策主题提供全方位、多层次的决策支持和知识服务，为行业研究机构以及政府部门提供决策依据，起到帮助、协助和辅助决策者的目的。

决策问题分为三个层次：最上层为目标层；中间层为准则层，即用什么标准去衡量方案的优劣；最下层为方案层，即要评审的方案。各层间的联系以直线相连表示。通过相互比较确定各准则对于目标的权重以及各个方案对于每一准则的权重。这些权重不同的人可能会给予不同的值，而在层次分析法中则要尽可能最大客观性地给出权重的定量方法。将方案层对准则层以及准则层对目标层的权重进行综合，最终确定方案层对目标层的权重。在层次分析法中要给出进行综合的计算方法。