信息系统的内容与分类

一个完整的MIS应包括：辅助决策系统（DSS）、工业控制系统（CCS）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。其中，特别是办公自动化系统（OA）、与上级机关及外界交换信息等都离不开Intranet（企业内部网）的应用。可以这样说，现代企业MIS不能没有Intranet，但Intranet的建立又必须依赖于MIS的体系结构和软硬件环境。

（一）依据信息系统的发展和系统特点分类

依据信息系统的发展和系统特点可分为数据处理系统（Data Processing System，简称DPS）、管理信息系统（Management Information System，简称MIS）、决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）、专家系统（人工智能（AI）的一个子集）和办公室自动化（Office Automation，简称OA）五种类型。

1.数据处理系统

数据处理系统是指运用计算机处理信息而构成的系统。通过数据处理系统对数据信息进行加工、整理，计算得到各种分析指标，转变为易于被人们所接受的信息形式，并可以将处理后的信息进行贮存。数据库主要担负数据的存储和计算工作，譬如Oracle,Mysql等数据库工具。其主要功能是将输入的数据信息进行加工、整理，计算各种分析指标，变为易于被人们所接受的信息形式，并将处理后的信息进行有序贮存，随时通过外部设备输给信息使用者。

2.管理信息系统

管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新、拓展和维护的系统。

管理信息系统是一个不断发展的新兴学科，MIS的定义随着计算机技术和通信技术的进步也在不断更新，在现阶段普遍认为管理信息系统MIS、是由人和计算机设备或其他信息处理手段、组成并用于管理信息的系统（第三章详解）。

3.决策支持系统

（1）决策支持系统的基本概念：决策支持系统（DSS）的概念最早由Gorry和Scott在1971年提出，他们将Anthony对管理活动分类（战略计划、管理控制、运作控制）和Simon对决策问题分类（程序性决策和非程序决策）的观点结合起来，认为决策活动可以分为结构化（Structured）、非结构化（Unstructured）和半结构化（Semi-structured）三种类型，并将DSS定义为辅助解决半结构化或非结构化决策问题的计算机系统。DSS并不能代替决策者进行决策，它主要用于处理决策问题中结构化的部分，而由决策者来处理决策问题中的非结构化部分，因此，DSS本质上是一个人机交互的问题求解系统。

Gorry和Scott进一步讨论了在DSS环境下的信息需求与构模特征，认为决策过程中信息需求的不明确性，要求DSS具备更为灵活的构模环境（Modeling Environments）。图1-1显示了一个典型的运用DSS进行决策制定过程：首先对决策问题进行识别和定义，然后制定出几套不同的解决方案，针对每个解决方案，进行决策建模，对每一个方案的模型进行求解分析，最终将分析结果提交给决策者进行选择，采用其中的一个方案来解决决策问题，如果所有方案均不满意，则重新对问题进行考察，进入下一个循环。

图1-1 基于DSS的决策制定过程

计算机应用于决策制定过程，一般有三种不同的情况（图1-2）：第一种是自动决策系统，通常是对于常规的结构化问题，由计算机自动进行决策；第二种是决策支持系统，通常是对于半结构化的常规性的决策问题提供辅助支持；第三种是计算机分析工具，通常是技术专家在特殊的非结构化决策环境下使用，以帮助其对特殊问题进行专门的研究。Power认为，DSS是一般指第二种情况，即它是为非技术专家的决策制定提供帮助的，具有良好人机界面和易操作的，能够反复使用的系统。

图1-2 计算机对不同决策环境的支持

（2）DSS的主要类型：随着DSS研究的发展，出现了各种类型的DSS，也有各种不同的分类方法。目前，较为广泛采用的是Alter的方法，他按照系统的内在驱动力，将DSS分为以下五种类型：

①模型驱动的DSS（Model-driven DSS）：该类系统运用各种数学决策模型来帮助决策制定。系统强调对大量的模型进行访问和操纵，而模型库及其管理系统则成为DSS中最主要的功能部件。模型驱动的DSS通常不是数据密集型的，也就是说，模型驱动的DSS通常不需要很大规模的数据库。模型驱动的DSS的早期版本被称作面向计算的DSS。这类系统有时也称为面向模型或基于模型的决策支持系统。

