1.正式沟通的概念
正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的。它由项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并且采用正式的沟通方式。正式沟通方式和过程必须经过专门的设计，有专门的定义。这种沟通有如下特点：
（1）有固定的沟通方式、方法和过程，它一般在合同中或在项目手册中被规定，作为大家的行为准则。
（2）大家一致认可，统一遵守，作为组织的规则，以保证行为一致。组织的各个子系统必须遵守同一个运作模式，必须是透明的。
（3）这种沟通结果常常有法律效力，它不仅包括沟通文件，而且包括沟通的过程，例如会议纪要若超过答复期不做反驳，则形成一个合同文件，具有法律约束力；对业主下达的指令，承包商必须执行，但业主要承担相应的责任。
2.正式沟通的方式
（1）项目手册。项目手册包含极其丰富的内容，它是项目和项目管理基本情况的集成，它的基本作用是为了项目参加者之间的沟通。一本好的项目手册，会给各方面带来方便。它包括以下内容：项目的概况、规模、业主、工程目标、主要工作量，各项目参加者，项目结构，项目管理工作规则等。其中应说明项目的沟通方式、管理的程序、文档和信息应有统一的定义和说明，统一的WBS编码系统，统一的组织编码、统一的信息编码、统一的工程成本项目划分方法和编码、统一的报告系统。它是项目的工作指南，在项目初期，项目管理者应就项目目标、项目手册的内容向各参加者作介绍，使大家了解项目目标、状况、参加者和沟通机制，使大家明了遇到什么事找谁，应按什么程序处理以及向谁提交什么文件。
（2）各种书面文件，包括各种计划、政策、过程、目标、任务、战略、组织结构图、报告、请示、指令、协议。
1）在实际工程中要形成文本交往的风气，尽管大家天天见面，经常在一起商谈，但对工程建设项目问题的各种磋商结果、指令，或要求都应落实在文本上，项目参加者各方都应以书面文件作为沟通的最终依据，这是经济法律的要求，也可避免出现争执、遗忘和推诿责任。
2）定期报告制度，建立报告系统，及时通报工程的基本情况。
3）对工程中的各种特殊情况及其处理，应做记录，并提出报告。特别对一些重大事件，特别的困难或自己无法解决的问题，应呈递报告，使各方面了解。(www.xing528.com)
4）工程过程中涉及各方面的工程活动，如场地交接、图纸交接、材料、设备验收等都应有相应的手续和签收的证据。
（3）协调会议。协调会议是正规的沟通方式。其种类有：
1）常规的协调会议，一般在项目手册中规定每周、每半月或每月举办一次，在规定的时间和地点举行，由规定的人员参加。
2）非常规的协调会议，即在特殊情况下根据项目需要举行的，一般有：信息发布会；解决专门问题的会议，即发生特殊的困难、事故、紧急情况时进行磋商；决策会议，即业主或项目管理者对一些问题进行决策、讨论或磋商。
项目经理对协调会议要有足够的重视，亲自组织和筹划，因为协调会议是一个沟通的极好的机会。协调会议的作用有：
① 可以获得大量的信息，以便对现状进行了解和分析，它比通过报告文件能更好、更快、更直接地获得有价值的信息，特别是软信息，如各方面的工作态度、积极性、工作秩序等；② 检查任务、澄清问题，了解各子系统完成情况、存在问题及影响因素，评价项目进展情况，及时跟踪；③ 布置下阶段任务，调整计划，研究问题的解决措施，选择方案，分配资源，在这个过程中可以集思广益，听取各方面的意见。同时又可以贯彻自己的计划和思路；④ 造成新的激励，动员并鼓励各参加者努力工作。
会议也是一项管理活动，也应当进行计划、组织和控制。组织好一个协调会议，使它富有成果，达到预定的目标，需要有相当的管理知识、艺术性和权威。协调会议的组织内容包括：① 事前筹划；② 会中控制；③ 会后处理。
（4）通过各种工作检查、特别是工程成果的检查验收进行沟通。各种工作检查、成果（如工程）的验收是非常好的沟通方法，它们由工程过程或项目管理过程规定。通过这些工作不仅可以检查工作成果，了解实际情况，而且可以通过沟通各方面、各层次的关系。检查过程常常是解决存在问题，使上下之间、左右之间互相了解的过程，同时又常常是新的工作协调的起点，所以它不仅是技术性工作，而且是一个重要的管理工作。
（5）其他沟通方式。如指挥系统、建议制度、申诉和请求程序、申诉制度、离职交谈。有些沟通方式位于正式和非正式之间。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
