特征分析：管理信息的特点

项目管理过程中的信息数量大，形式丰富多彩，通常它们有如下的基本特征：

（1）信息的载体通常有：

1）纸张，如各种图纸、各种说明书、合同、信件、表格等。

2）磁盘、磁带，以及其他电子文件。

3）照片，微型胶片、X光片。

4）其他，如录像带、电视唱片、光盘等。

（2）选用信息载体，受如下几方面因素的影响：

1）随着科学技术的发展，不断提供新的信息载体，不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求。

2）项目信息系统运行成本的限制。不同的信息载体需要不同的投资，有不同的运行成本。在符合管理要求的前提下，尽可能降低信息系统运行成本，是信息系统设计的目的之一。(www.xing528.com)

3）信息系统运行速度要求。例如，气象、地震预防、国防、宇航之类的工程建设项目要求信息系统运行速度快，则必须采取相应的信息载体和处理、传输手段。

4）特殊要求。例如，合同、备忘录、工程建设项目变更指令、会谈纪要等必须以书面形式，由双方或一方签署才有法律证明效力。

5）信息处理、传递技术和费用的限制。

（3）信息的使用有如下说明：

1）有效期：暂时有效，整个项目期有效，无效信息。

2）使用的目的：决策：各种计划，批准文件，修改指令，运行执行指令等；证明：表示质量、工期、成本实际情况的各种信息。

3）信息的权限：对不同的项目参加者和项目管理职能人员规定不同的信息使用和修改权限，混淆这种权限容易造成混乱。通常需具体规定，有某一方面（专业）的信息权限和综合（全部）信息权限，以及检查权、使用权、修改权等。

4）信息的存档方式：① 文档组织形式：集中管理和分散管理；② 监督要求：封闭、公开；③ 保存期：长期保存、非长期保存。