设备管理的基础工作的分析介绍

设备管理是以企业经营目标为依据，通过一系列的技术、经济、组织措施，对设备的全过程进行的科学管理。它包括设备的物质运动和价值运动两个方面的管理工作。

企业要做好全面的设备管理工作，必须完善和加强设备管理的基础工作。设备管理的基础工作可以概括为五个方面，即凭证管理、数据管理、定额管理、档案资料管理及规章制度管理。

下面对设备凭证管理进行叙述和举例说明，对其他四个方面的管理只做简单介绍。

1.设备凭证管理

设备凭证管理是企业进行设备管理活动的依据。因此搞好设备凭证管理，是企业进行正常生产经营和维修的重要前提和保证。

（1）凭证的主要内容

1）实质内容。用系统规范的形式反映设备活动的情况及其相关的内容。它由设备名称、型号、规格、数量及其相关的使用单位等构成；或由设备管理活动项目，如精度检测及其相关的精度值等构成。

2）格式内容。由标题、表头、单位负责人、填表人、填表日期、凭证号码及文字注释等构成。

（2）凭证设置要求

1）凭证一般设置成表格形式。一张表格有固定栏目和每次要填写的栏目。固定栏目包括标题、表头、各种线格和文字说明等。标题要意思明确，语句简练；填写栏目要求数据来源可靠，易于收集，并要考虑最大的可能值，留有足够的空格余地。

2）凭证是随着设备物流和价值流的流向而传递的。传递的过程中，有的环节需要保留作为依据，所以凭证的联次设计要合理，并在每一联上注明应缴存的部门。

3）凭证格式一旦确定下来，就要保持相对的稳定性。

（3）凭证管理

1）明确管理部门。由于凭证具有记录原始数据、明确责任的作用，因此要求凭证真实和准确。每种凭证有明确的主管部门，负责凭证的设置、修改、审核及使用监督。

2）凭证设置程序。各种凭证的设置，由主管部门专业管理人员拟出草稿，经部门负责人审批后，由相关处室（如计划处、财务处等）会签，并经企业领导批准，定稿实行。

3）凭证的启用。经批准的凭证，视使用范围，由主管部门通过厂部（或公司）文件或会议纪要等形式，下达到有关部门落实实施，并纳入到有关制度中，制订相关的检查监督办法。

4）凭证的填写。设备管理凭证由使用凭证的相关人员负责填写。凭证填写应书写认真、书面整洁、数据准确，并须有单位负责人签字才能有效。

5）凭证的审核。取得凭证的主管人员，要审核凭证的内容，发现问题要及时查清，涉及实物管理的要经常和实物核对；设备维修等费用凭证，按规定期限和财务部门对账，以免发生差错和漏洞。

6）凭证的传递和保存。各种凭证的传递要有固定的传递路线，由有关的制度保证；凭证由联次注明的相关部门主管人员保存，如购置合同由设备采购员保管，设备入库单由仓库保管员保存，根据凭证重要程度确定保存年限。

（4）各种凭证样式举例

1）设备购置（更新）申报表（见表2-2）。

表2-2 设备购置（更新）申报

注：1.如为新增设备，则只须填写表的右半页。

2.价值超过10万元的设备，必须附有技术鉴定报告。

3.申请表一式三份，批准后交设备订购部门一份，留设备管理部门一份，返设备使用单位一份。

2）设备订货合同书（见表2-3）。

表2-3 设备订货合同书

注：1.本合同条款按《中华人民共和国合同法》和国家有关规定执行。

2.该合同必须双方加盖财务上规定的合同章才能生效。

3.本合同一式三份，需方订货主管部门和财务部门各一份，供货方一份。

3）设备开箱检查验收单（见表2-4）。

表2-4 设备开箱检查验收单

注：本单填写一式三份，设备使用部门、设备管理部门、设备档案室各一份。

4）设备技术改造申请表（见表2-5）。

表2-5 设备技术改造申请

注：本表由设备使用单位填写一式三份，后使用部门、设备管理部门、财务部门各一份。

5）设备修理记录单（见表2-6）。

表2-6 设备修理记录单

注：1.管理类别指设备精、大、稀或A、B、C分类。

2.由维修工填写，交维修车间保存，作为与使用单位结算的依据之一。

3.此表一式二份，使用单位和维修单位各一份。

2.设备数据管理

设备数据主要指设备管理与维修领域内所产生的数据。数据管理是指通过对数据的收集、处理加工和解释，使其成为对管理决策有用的信息（有的信息仍是以数据表示的）。它包括对数据进行收集、分类、排序、检索、修改、存储、传输、计算、输出（报表或图形）等整个过程。

（1）设备数据管理的功用

1）通过对物质运动形态的管理，保证设备管理与维修工作正常进行，保证设备完好，为企业完成生产经营任务提供可靠保证。

2）通过对价值流（设备采购、维修等费用）的数据管理，使各级人员及时了解设备各项费用的发生及流向，进行费用控制；同时，通过对凭证上的数据与实物的核对，避免资产流失。