②数据驱动的DSS（Data-driven DSS）：包括文件夹与管理报告系统（File Drawer and Management Reporting System）、数据仓库与分析系统（Data Warehousing and Analysis System）、主管信息系统（Executive Information System,EIS）、数据驱动的空间决策支持系统（Data-driven Spatial DSS）、商业智能系统（Business Intelligence System）等，这类系统通过对海量数据库进行访问、操纵和分析，来获取决策支持。

③知识驱动的DSS（Knowledge-driven DSS）：该类系统基于知识库中所存贮的知识，运用人工智能（Artificial Intelligence）或其它统计分析工具，如基于案例的推理（Case-based Reasoning）、规则（Rule）、框架（Frame）以及贝叶斯网络（Bayesian Network）等，向决策者提出行动建议。

④沟通驱动的DSS（Communication-driven DSS）：该类系统强调通信、协作以及共享决策支持。群件（Groupware，群体工作软件）是其主要的表现形式，如简单的公告板、电子邮件、视频会议等。沟通驱动的DSS能够使两个或者更多的人互相通信、共享信息以及协调他们的行为，并共同完成决策方案的制定。

⑤文本驱动的DSS（Document-driven DSS）：该类系统集成了多种存贮与处理技术，通过对高级文本的提取与分析来提供决策支持信息。

在上述五种类型的决策支持系统中，模型驱动的决策支持系统是最基本和最重要的类型之一。

4.专家系统

专家系统（Expert System）是人工智能应用研究最活跃和最广泛的课题之一。自从1965年第一个专家系统DENDRAL在美国斯坦福大学问世以来，经过20年的研究开发，到80年代中期，各种专家系统已遍布各个专业领域，取得很大的成功。

专家系统是一个智能计算机程序系统，其内部含有大量的某个领域专家的知识与经验，能够利用人类专家的知识和解决问题的方法来处理该领域问题。也就是说，专家系统是一个具有大量的专门知识与经验的程序系统，它应用人工智能技术和计算机技术，根据某领域一个或多个专家提供的知识和经验，进行推理和判断，模拟人类专家的决策过程，以便解决那些需要人类专家处理的复杂问题，简而言之，专家系统是一种模拟人类专家解决领域问题的计算机程序系统。

下面把专家系统的主要组成部分归纳于下。

（1）知识库（knowledge base）：知识库用于存储某领域专家系统的专门知识，包括事实、可行操作与规则等。为了建立知识库，要解决知识获取和知识表示问题。知识获取涉及知识工程师（knowledge engineer）如何从专家那里获得专门知识的问题；知识表示则要解决如何用计算机能够理解的形式表达和存储知识的问题。

（2）综合数据库（global database）：综合数据库又称全局数据库或总数据库，它用于存储领域或问题的初始数据和推理过程中得到的中间数据（信息），即被处理对象的一些当前事实。

（3）推理机（reasoning machine）：推理机用于记忆所采用的规则和控制策略的程序，使整个专家系统能够以逻辑方式协调地工作。推理机能够根据知识进行推理和导出结论，而不是简单地搜索现成的答案。

（4）解释器（explainator）：解释器能够向用户解释专家系统的行为，包括解释推理结论的正确性以及系统输出其它候选解的原因。

（5）接口（interface）：接口又称界面，它能够使系统与用户进行对话，使用户能够输入必要的数据、提出问题和了解推理过程及推理结果等。系统则通过接口，要求用户回答提问，并回答用户提出的问题，进行必要的解释。

专家系统具有下列三个特点：

①启发性。专家系统能运用专家的知识与经验进行推理、判断和决策。世界上的大部分工作和知识都是非数学性的，只有一小部分人类活动是以数学公式为核心的（约占8%）。即使是化学和物理学科，大部分也是靠推理进行思考的；对于生物学、大部分医学和全部法律，情况也是这样。企业管理的思考几乎全靠符号推理，而不是数值计算。

②透明性。专家系统能够解释本身的推理过程和回答用户提出的问题，以便让用户能够了解推理过程，提高对专家系统的信赖感。例如，一个医疗诊断专家系统诊断某病人患有肺炎，而且必须用某种抗生素治疗，那么，这一专家系统将会向病人解释为什么他患有肺炎，而且必须用某种抗生素治疗，就像一位医疗专家对病人详细解释病情一样。

③灵活性。专家系统能不断地增长知识，修改原有知识，不断更新。由于这一特点，使得专家系统具有十分广泛的应用领域。

近十多年来，专家系统获得迅速发展，应用领域越来越广，解决实际问题的能力越来越大，这是专家系统的优良性能以及对国民经济的重大作用决定的。具体地说，专家系统包括下列几个方面的优点：

