价值工程在组织设计中的应用研究

组织是施工项目管理的工具,合适的组织是施工项目高效运行的前提。这里所说的组织设计,是指当组织机构运行了一段时间后,因施工项目所承担施工任务的改变、环境改变,为适应新的需要而对组织机构进行的一种调整和重新设计。

9.3.3.1　在组织设计中开展价值工程的必要性和可行性

组织是项目功能实现的首要保证,而组织设计是组织能够精简高效运行的前提。国内外大量的研究和实践证明,价值工程在提高对象价值方面效果显著,所以把价值工程的管理思想和技术引入到组织改进设计中应该是非常有意义和必要的。

组织机构设立的过程,实际上是一个功能与成本转换的过程,在这个转换过程中,功能的实现与成本的支出是动态相关而又对立统一的两个方面,而功能与成本的确定是在组织设计中进行的。组织设计的基本目标是要设立一个精简高效的组织,以更低的成本实现更高或基本的功能,与价值工程的基本原理是基本一致的。组织机构设计的基本目标,从价值工程的角度来说就是设计一个价值最高的组织机构体系。这种内在的一致性,决定了在组织设计中开展价值工程活动和进行相应的研究是完全可行的。

9.3.3.2　应用价值工程进行组织设计的程序

(1)组织的功能与成本

应用价值工程进行组织设计,就是实现组织功能与组织成本的转换过程。如前所述,施工项目是施工企业进行生产和营销等活动的载体,其目标的实现是通过向买方(业主)提供某种或几种产品和服务,这是施工项目作为一个组织的基本功能,或称之为整体功能。项目的整体功能可以再分为基本功能和专业功能,基础功能一般是许多项目共有的,对完成整体功能起支持作用的,如财务、人力资源、技术等：而专业功能是为项目提供特色产品和服务起支持作用的,根据项目所承担施工任务及合同条件有所差别。

项目的组织成本是指项目的人力资源成本,即项目所需付给项目员工的所有报酬及根据企业规定需缴纳的相关费用。而项目其他方面的成本与组织设计关系不大,如项目财务成本、采购成本、制造成本等并不会因为组织机构设置的改变而改变,所以在此不必考虑。另外需要注意的是,价值工程只是组织设计的一种方法和手段,不能代替组织设置的原则和部门化原则,所以在组织设计中实施价值工程时还需作一个假定：组织机构设计是按其原则进行的一种相对最优设计,故组织的制度成本在此也不予考虑。

(2)对象选择

在组织设计中实施价值工程,其对象选择,一般以整个项目组织为对象,也可以选择其中的一部分为对象。当选择组织的一部分为对象时,对象选择的一般原则是：在经营上迫切需要改进的部门；功能改进和成本降低潜力比较大的部门。

(3)功能分析

在分析信息和资料的基础上,简明准确地描述组织功能、明确功能特性要前并绘制功能系统图,通过功能分析,明确该组织的主要作用。

(4)功能评价

水利水电工程施工项目一般时间跨度大,往往由多个不同阶段组成,每一个阶段项目施工的重点不一样,组织设计的目的就是调整组织以满足不同阶段的施工任务要求,如果采用功能成本法对某一阶段的组织功能进行评价,需将组织的总成本按不同阶段进行分解,所需时间较长,其工作量较大,不便于项目在组织中开展价值工程活动；而采用功能指数法,只需求出本阶段功能指数阶段成本指数比值,即为价值指数,根据指数大小即可确定改进对象,功能指数是相对指数,根据本阶段施工任务确定本阶段各功能的相对权重即可,简单易操作,工作量小。因此,这里推荐在阶段性的组织设计中采用功能指数法进行功能评价。

(5)选择改进对象

选择改进对象时,考虑的因素主要是价值系数大小,以价值系数判断是否要进行改进,改进的幅度以成本改善期望值为标准。即：

①当价值系数等于或趋近于1时,功能现实成本等于或趋近于功能目标成本,说明功能现实成本是合理的,价值比较合理,无需在组织中增加或减少人员。

②当价值系数小于1时,表明功能现实成本大于功能评价值,说明该功能现实成本偏高,应考虑在组织减少人员以降低成本、提高效率。

③当价值系数大于1时,表明功能现实成本小于功能评价成本,说明功能现实成本偏低。原因可能是组织人员不足而满足不了要求,则应增加人员,更好地实现组织要求的功能；还有一种可能是功能评价值确定不准确,而以现实成本就能够实现所要求的功能,现实成本是比较先进的,此时无需再增加或减少人员。

