函的种类虽然很多，但是文体的结构形式却基本相同，只是发函和复函正文的构成要素有所不同。从结构形式上看，函的文体结构是规范的公文格式，由标题、主送机关、正文、落款几部分构成。
（一）标题
函的标题采用的是公文标题，常采用名称、事由、文种三个要素，如《××公司关于办理运输许可证的函》。在写作实践中，还经常采用省略式的标题，即由事由，加文种两个要素构成的标题，如《关于银行支票挂失止付的函》。有时还只用文种一个要素来作为标题，这也是常见的标题形式。
例如下面例文的标题：
这是一个由事由，加文种两个要素构成的标题，是函常用的一种标题形式。
（二）主送机关
函的主送机关一般只有一个，但有时也可以有多个主送机关，如邀请函，有时需要将所邀请的多个单位，作为主送机关。多个主送机关的排序，一般按照受函单位的主次，依次排列。如果是复函，主送机关即是来函单位。
如上面例文的主送机关：
关于推荐上海市政府采购供应商的第一批中小企业名单的函
市政府采购中心：
……
例文中“市政府采购中心”是这篇函的主送机关。
（三）正文
由于发函与复函的不同，构成函的正文要素也不同。
发函的正文由开头（发文的缘由或者目的）、主体（需要商洽、请求、询问等的事项）、结语三个要素构成。
复函的正文由开头（复函的依据，包括来函的标题、发文字号、时间等）、主体（答复的意见、态度）、结语，三个要素构成。
例如前面一篇发函：《关于推荐上海市政府采购供应商的第一批中小企业名单的函》的正文部分（有改动）：
关于推荐上海市政府采购供应商的第一批中小企业名单的函(www.xing528.com)
市政府采购中心：
按照《中华人民共和国中小企业促进法》及市委、市政府领导相关指示精神等要求，为进一步促进上海中小企业发展，鼓励中小企业积极拓展国内外市场空间，有效参与政府采购活动。我办结合目前掌握的中小企业情况及企业产品与“市政府采购产品目录”的相关性，对部分中小企业及产品进行了推荐。现将“上海恒生电讯工程有限公司、上海鸿泰实业有限公司”等，政府采购供应商的第一批1654家中小企，业推荐给上海市政府采购中心（名单见附件）。
特发此函。
附件：第一批上海市政府采购供应商的中小企业名单
上海市促进中小企业发展协调办公室
二〇〇九年五月十八日
这篇函可以归类于商洽函，发文的目的是洽谈业务，联系协作。函的第一二句是开头部分，说明了发文的缘由和目的。最后一句“现将……”至结束，是函的主体，是联系协作的事项。函的结语“特发此函”采用的是平行文的惯用结语句。此篇函在结语句下面注明有附件。落款部分与其他公文落款相同，包括名称和日期两个要素。
再如下面这篇复函：
市发展改革委关于调整机动车驾驶人补领换领信息卡收费标准的复函
市公安局公安交通管理局：
《关于再次降低机动车驾驶人补换领牡丹交通卡收费标准的请示》（交装财字〔2007〕5号）收悉。根据《北京市实施〈中华人民共和国道路交通安全法〉办法》和原国家计委、国家金卡工程协调领导小组、财政部、中国人民银行《关于印发〈集成电路卡应用和收费管理办法〉的通知》（计价格〔2001〕1928号）的有关规定，现将驾驶人补领、换领信息卡（牡丹交通卡）收费标准调整如下：
持有本市核发的机动车驾驶证的驾驶人，或者持有外省市核发的机动车驾驶证驾驶本市注册登记的营运机动车的驾驶人，因丢失、损坏到工商银行北京分行营业网点补领、换领驾驶人信息卡（牡丹交通卡），收费标准调整为每卡21元。
各发卡收费场所应按规定明码标价，接受社会监督。
本函自2007年3月1日起执行。《关于驾驶人信息卡补领换领收费标准的函》（京发改〔2005〕802号）同时废止。
特此函复。
二〇〇七年二月十七日
这是一篇答复函，答复的事项是“关于调整机动车驾驶人员补领换领信息卡收费标准”的询问。标题由名称、事由、文种三个要素构成。正文第一自然段是开头部分，写明发文单位的“请示”标题、发文字号和复函的依据，第二、三自然段是主体部分，写明所答复的具体内容和意见、态度。此函结尾部分有一个事项说明，相当于附注，交代了相关文件的执行与废止的时间。由于标题中写明了名称，所以落款部分省略了名称，只写明了复函的日期。
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