资料通常按它的内容性数据的性质进行划分。建筑工程建设项目中常常要建立一些重要资料的文档，如合同文本极其附件、合同分析资料、信件、会谈纪要、各种原始工程文件（如工程日记，备忘录）、记工单、用料单、各种建筑工程报表（如月报、成本报表、进度报告）、索引文件、工程的检查验收、技术鉴定报告等。
1.资料特征标识（编码）
有效的文档管理是以较强表达能力的资料特征（编码）为前提的。在项目实施前就应专门研究，建立该项目的文档编码体系。最简单的编码形式是用序数，但它没有较强的表达能力，不能表示资料的特征。一般项目编码体系有如下要求：
（1）统一的、对所有资料使用的编码系统。
（2）能区分资料的种类和特征。
（3）能“随便扩展”。
（4）对人工处理和计算机处理有同样效果。
通常，项目管理中的资料编码有如下几个部分：
（1）有效范围：说明资料的有效、使用范围，如属某子项目，功能和要素。
（2）资料种类：外部形态不同的资料，如图纸、书信、备忘录等；特点不同的资料，如技术的、商务的、行政的。(www.xing528.com)
（3）内容和对象：资料的内容和对象是编码的着重点，对一般项目可用项目结构分解的结果作为资料的内容和对象。但有时它并不适用，因为项目结构分解是按功能、要素和活动进行的，与资料说明的对象常常不一致。在这时就要专门设计文档结构。
（4）日期或序号：相同有效范围、相同种类、相同对象的资料可通过日期或序号来表达，如对书信可用日期或序号来标识。
这几个部分对于不同规模的建筑工程要求不一样。如对一个小工程，仅一个单位工程的则有效范围可以省略。
这里必须对每部分的编码进行设计和定义。
2.索引系统
为了资料使用方便，必须建立资料的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引。
项目相关资料的索引一般可采用表格形式，在项目实施前，它就应被专门设计。表中的栏目应能反映资料的各种信息。不同类别的资料可以采用不同的索引表，如果需要查询或调用某种资料，即可按图索取。
例如信件索引可以包括如下栏目：信件编码、来（回）信人、来（回）信日期、主要内容、文档号、备注等。
这里要考虑到来信和回信之间的对应关系，收到来信或回信后即可在索引表上登记，并将信件存入对应的文档中。
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