通用文书的写作技巧与要点

通用文书，也称作常用文书。从广义来说，各行各业和各层次机关单位，在处理公务时，普遍使用的应用文，我们称之为通用文书。如法定的公文、规章制度、计划、总结、调查报告等等。从狭义来说，是指法定公文和专业文书以外的，那些常用的公务文书。

通用文书与法定公文的区别如下：法定公文，是由国家行政机关做出规范的文书，专指《办法》规定的十三种公文。而通用文书则不是法定规范的文书，没有公文那样的行政约束力，不具有指令性。在结构形式上，通用文书也有一定的规范性，只不过不像“十三种”公文那样，是通过立法来进行规范的。通用文书结构形式的规范，是在长期的写作实践中，约定俗成而形成的惯例，写作时也需要遵守。否则，会造成文书形式五花八门，结构形式就会没有了统一性，这样会影响沟通，降低工作效率。

通用文书与专业文书的不同在于：专业文书是某一行业，在工作实践中专用的一些应用文书。如财经专业经常使用的审计报告、经济合同、经济活动分析报告等等；科技专业经常使用的科技实验报告、科研成果报告、科研计划任务书、技术合同、科技建议书、产品说明书等等，这些文书只适用于所对应的专业。而通用文书，则是各个专业都能使用的那些文书。由于通用文书的使用频率比较高，所以也被称作常用文书。

归纳起来，通用文书具有以下特点：

（1）通用文书具有比较固定的结构形式。通用文书的结构形式，不像公文那样有着严格的规定性，但是在长期的写作实践中，也形成了一些惯用的、比较固定的格式。通用文书的结构形式是约定俗成的，写作时必须遵循。(www.xing528.com)

（2）通用文书表述的事项要具体，写作目的必须明确，要有针对性。

（3）通用文书使用的材料要符合客观实际。通用文书的主题通常要在客观事实中提炼，不可使用间接的材料，或者摘引的材料来提炼主题。

（4）与公文一样，通用文书具有时效性。写作及时是有效性的保证，是提高工作效率的关键。

通用文书种类很多，根据职业院校教学的需要，这里只选取“计划”“总结”“人事管理文书”几种文体来介绍。