3）通过统计与分析、计算和输出各种数据值，与目标值对照，采取措施控制超标的指标，并为管理部门制定设备管理工作目标、工作计划、维修决策等提供依据。

数据管理包括数据管理的范围、确定输出数据、数据管理系统，以及数据收集、存储、传输、处理、输出等工作，都有一定的操作程序，但方法比较简单。

（2）数据汇总 数据汇总是指对设备管理环节发生的数据进行分类累加，求其总数的计算。

设备验收移交生产后，企业设备管理部门和财务管理部门均应建立单台设备的固定资产台账和卡片。数据主要来源于设备订货合同、使用说明书和安装移交验收单等。

1）设备台账。为了管理的方便，设备台账分为主要生产设备台账和非主要生产设备台账。其基本格式见表2-7。

表2-7 生产设备台账

设备台账是掌握企业设备资产状况，反映企业各种类型的设备拥有量、设备分布及其变动情况的主要依据。

2）设备卡片。设备资产管理除应建立完善的台账外，还需要按使用保管单位（车间、科室等）的顺序建立卡片册。随着设备的调动、转让和报废，卡片位置可以在卡片册内调整、补充或撤出注销。

为了便于核对资产，保证账物相符，设备卡片应一式两套，设备管理部门和使用部门各执一套。设备卡片（正面）、设备卡片（背面）分别见表2-8和表2_-9。

表2-8 设备卡片（正面）

表2-9 设备卡片（背面）

3）设备运行管理数据汇总。例如，按各类设备的完好标准进行检查，依不合格项目的情况，判定为不完好设备，并将检查结果填入不完好设备登记册（见表2-10），作为安排设备维修、改造或更新，以及统计设备完好率的依据。

表2-10 不完好设备登记册

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3.设备定额管理

定额工作是对社会化大生产实行科学管理后才出现的，是一项技术与经济相结合的综合性工作。它是综合运用工艺学、经济学、企业管理学、工业工程学等多门科学知识，以研究企业定额的制定与管理为对象的边缘性学科。

在企业中，定额工作肩负着提高劳动效率、节约劳动消耗和增长经济效益的责任。实践证明，定额工作是现代管理不可缺少的基础工作。

在企业劳动定额中有工时定额、产量定额、设备维护时间定额、设备维修时间定额、设备维修费用定额、设备维修材料消耗定额等。起重设备主要材料消耗定额举例见表2-11。

表2-11 起重设备主要材料消耗定额

（续）

注：设备维修材料的年消耗量的计算方法，可按下式计算：

∑X=M_D（∑F_D+K_x∑F_x+K₂∑F₂）

式中，∑X为某种设备某种材料年消耗量的总和；M_D为某种设备大修每个修理复杂系数所消耗的材料定额（kg/F）；∑F_D为一年内需进行大修的某类设备修理复杂系数的总和；K_x为某类设备大修和项修所需材料消耗量的比例系数；∑F_x为一年内需进行项修的某类设备修理复杂系数的总和；K₂为某类设备大修和二级保养所需材料消耗量的比例系数；∑F₂为一年内需进行二保的某类设备修理复杂系数的总和。

4.设备档案与资料管理

设备技术档案是指在设备管理的全过程中形成，并经整理应归档保存的图样、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件与资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作，归档建立的设备档案。

设备资料是指设备选型安装、调试、使用、维护、修理和改造所需的产品样本、图样、规程、技术标准、技术手册，以及设备管理的法规、办法和工作制度等。

设备的档案和资料都是设备制造、使用、修理等项工作的一种信息方式，是管理和修理过程中不可缺少的基本资料。设备档案与资料的区别是：①档案具有专有的特征，资料具有通用的特征；②档案是从实际工作中积累汇集形成的原始材料，具有丢失不可复得的特征，资料是经过加工、提炼形成的，往往是经正式颁布和出版发行。设备档案也是一种资料，是特殊的资料。

设备档案与资料的管理，是指设备档案与资料的收集整理、存放保管、供阅传递、修改更新等环节的管理。

（1）设备档案内容 设备档案一般包括设备前期与后期两部分。前期档案包括设备订购、随机供给和安装验收的材料；后期档案包括使用后各种管理与维修的材料。

1）设备前期档案明细：

①订货合同。

②装箱单和说明书，以及资料、附件、工具明细表（原件）。

③出厂合格证书、出厂精度（性能）检验记录（原件）。

④开箱验收单。

⑤自制设备的有关说明及图样、资料。

⑥设备基础及隐蔽工程图样。

⑦动力管线图样。

⑧安装、调试验收单。

⑨购入二手设备的有关原始材料。

2）设备后期档案明细：

①设备使用初期状况记录。

②定期维护记录。

③定期检查和监测记录。

④设备故障分析报告。

⑤设备检修记录。

⑥设备封存（启用）单。

⑦设备润滑卡片。

⑧大修任务书与竣工验收报告。

⑨技术改造申请书及项目技术经济论证报告。

⑩技术改造说明书与图样及试用效果鉴定。

⑾设备事故报告单。

⑿设备报废单。

（2）设备资料内容 设备资料包括为加强设备管理，各级设备管理部门及企业所制订或编写的法规、制度、规程、标准等资料。

1）设备综合管理资料明细：

①国家、行业、地方有关设备管理文件。

②企业设备管理方针目标。

③年度工作计划与工作总结。

④企业设备资产管理规章制度。

⑤设备资产管理状况年报。

⑥专项请示、报告及批文。

2）设备资产管理与技术管理资料明细：

①设备分类及编号目录。

②大型、重型稀有、高精度设备标准。

③设备完好标准。

④设备操作、维护、检修规程。

⑤设备润滑手册（含进口油品与国产油品对照表）。

⑥设备修理技术标准。

⑦设备修理复杂系数。

⑧特种设备预防性试验规程。

⑨机修手册。

⑩电修手册。

⑾机械设备备品配件手册。

⑿通用设备易损件目录。

⒀电气元件手册（含进口设备元件与国产元件对照表）。

⒁机械设计手册。

⒂产品样本。

⒃专业期刊。

⒄翻译用工具书。