公文的特点和重要性

《办法》规定的十三种公文（以下简称“公文”），与其他公务文书相比，无论是内容还是形式，都有着明显不同。在内容和形式上，《办法》对公文作了特别的规定。

首先从公文内容来看，公文是由特定的作者，为了一定的目的而写作的。这个作者就是政府机关、社会团体、依法成立的组织以及企事业单位，写作的目的是处理和解决工作中的事务。这便决定了公文必须要有明确的写作目的，公文的内容，必须要明确地表明需要解决什么问题，作者对问题所持的观点、态度和意见是什么等。公文的这一特性是其他文体不具有的。

其次从结构形式来看，公文是一种具有固定格式的文书。不但公文的结构形式具有规范性，对版式和构成要素也有着特别的规定。什么行文方向，使用什么样的版式，在哪些情况下，需要选用哪些要素，这些要素应该安排在版面的什么位置等，都有着法定的规范。若公文的结构形式不符合规范要求，则可以被视为无效公文。而对一般公务文书，则是没有这些要求的。

概括地说，公文与普通公务文书的不同之处，表现在如下几点。

（一）行政的约束力和权威性

公文是被赋予了权威性和行政约束力的文书，受文单位和部门，必须要针对公文内容中提出的事务，给予办理，或者按照公文中提出的要求去实行。这种权威性和行政约束力，是其他公务文书所不具有的。

公文的约束力来自公文的内容。公文的内容代表着发文机关的意志、态度和意见。在实际工作中，上级向下级行文，颁布法规，指示工作，提出要求等等，都需要用公文这一载体来完成。公文是一种管理工具，对下级的工作实施，具有指导性和约束力，下级在实施过程中必须执行，不可以违反和敷衍。

公文的权威性来自作者的特殊身份。公文的作者与其他公务文书的作者不同，必须是依法成立的组织、机构、团体的代表者。而公文的内容则代表着作者的意志，如对问题的观点、态度、意见、主张等，这就使公文具了有法定的权威性。如上级向下级行文，对下级工作的指导、要求和规定等等，下级必须要认真地遵照执行。即使下级向上级的行文也是如此，因其代表着下级对工作中问题的看法、意见或者态度，代表着一级组织或者单位的意志，上级是不可忽略的，更不可置之不理。(www.xing528.com)

（二）行文的方向性和时效性

公文的行文是具有行文方向的。其行文方向，要根据发受公文者的不同级别，以及单位、部门之间不同的关系来决定。公文的行文，可以分为下行文、上行文、平行文三个方向。下行文是上下级之间，上级发给下级的公文。上行文是上下级之间，下级发给上级的公文。平行文是平级单位部门之间的行文，也包括不相隶属的上下级之间的行文。公文不允许越级行文。在《办法》的第四章里，对公文行文的规则做了具体规定。

（三）文体的规范性和程式性

《办法》对十三种公文的体式做了严格的规范，公文的规范，是公文权威性和有效性的保证。公文是不可以随意来写作的，一篇公文从文种名称，到行文方向，从制发程序，到对公文的处理，从对内容的要求，到文体的结构形式，《办法》都做了严格的规定。写作公文时，不可以无视内容需要和行文方向的规定，而随意使用文种名称，随意行文，随意改变《办法》所规定的体式，要按照规范写作，以保证公文的权威性和有效性。

（四）内容的简明性和目的性

公文的内容要简单明确。简单，就是要求公文的内容要简明扼要，就事说事，不铺垫渲染，要删繁就简，语言不追求辞藻华丽。所谓明确，就是指作者在公文中所表达的立场和观点、主张和态度要明确，要一看便知，不要使人费解，让读者猜测揣摩才能明白。语言的使用，要求用词恰当，遣词造句要以能够明确地说明事物为准。

公文的目的性，是指作者在公文中，要明确地表达出作者的写作目的，要求既能够显示出作者明确的写作动机，又要让读者很容易地明白要解决什么问题。公文的写作要有针对性，不同的写作目的，需要使用与之相应的文种。