①专家系统能够高效率、准确、周到、迅速和不知疲倦地进行工作。

②专家系统解决实际问题时不受周围环境的影响，也不可能遗漏忘记。

③可以使专家的专长不受时间和空间的限制，以便推广珍贵和稀缺的专家知识与经验。

④专家系统能促进各领域的发展，它使各领域专家的专业知识和经验得到总结和精炼，能够广泛有力地传播专家的知识、经验和能力。

⑤专家系统能汇集多领域专家的知识和经验以及他们协作解决重大问题的能力，它拥有更渊博的知识、更丰富的经验和更强的工作能力。

⑥军事专家系统的水平是一个国家国防现代化的重要标志之一。

⑦专家系统的研制和应用，具有巨大的经济效益和社会效益。

⑧研究专家系统能够促进整个科学技术的发展。专家系统对人工智能的各个领域的发展起了很大的促进作用，并将对科技、经济、国防、教育、社会和人民生活产生极其深远的影响。

5.虚拟办公室（Office Automation，简称OA）

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。简而言之，办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理（国企和政府机关）、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通信录、工作便签、问卷调查、常用工具（计算器、万年历等）。

OA强调办公的便捷方便，提高效率。作为办公软件，应具备几大特性：易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性。

（1）易用性：没有全面的应用做基础，一切都是空谈。管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。

（2）健壮性：必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度。也就是说，从理论上讲，类似的软件平台没有严格的并发数限制。

（3）开放性：能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。从技术上看，采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目、把控等实际操作技能要求。

（4）严密性：必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。

（5）实用性：软件功能必须与管理实务紧密结合，否则“药不对症”，反而可能有副作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。相关研究结果显示，实用性应包括80%的标准化和20%的个性化。

现实中，企业一方面需要软件尽最大可能地满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。

（二）依据管理的层次性

依据管理的层次性，可将经理信息系统、营销信息系统、制造信息系统、财务信息系统、人力资源信息系统、信息资源信息系统。这是一种逻辑的MIS而不是物理的MIS，也叫组织信息系统。

1.经理信息系统

虽然经理信息系统从出现至今已经有20余年，但到目前为止，还没有形成一个被大家普遍接受的定义，关于它的定义仍在不断地发展之中。

回顾和分析从20世纪80年代开始的有关经理信息、系统的各种定义可以发现，由于早期研究经理信息系统（EIS）的多数学者此前是研究决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）的，因而他们在80年代初给出的EIS的定义往往试图说明EIS与DSS之间的区别。最早提出经理信息系统概念的是Rockart和Treacy，他们通过分析20多个经理的活动，认为DSS和EIS支持解决不同的管理任务，相对于DSS的用户即企业的中层管理者而言，EIS的用户即企业经理的活动更具有非结构性、特殊性和范围的广泛性。由此他们定义EIS是一类面向数据的系统，它主要被用来为经理提供信息，以改进他们的管理计划、监控和分析工作。与典型的DSS相比，EIS需要从企业内部的事务处理系统和外部的信息源获取大量的数据，建立比较大的数据库，这种系统主要利用面向用户的第四代语言和菜单存取数据。1983年，黎擎和薛华成进一步分析了EIS和DSS之间的差别，他们认为EIS应当能满足经理多样和多变的信息需求，而DSS往往是针对单一点上、在一定程度上结构化的决策问题，EIS更多应是面向数据的存取，而不是面向模型。Keen也持有类似的观点，认为EIS应有数据存取和分析能力，EIS应能体现经理的管理理念和风格，EIS是个性化的，不太可能有通用的EIS。显然，早期有关EIS的这些定义主要强调EIS的数据存取及分析能力，并注意分析其与DSS的区别，但无疑这些定义都是狭义、片面的。

Levinson首先拓宽了EIS的定义，他定义经理信息系统是被设计用来辅助企业中的高层管理人员进行管理和决策的计算机信息系统。他第一次将EIS的功能扩展到数据存取和分析之外，包括了支持高级管理人员所有可能的管理活动。1988年有学者注意到EIS支持经理的多层次性，定义EIS是为企业任何经营活动服务的、日常运用的计算机信息系统，他的用户或者是总经理，或者是直接对总经理负责的高层管理人员，既能在公司一级使用，也可以在部门一级使用。

