我们在生产实践中获得了大量的写作材料，可是这些材料还是初级的，不是都可以直接用于写作的。因此，在写作之前还要对材料进行整理，把那些有写作价值的材料留存起来，以备写作时使用。
对材料的整理可以按照下面几个步骤来进行。
首先，要根据自己专业或者业务的实际，按照写作的需要来整理和筛选材料，并对已占有的材料进行分类。例如，可以把材料分为国家技术标准，相关的技术参数，某一生产技术、生产工艺在全国行业中的应用情况，同类生产技术、生产工艺在国内、国际上现有的水平，有关生产技术、生产工艺中出现的特别的情况，对某一生产现象发生的统计记录，对生产实践和技术实践活动的记录、总结等各种类别。按照一定的类别，把这些材料划分归类，以备将来写作使用。
其次，是建立材料档案库。把收集、整理好的材料储存起来，以免遗忘或者丢失。例如，注意保存一些上一年的生产计划、工作总结等，这些文书，可以作为制作年生产计划和写作总结的材料。在生产工艺流程中，把发生的一些问题及事项，以及出现的一些指标、参数等记录下来，这些材料可以作为技术革新报告、科技论文，或者技师论文的写作材料。
对材料的整理，应该遵循三个原则，即“真”“精”“新”。(www.xing528.com)
所谓“真”，是要求所占有的材料，应该真实地反映客观实际。那些在实践中获得的第一手材料，最具有客观性和真实性，是最有价值的写作材料。
所谓“精”，就是指那些具有典型性、代表性、概括性的材料。
所谓“新”，是要求专业文书所使用的材料，要能够反映新技术、新工艺（包括在原技术、原工艺的基础上进行的创新、改造）。通用文书的材料选择，应该是生产实践中出现的那些新的情况、新的问题、新的动向、新的成就、新的经验等等。写作材料的“新”，赋予了文章意义的及时性和先进性。
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