公文格式的关键构成要素

《办法》规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素构成。”这些要素有的是公文格式中必须具备的项目，有的是根据实际需要进行选用的项目。

公文的构成要素和格式安排方式，具体如下：

（一）秘密等级和保密期限

属于秘密的公文，要注明秘密等级，密级有“绝密”“机密”“秘密”三个等级。保密期限分别为三十年、二十年、十年，密级与保密期限用五角星间隔。秘密等级和保密期限属于公文的选择项目，位置在公文眉首的右上角。另外，公文如果是有密级的，还需要在公文眉首部分的左上角用阿拉伯数字编上序号。

（二）紧急程度

属于紧急的公文，要注明紧急程度。紧急程度有“特急”“急件”两种。如果是紧急电报，则要按照紧急程度注明“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度是选择项目，位置在右上角，“密级”的下方。

（三）发文机关标识

发文机关标识也称公文版头，由发文机关全称，或者规范化简称加上“文件”两字构成，如“国务院文件”“××市政府文件”“××部（局）文件”“××公司文件”等等。位置在公文眉首的正中间。如果是两个部门、单位的联合行文，主办者的名称要排在前面。发文机关标识是公文的必备项目。

（四）发文字号

发文字号也简称为“文号”，是发文机关在同一年度，发出公文的排列顺序号。内容包括机关代字、年份、序号三个要素。如果是联合发文，只注明主办者的发文字号，非主办者在拟文稿的“会签”一项内注明发文字号。向社会公开发布的公告、通告，有时（除存档的公文）可以省略发文字号。发文字号的位置在发文机关标识下面居中。发文字号是公文的必备项目。

（五）签发人

签发人指发文机关主要负责人。此项用于上行文的公文，在上行文中要注明签发人、会签人的姓名。签发人是上行文必备项目。另外，公文中的“请示”，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

上行文要在签发人下面，印刷一条与版心等宽的红线，下行文在发文字号下面，印刷一条与版心等宽的红线，红线以上部分称为公文的眉首。

以上五项是用于公文眉首部分的构成要素。

（六）标题

公文的标题要能够准确、简要地概括公文的主要内容（事由），并要标明公文的文种，一般还要标明发文机关。在公文的标题中，除法规、规章的名称加书名号以外，其他一般不用标点符号。标题是公文的必备项目。

（七）主送机关

主送机关，是指对公文负有处理责任的受文机关，即要求对公文内容所载事宜，给予主办或者答复的单位。能够准确认定公文的主送机关，是公文及时有效地传递和实施的关键。对于具有普发性（泛指性）的公文，如用来向社会发布的“命令”“公告”“通告”“通知”等，可以省略主送机关这一项。如果需要两个以上机关，掌握有关情况的上行文，应该以抄送的形式发文。普发性的下行文，需要向多个机关下发，主送机关就不止一个，这时，需要确定合理的顺序。公文中的“请示”，一般只写一个主送机关。主送机关这一项是公文的必备项目。

（八）正文

正文是对公文内容进行具体表述的部分。正文的写作不仅有规范化的格式要求，更加重要的是如何立意谋篇，以及如何运用语言，来进行准确、简明地表达。这一问题在后面的内容里要做专门讲解。正文是公文的必备项目。

（九）附件说明(www.xing528.com)

附件说明是个选择项。对于有附件的公文，应该在正文的下方，注明附件的名称和序号。如果只有一个附件则不需要序号。

（十）成文日期

成文日期是指公文生成的时间，即生效日期。生效日期以领导人签发的日期为准，如果是联合行文，则以最后签发机关的领导人签发日期为准，如果是电报形式的公文，以电报发出的日期为准。成文的时间在正文末尾右下方，发文机关名称之下。年月日应用全称，以汉字数词书写。成文日期是公文的必备项目。

（十一）印章

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章是公文具有合法、有效、负责的重要标志。印章要与正文同在一页，如果此页排满，安排不下印章，应该调整行距或者字距来解决，不得将印章单放在正文的下一页。如果以复印件作为正式公文时，应当加盖复印机关证明章。此项是除“会议纪要”以外的公文必备项目。

在公文生效标识的内容中，按照惯例，单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称。三个机关以上联合行文的公文，为防止出现空白印章，应该将发文机关名称（可用简称），排在发文日期和正文之间。主办单位在前。

（十二）附注

附注是对公文使用方法、传达范围、名词术语等的解释说明。例如：“此件发至县团级”“此件可自行翻印”“此件可张贴”等等。“附注”的位置在落款下端的左侧，加括号。如果经过批准，在报刊上发表而不需另行行文的公文，应该在报刊发表时注明：“此文可视为正式有效的公文”。附注是公文的选择项目。

（十三）附件

公文的附件，是指插入的附件材料的全文。附件是公文的连带部分，也是公文的有效组成部分，是公文的选择项目。

以上第六至十三项是公文主体部分的构成要素。

（十四）主题词

主题词是对公文内容，和归属类别的概括性词语，其作用是作为公文检索的标记，以适应电脑管理公文的需要。凡是正式的公文，都应该在公文末页抄送栏的上面标注主题词。公文的主题词一般用三五个规范化的名词，或者名词性的词组构成，最多不要超过七个。每个主题词之间应留出一格的间隔。主题词分别由反映公文主要类别的词，即类别词；反映公文具体内容的词，即类属词；反映公文形式的词，即文种词这三个内容构成。国务院和地方政府都编有主题词表，以供选用。主题词是公文的必备项目。

（十五）抄送机关

抄送机关，是主送机关以外需要执行或者知晓的其他机关。在公文制作的实践中，下发的重要公文，应抄送给直接上级机关，越级行文应抄送越过的机关。双重领导的单位发文，除了主送给直接有关的上级外，另一上级采用抄送。上级向受双重领导的下级行文，必要时应当抄送其另一上级。抄送机关的名称应使用规范化简称，有时上行文简称“抄报”；平行文简称“抄送”；下行文简称“抄发”。“抄送机关”的位置，放在公文末页下端，主题词的下面，印发机关和时间之上。抄送机关是公文的选择项。

（十六）印发机关

印发机关是指机关的办文部门，通常是“办公厅（室）”，或者文秘部门。如果是翻印的公文，还应同时标出翻印机关的名称。

（十七）印发日期

公文的印发日期不同于发文时间，一般用付印日期，即公文开印的具体时间。

以上十四至十七项是公文版记部分的构成要素。