随着EIS应用的不断增加和对EIS研究的不断深入，20世纪90年代初以来，对EIS的定义的讨论更加深入。一方面更为明确地区分了EIS和DSS，另一方面更加注意EIS的设计与经理的工作和要求相适应。Watson等人（Hugh J.Watson&R.Kelly Rainer&George Houdeshel，1992）认为，EIS是一个容易使用的、能够向企业经理提供与企业关键成功因素（Critical Success Factors，简称CSF）有关的各种企业内外部信息的计算机信息系统。我国研究工作者陈学广等（陈学广、朱明富、费奇，1997）认为，EIS是一个能满足组织高层管理者的使用要求和管理决策信息需求的计算机信息系统。

以上从不同角度定义了EIS，我们可以看出，随着计算机技术和通信技术的不断发展，EIS对经理工作的支持作用越来越得到确认，且其作用越来越显著，内容也越来越丰富。

综上所述，经理信息系统是一种以支持组织中的高层管理和决策人员从事日常管理和决策工作为目的而专门设计与开发的计算机信息系统，能为组织中的高层管理者提供办公、信息、思维和决策支持，帮助他们提高工作效率，增强管理与决策能力。

由于经理信息系统是由经理亲自使用的系统，而不同的经理所面临的问题各有侧重点，因此，经理信息系统具有多功能性。具体来说，经理信息系统具有以下四个基本功能（仲伟俊、梅妹娥、张玉林、张薇，2004）：办公支持功能、信息支持功能、决策支持功能和思维支持功能。其功能架构如图1-3所示。

图1-3 经理信息系统框架(www.xing528.com)

（1）办公支持是支持经理提高办公效率的最基本部分。可以方便经理与企业内外部的交流，提高经理办公事务处理的效率和效果，从而为经理有更多的时间考虑企业发展的重大问题提供可能性。

（2）信息支持是经理信息系统的最根本功能。其主要通过监控企业内部和外部环境中的关键数据信息及其变化趋势，通过及时生成异常分析报告、追踪汇总数据来源等帮助经理快捷地了解企业动态，从而对企业实施更为有效的管理和控制。

（3）决策支持注重对有关决策的可行性进行评价，并揭示其中潜在的和待解决的问题，协助经理完善所做的决策。其不同于为解决企业中某些特定决策问题而开发的决策支持系统。

（4）思维支持强调的是支持企业经理在决策过程中“问题识别”阶段的思维过程。要创造出一种能引导、激发、促进经理进行思维创新活动的信息环境，以形成经理关于本企业状况和问题的正确、完整的心像，从而能发现问题、觉察机遇，正确地提出待解决的问题，有效地进行整个企业的管理控制。

经理信息系统的这些功能之间既相对独立又相互联系，办公支持和信息支持是决策支持和思维支持的基础，决策支持和思维支持是办公支持和信息支持服务的目标。

2.营销信息系统

市场营销信息系统提供有用信息，供企业营销决策者制定规划和策略的，由人员、机器和计算机程序所构成的一种相互作用的有组织的系统。

根据对市场信息系统的要求和市场信息系统收集、处理和利用各种资料的范围，其基本框架一般由四个子系统构成（图1-4）。

（1）内部报告系统（Internal Reporting System）：内部报告的主要任务是由企业内部的财务、生产、销售等部门定期提供控制企业全部营销活动所需的信息，包括订货、销售、库存、生产进度、成本、现金流量、应收应付账款及盈亏等方面的信息。企业营销管理人员通过分析这些信息，比较各种指标的计划和实际执行情况，可以及时发现企业的市场机会和存在的问题。企业的内部报告系统的关键是如何提高这一循环系统的运行效率，并使整个内部报告系统能够迅速、准确、可靠地向企业的营销决策者提供各种有用的信息。

（2）市场营销情报系统（Marketing information system）：企业的市场营销情报系统是指企业营销人员取得外部市场营销环境中的有关资料的程序或来源。该系统的任务是提供外界市场环境所发生的有关动态的信息。企业通过市场营销情报系统，可以从各种途径取得市场情报信息，如通过查阅各种商业报刊、文件、网上下载；直接与顾客、供应者、经销商交谈；与企业内部有关人员交换信息等方式。也可通过雇用专家收集有关的市场信息；通过向情报商购买市场信息等。系统要求采取正规的程序提高情报的质量和数量，必须训练和鼓励营销人员收集情报；鼓励中间商及合作者互通情报；购买信息机构的情报；参加各种贸易展览会等。

