文档管理任务和基本要求

1.文档管理的任务

在实际建筑工程中，许多信息由文档系统给出。文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序地收集、加工分解、编制、存档，并为项目各参加者提供专用的和常用的信息的过程。文档系统是管理信息体统的基础，是管理信息系统有效运行的前提条件。

许多项目经理常常哀叹在项目管理中资料太多、太繁杂，办公室到处是文件，要找到一份自己想要的文件却要花费许多时间，不知道从哪里找起，这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。实质上，一个项目的文件再多，也没有一个图书馆的资料多，但为什么人们到一个图书馆却可以在几分钟内找到自己想要的一本书呢？这就是由于图书馆有一个功能很强的文档系统。所以在项目中也要建立像图书馆一样的文档系统。

2.文档管理的要求

（1）系统性，即包括项目相关的，应进入信息系统运行的所有资料并限制它们的范围，事先要罗列各种资料并进行系统化。

（2）各个文档要有单一的标志，能够互相区别，这通常编码区别。

（3）文档管理责任的落实，即有专门人员或部门负责资料工作。

所以对具体的项目管理资料要确定：谁负责资料工作，什么资料，针对什么问题，什么内容和要求，何时收集、处理，向谁提供。(www.xing528.com)

通常文件和资料是集中处理、保存和提供的。在项目过程中文档可能有3种形式：

1）企业保存的关于项目的资料。这是杂企业文档系统中，例如项目经理提交给企业的各种报告、报表，这是上层系统需要的信息。

2）项目集中的文件档。这是关于全项目的相关文件，这必须有专门的地方并由专门人员发负责。

3）各部门专用的文档。它仅保存本部门专门的资料。

当然这些文档在内容上可能有重复，例如一份重要的合同文件可能复制3份，部门保存一份、项目文档一份、企业一份。

（4）内容正确、实用，在文档处理过程中不失真。