9.3.3.3　组织的功能指数和现实成本指数的计算方法

(1)组织功能现实成本的计算

组织的成本是以部门为对象进行计算的,功能的现实成本的计算则与此不同,它是以功能为单位进行计算的。在组织中部门与功能之间一般呈现一种相互交叉的复杂情况,一个部门往往具有几种功能,一种功能也往往通过多个部门才能实现。因此计算功能现实成本,就是采用适当的方法将部门成本分解到功能中去,分解的方法如下：(www.xing528.com)

①当一个部门只实现一项功能,且这项功能只由这个部门实现时,部门的成本就是功能的现实成本。

②当一项功能由多个部门实现,且这多个部门只为实现这项功能服务时,这多个部门的成本之和就是该功能的现实成本。

③当一部门实现多项功能,且这多项功能只由该部门实现时,则按该部门实现各功能所起作用的比重将成本分配给各项功能,即为各功能现实成本。

④更普遍的情况是多个部门交叉实现多项功能,且这多项功能只能由这多个部门交叉地实现。计算各功能的现实成本,可通过先分解再合并的方法进行。首先将各部门成本按部门对实现各项功能所起作用的比重分解到各项功能上去,然后将各项功能从有关部门分配到的成本相加,便可得出各功能的现实成本。

⑤确定部门对实现功能所起作用的比重,可通过头脑风暴法、哥顿法、德尔菲法或采用评分法等方法确定。

⑥各功能的现实成本计算出来,再求出各功能成本占功能总成本的比值即为该功能的现实成本指数。

(2)功能指数的计算

功能指数即为功能重要性系数,是指所评价功能在整体功能中所占的比率。确定功能指数的关键是对功能进行打分,常用的打分方法有强制打分法(0～1评分法或0～4评分法)、多比例评分法、逻辑评分法、环比评分法等,常用的是强制打分法。

9.3.3.4　应用实例

贵州省格里桥水电站大坝工程施工项目于2007年5月开始,该项目合同工作内容为挡水大坝土建及安装工程,包括大坝坝基开挖、大坝混凝土浇筑、溢流表孔闸门安装等内容。在工程开工之初,主要以大坝坝基开挖为主,还有拌和系统等主要临建工程设计与施工。项目设置有合同部、财务部、安全部、技术部、质量部、施工部、开挖部、机电物资部、综合部9个部门,以及机电工段、拌和工段、机械工段3个作业工段。其组织机构设置能满足工程施工需要,但到2008年1月,开挖施工进入尾声,临建工程全部完成,项目工作任务重心进入混凝土浇筑,部分部门设置不再满足工程施工需要,为保证项目运作的稳定性,提高效率,项目领导决定采用价值工程活动对组织机构进行调整。

(1)功能整理

企业原组织机构设置与部门实现功能。

(2)功能评价

价值工程小组根据项目的历史数据进行统计、分解、计算,得出各部门的现实成本,除物资部仅对应一个功能,其部门的成本就为各功能的现实成本外,其余部门均对应着多项功能,需作分解摊派,另行政、人事统称行政。

功能评价值采用功能重要程度评价法。首先根据确定的施工项目目标的权重确定现阶段各功能重要性系数,功能重要性系数采用强制评分法中0～4法计算各功能重要性系数。

(3)确定组织改进方案

有关资料表明,成本、财务、进度、安全、行政几项功能价值系数均略大于1,说明功能成本大致与现实成本相当,因此可认为目前功能成本是比较合理的,无需列为改进对象；而质量功能价值系数远大于1,根据具体分析,是由于目前成本偏低,不能满足其应有的功能要求,故应考虑增加投入,即增加人员；而技术和开挖价值指数远低于1,说明其现实成本远大于功能成本,也需要改进,即减少人员。

据此,项目领导决定撤销开挖部,除了将开挖部并入工程部以满足日常工作需要外,其余人员分流至其他需要的项目,并将技术部和质量部合并为技术质量部,在不增加人员的前提下,很好地满足了质量功能。

(4)实施效果评价

目前,格里桥水电站大坝工程目前已完成大部分施工任务,根据改进后的项目组织,能很好满足施工需要。