（3）市场营销研究系统（Marketing research System）：市场营销研究系统是完成企业所面临的明确具体的市场营销情况的研究工作程序或方法的总体。其任务是：针对确定的市场营销问题收集、分析和评价有关的信息资料，并对研究结果提出正式报告，供决策者针对性地用于解决特定问题，以减少由主观判断可能造成的决策失误。因各企业所面临的问题不同，所以需要进行市场研究的内容也不同。根据国外对企业市场营销研究的调查，发现主要有市场特性的确定、市场需求潜量的测量、市场占有率分析、销售分析、企业趋势研究、竞争产品研究、短期预测、新产品接受性和潜力研究、长期预测、定价研究等项内容，企业研究得比较普遍。

（4）市场营销分析系统（Information Analysis System）：市场营销分析系统是指一组用来分析市场资料和解决复杂的市场问题的技术和技巧。这个系统由统计分析模型和市场营销模型两个部分组成，第一部分是借助各种统计方法对所输入的市场信息进行分析的统计库；第二部分是专门用于协助企业决策者选择最佳的市场营销策略的模型库。

通过以上市场营销信息系统的四个子系统所研究的内容及这些子系统之间的关系的分析，可以看出企业的市场营销信息系统具有以下重要职能：

①集中——搜寻与汇集各种市场信息资料；

②处理——对所汇集的资料进行整理、分类、编辑与总结；

③分析——进行各种指标的计算、比较、综合；

④储存与检索——编制资料索引并加以储存，以便需要时查找；

⑤评价——鉴明输入的各种信息的准确性；

⑥传递——将各种经过处理的信息迅速准确地传递给有关人员，以便及时调整企业的经营决策。

图1-4 营销信息系统图

3.制造信息系统

制造信息系统是为生产职能提供信息的管理信息系统。这些信息中大部分是由组织中的会计信息系统来提供的，入存货总计和成本信息。其他信息必须要从组织的环境中收集，环境信息包括原材料数据、潜在的新供应商资料和新生产技术的信息。

制造信息系统的功能、性能、信息模型具有一定的普遍性，即：

（1）制造信息系统是一个复杂的开放性系统，它不断地与外界如市场、设计、制造等进行信息交换，其主要特征有：不存在稳定的系统状态，不可能有唯一解，具有宏观有序、围观无序的基本行为。

（2）制造信息系统是一个层次化（hierachical）的系统。

（3）制造信息系统既是技术系统，又是社会系统。

4.财务信息系统

财务信息系统是指以统一合理的部门合作、疏通的信息渠道为依托，以计算机、Internet网络、网络财务软件为手段，建立的财务信息服务系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转换过程。

ERP的应用系统实现了很好的集成性和层次丰富的功能，其应用系统一般分为财务系统、供应链管理系统、制造资源管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统等几大系列。其中，财务信息系统已经涵盖了企业会计和财务管理的主要职能。

（1）财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并做出必要的调整。这在传统财务系统中是比较薄弱的环节，利用总账和财务分析模块，可以做到对公司级和部门级的预算和预测，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成。

（2）ERP能支持企业集团、跨国公司内不同类型企业的财务报表合并。能对多级次账套、多币种和多会计日历的报表进行合并，并可以对科目的余额追溯至原始业务的凭证。

（3）利用金融分析模块，企业各层次员工及外部有关人员在得到授权的前提下，可以对财务数据进行建模分析。更复杂的财务分析可以利用在线数据分析处理工具（OLAP）进行多种角度的数据建模。例如，可以将销售数据分别按照地区、产品类和销售员进行比较，并对影响销售的各因素，如价格进行敏感性建模分析，从而得到科学的决策。

（4）财务管理和控制集中体现在对费用的管理上。ERP采购、应付账款和固定资产模块的集成性既减少了费用数据的重复录入，也能自动地收集，形成报表供有关人员分析和评估。

（5）应收账款模块可以处理多币种和多国税制以及多种付款方式，使得应收账款的管理实现了对全球化经营的支持。

（6）企业的现金管理涉及财务的各个方面。现金管理模块与应收账款模块、应付账款模块和总账模块是集成的，并提供与银行的数据接口，从而形成了一个能支持多币种、自动银行对账的现金管理体系。

（7）固定资产与采购、库存、总账等模块相互传递有关资产和设备库存的信息，保证在系统中维护准确的资产数据。系统能支持各种资产的折旧、重估、清理的会计处理和财务报表，为企业确定有利的资产管理策略提供服务。

5.人力资源信息系统

人力资源信息系统是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程，是计算机用于企业人事管理的产物，它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库。

人力资源信息系统主要包括以下几个模块：

（1）规划决策。在现代企业管理中，为了应付频繁的企业重组及人事变动，企业的管理者可以运用人力资源信息系统，方便地编制本企业的组织结构和人员结构规划方案，通过各种方案在系统中的比较的模拟评估，产生各种方案的结果数据，并通过直观的图形用户界面，为管理者最终决策提供辅助支持，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。除此之外，人力资源规划还可制定职务模型，包括职位要求、升迁路径和培训计划，根据担任该职位员工的资格和条件，系统会提出针对该员工的一系列培训建议，一旦机构改组或职位变动，系统会提出一系列的职位变动和升迁建议。以上规划一旦被确认，现有结构会方便地被替换。

（2）时间管理。根据本国或当地的日历，灵活安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表；对员工加班、作业轮班、员工假期以及员工作业顶替等作出一套周密的安排；与员工薪资、奖金有关的时间数据会在薪资系统和成本核算中作进一步处理。时间管理作为整体系统中的一个组成部分，而这个系统可以对人力资源管理系统的规划、控制和管理过程提供支持，为行政主管节省了大量时间。

（3）资源体系。通信领域的革命，为商业信息系统的变化起到了催化剂的作用。成熟的Internet/Intranet技术给网络时代的人力资源管理工作提出了全新的挑战。长期以来，人力资源管理一直跟不上技术的发展。如今网络却使这个最贴近员工的部门给人带来力量。许多公司把一些人力资源资料，如职位空缺、福利信息等输入企业内部网。人力资源部门并没有停留在用网络向员工单向发布信息上，而是着手创设完善的互动式软件，可以让员工填表、从数据库中获取个人信息、甚至在网络上掂量各种福利项目的长短。人力资源管理在网络时代将被赋予全新的思维。必将形成全新的运作模式。

（4）招聘管理。网上招聘已显示出巨大的威力，大多数的公司都能体会到网上招聘的效率，招聘高级人才就要使用猎头招聘了。企业可以通过Internet向外界发布招聘信息，应聘者可以根据兴趣选择空缺职位，输入必要的应聘者信息。应聘者申请一经成立，申请人就获得一个个人编号和密码。申请者可以追踪求职申请状况、查询应聘的处理过程。公司可以建立自己的人才资源库，在公司内部网络化的招聘管理系统将大大提高你的效率。网络可以帮你寻找符合你条件的求职者，世界上每个角落的人才也都有机会了解你的招聘信息，你可以测评选择你公司的应征者，可以很快得到一份详尽的人才分析报告。在招聘的后台处理系统里，你可以更快地得到更多的招聘工作分析报表。

（5）在线评估。由于网络将原来遥远的距离拉近，主管可以很快看到每个来自各地的下属定期递交的工作报告，并在线对下属工作进行指导及监督。评估及述职也在网络中实现，员工的工作地点已经不是很重要了。只要具备工作条件，他只需按计划去完成工作就可以了，员工的满意度将大大提高。在线评估系统实时录入公司所有员工评估资料，其强大的后台处理功能将出具各种分析报告，为公司的管理改进提供及时的依据。

（6）在线培训。以网络为基线的虚拟学习中心将在一些大公司或专业的机构涌现，在线培训使得学习成为一个实时、全时的过程。公司的培训成本将大大降低，人力资源部更重要的工作将是强调员工要协作学习、自我管理、自我激励、并设计好及时有效的培训评估体系以保证培训的效果。公司将在线教育培训计划发布在网络上，员工均可更自由地选择自己想修的课程。未来网络大学也将提供各种适合社会需要的课程，包括专业为企业而设计的技术及管理课程。

（7）员工关系。网络使得信息沟通更为直接、广泛、有效。在公司内部网上，可以建有员工的个人主页、可以有BBS论坛、聊天室、建议区、公告栏，以及公司各管理层的邮箱，员工间的沟通、住处及资源的共享将使得工作率大大提高。

在内部管理方面，Intranet更加方便了员工交流，他们能够查找其他员工的电话号码、传真号码、房间号码、同事照片和email地址。员工可以通过Intranet随时查询有关他本人的工时出勤记录、工资情况、差旅申请及费用。通过这种自助式服务，雇员甚至可以修改本人的数据，这就意味着人事部门从繁重的、耗时的工作中解放出来，可以把精力集中到更高层的政策性工作中去。

（8）自动管理。由于企业的HR管理往往随着市场和公司自身的不断变化而变化，HR的管理越来越需要一种行之有效、性价比最高的管理分析模式或工具来满足这种业已变化的需求。工作流的自动化管理（Automation work flow）正是满足这种企业管理的需求，同时也彻底改变了人们收集和发布信息的方式，而它也正是优秀的HRIS所应该提供的重要工具之一。

6.信息资源信息系统

信息资源是企业生产及管理过程中所涉及的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。信息同能源、材料并列为当今世界三大资源。信息资源广泛存在于经济、社会各个领域和部门，是各种事物形态、内在规律、和其他事物的联系等各种条件、关系的反映。随着社会的不断发展，信息资源对国家和民族的发展，对人们工作、生活至关重要，成为国民经济和社会发展的重要战略资源。它的开发和利用是整个信息化体系的核心内容。广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人员等进行管理的过程。

（1）企业信息资源。企业信息资源是企业在信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素（信息技术、设备、信息生产者等）的集合。企业信息资源管理的任务是有效地搜集、获取和处理企业内外信息，最大限度地提高企业信息资源的质量、可用性和价值，并使企业各部分能够共享这些信息资源。宏观信息资源管理是基于社会层面的信息资源管理，这一层面将信息资源管理作为一种管理思想和管理理论，认为信息不仅是组织资源，同时也是一种社会管理，要求围绕这一社会经济资源展开一系列的管理活动。总而言之，宏观层面的信息资源管理是通过有效的手段进行信息资源管理的合理配置，促进信息资源的开发，利用和增值，实现经济与社会的可持续发展。

图1-5 信息交流系统

（2）信息资源信息系统解决了信息的不对称。信息资源之所以在当今社会受到人们的青睐，得到普遍的重视和广泛利用，其根本原因在于它对人类社会的生存和发展具有十分重要的作用。信息作为构成客观世界的三大要素之一，其基本作用就是消除人的认识的不确定性，增强世界的有序性。对于现代的企业来说，信息资源也是一个企业赖以生存的重要因素之一。而信息资源管理的核心内容就是信息资源的合理配置。信息资源的充分开发和有效利用则是信息资源管理的基本目标。在社会的多元开发与多层次组织中，信息资源的形态呈多样化趋势，各种形态的资源在形态转化中相互作用，成为一体，由此形成社会的信息资源结构，在企业中也是如此。

信息产生于人类的活动，就我们所使用的信息而言，大致有三种状态：接受状态，既存在于人的头脑中，被人理解或吸收的状态；记录状态，即信息存在于各类载体中的状态；传递状态，即各种方式的信息传播。而从信息资源的存在方式来分的话，大致可以分为口头信息，文献信息和实物信息资源。而这些信息的掌握有两种状态，那就是个人的和公共的，其中公共信息资源掌握在公司、大学、科研机构等地方。由于信息在不同机构和个人的掌握中，所以信息的交流和整合对于信息资源开发来说非常重要。根据图1-5信息交流系统可以看出，虚线以上是直接信息交流过程，在这个过程中明显带有个体性质，由个人之间直接进行，而虚线以下是间接交流过程，它是通过科技服务和科技文献、信息服务进行交流的过程。因此对于信息资源管理来讲，对于间接交流的部分，由于已经形成了较为固定和规范的信息文件，信息资源的开发和管理都是比较容易的，但是对于直接交流的部分，由于它的个性特征，很难进行规范化的管理，同时，这部分信息可能对于企业的决策来说非常重要，所以也是信息资源管理的一个重要部分之一。

信息不对称理论研究的是在实际生活中所存在的各方面所掌握的信息的不对称问题，这对于信息资源管理来说有着很重要的影响。信息不对称理论的基本内容可以概括为两点，其一就是有关交易的双方之间的分布是不对称的，即一方比另一方占有较多的相关信息；其二就是交易双方对于各自在信息占有方面的相对地位都是非常清楚的。

对于信息资源管理来说，实现信息资源的有效配置，就要从开发信息资源着手，而开发信息资源就要从信息资源的交流过程入手。我们在上面的论述中知道，信息资源的交流大致分为两个层次，即直接交流和间接交流，而信息资源管理的难点就在于直接交流这一部分。根据信息不对称理论，在现实生活中，获得信息往往是非对称的，对于个人来说，所掌握的信息有两个部分：公共信息和私人信息，对于机构来说所掌握的信息就有公开信息和内部信息，专指性信息与浏览性信息。

如果就一个事情的决策过程或者行为方式，用信息环境来衡量，所掌握的信息不完全、不充分或者只占有部分信息，就形成了信息不对称环境。信息不对称，会使行为过程发生扭曲，产生很多缺陷障碍，影响正确执行制度，甚至降低企业的经济效益。对于决策者来讲，信息不对称对于企业的重要决策有着重要的影响。而信息资源管理本来就是辅助企业决策，尽可能的消除信息不对称的现象，因此研究信息不对称理论对于信息资源管理的工作有着重要的意义。

信息不对称环境下会对于信息资源管理产生一些障碍：首先是时滞现象。信息在活动过程中因为受各种因素的不良干扰与影响，有时就会出现信息过剩、信息阻塞或者信息过时，增加了获取信息的难度，表现出一种难以克服和无法避免的状态。其次是限制现象。信息具有消耗成本的制约，大量的搜寻、过度的检索会使信息本身的成本加大，从而在接受信息的时候受到约束。最后是激励制度，由于直接交流的影响和信息制度的不健全，使得个人的信息不能够得到共享，浪费了大量的信息资源。

（3）信息资源信息系统的重要意义。由于企业是以利润最大化为目标的经济组织，其信息资源管理的主要目的在于发挥信息的社会效益和潜在的增值功能，为完成企业的生产、经营、销售工作，提高企业的经济效益，同时也为提高社会效益。一般而言，企业信息资源管理工作的内容主要包括对信息资源的管理、对人的管理、对相关信息工作的管理。企业信息资源管理是企业整个管理工作的重要组成部分，也是实现企业信息化的关键，在全球经济信息化和中国已加入WTO的今天，加强企业信息资源管理对企业发展具有非常重要的作用。

①增强企业竞争力的基础和手段。美国著名学者奥汀格曾给出了著名的资源三角形。这说明，当今社会信息资源已成为企业的重要战略资源，它同物质、能源一起成为推动企业发展的支柱。加强企业信息资源的管理，使企业及时、准确地收集、掌握信息，开发、利用信息，为企业发展注入新鲜血液。这一方面为企业作出迅速灵敏的决策提供了依据；另一方面使企业在激烈的市场竞争中找准了自己的发展方向，抢先开拓市场、占有市场，及时有效地制定竞争措施，从而增强企业竞争力。特别是中国已加入WTO，加强企业信息资源管理更显重要。

②实现企业信息化的关键。随着全球经济一体化和市场经济体制的建立以及现代信息技术的突飞猛进，企业生存和竞争的内外环境发生了根本的变化，企业信息化和信息管理也要和国际接轨。企业信息化是全方位的，不只是信息技术的延伸，更重要的是企业管理和组织的延伸。企业信息化的实质就是在信息技术的支持下，管理者及时利用信息资源，把握市场机会，及时进行决策。因而，企业信息化不但要重视技术研究，更要重视信息资源的集成管理，避免信息资源的重复、分散、浪费和综合效率低下，从而实现资源的共享。因而，企业信息资源的开发和利用是企业信息化建设的核心，也是企业信息化的出发点和归宿。

③提高企业经济效益的根本措施和保障。提高经济效益是企业生产经营的目的。企业之间除了在生产资料、生产技术、产品价格的竞争外，更重要的是对信息的竞争。谁抢先占有信息，谁就能把握市场动向，优先占有市场，提高企业经济效益。因而.占有和利用信息的能力已成为衡量一个企业是否具有市场能力的关键指标。美国苹果公司就是一个把市场销售、产品研究开发、生产联结在一起的信息网络。该公司根据当天遍及全球各地千万个销售商的销售情况进行汇总、分析，修订第二天的生产销售计划，然后把计划传送给全球150多个生产厂家。生产厂家按计划生产，各地的销售商就按时、按量收到所需要的订货，这种管理模式给公司带来了丰厚的利润。由此可见，信息资源管理对企业管理的作用。