病险水库除险加固等水利工程档案统属水利工程档案范畴，是水利科技档案的重要组成部分，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个病险水库除险加固等水利工程建设全过程。其档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从病险水库除险加固等水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对病险水库除险加固等水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查病险水库除险加固等水利工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和病险水库除险加固等水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
项目法人应切实做好职责范围内病险水库除险加固工程建设档案材料的收集工作，勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档工作。
（一）病险水库除险加固工程档案材料收集内容
病险水库除险加固工程档案材料收集内容包括：从项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的、具有保存价值的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
1.项目建设前期的档案材料收集内容
病险水库除险加固工程建设前期工作（如勘察、设计、科研等）产生的设计任务书及有关材料、各设计阶段的设计文件及有关材料、招标投标合同文件及有关材料等。
2.项目施工期间的档案材料收集内容
（1）上级有关部门档案材料。病险水库除险加固工程上级有关部门发来的与本病险水库除险加固工程建设有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、批复、计划等文件材料等。
（2）项目法人自身档案材料。病险水库除险加固工程项目法人对外的正式发文与有关单位来往文书；项目法人反映主要职能活动的报告、总结；项目法人各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；项目法人与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；项目法人有关人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；项目法人内部职工劳动、工资、福利方面的文件材料；病险水库除险加固工程建设大事记及反映工程建设重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（3）各有关参建单位档案材料。病险水库除险加固工程在施工期间，各有关参建单位产生的施工文件材料、工程监理文件材料、工艺和设备材料（含国外引进设备材料）、文件材料、科研项目文件材料、生产技术准备和生产文件材料、财务管理文件材料、器材管理文件材料和工地会议记录等。
3.项目竣工阶段的档案材料收集内容
病险水库除险加固工程项目在进行竣工验收时，参建单位需要对在工程建设期间形成的档案资料进行分析整理，经工程监理和有关人员审查后，作为工程竣工验收时查阅、使用的档案资料。
竣工图是病险水库除险加固工程竣工档案材料的重要组成部分，是施工单位以单位工程或专业为单位编制的，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备；每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。项目法人负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位编制以单位工程或专业为单位的竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
（二）档案材料收集进程要求
为了在工程建设全过程中，更好地完成工程档案的收集、整理工作，保证工程档案材料完整、准确、系统和为日后提供有效利用，国家和水利部明确提出工程档案材料收集进程与工程建设进程同步。项目法人应对该项目建设的所有文件材料进行统收统发，以确保该项目工程档案的完整、准确、系统和安全；各有关参建单位都要建立、健全平时归档制度，养成随时归档习惯。对处理完毕或批存的文件材料，由各有关参建单位档案管理人员及时向项目法人移交。
1.工程建设初期
在病险水库除险加固工程立项时，项目法人应准确划分病险水库除险加固工程档案分类方案及文件材料归档范围，召集勘察设计、监理、施工等有关参建单位，对病险水库除险加固工程档案管理提出要求，明确各自职责，开始进行文件材料的收集、积累和整理工作。
2.签订合同时
在签订勘察、设计、施工、监理等协议、合同时，要对病险水库除险加固工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。
3.施工期间
项目法人在检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进行单元、分部工程质量等级评定和工程验收（包括单位工程、阶段验收和竣工验收）时，要同时审查、验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并及时整理归档。
4.完工后
病险水库除险加固工程项目法人，根据实际情况确定各有关参建单位档案归档时间。在单位工程或单项工程完工后可以进行归档；在主体工程全部完工后也可以进行归档。
病险水库除险加固工程档案（特别是竣工图）达不到规定要求的，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的基本建设项目，不得评为优质工程。
（三）项目法人收集档案资料程序
病险水库除险加固工程档案移交应履行签字手续，项目法人收集病险水库除险加固工程档案程序应按以下原则进行。(www.xing528.com)
（1）病险水库除险加固工程建设项目实行总承包的，各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总包单位汇总、整理，项目法人再统一进行收集。
（2）病险水库除险加固工程建设项目由项目法人分别向几个单位发包的，各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料，并由项目法人委托一个承包单位负责汇总、整理，项目法人再统一进行收集。
（3）病险水库除险加固工程建设项目实行监理制度的，由各有关单位按以上原则汇总、整理后交监理部门审查，项目法人再统一对经审查合格后的案卷进行收集。
（四）电子文件的收集
1.电子文件收集内容
记录了病险水库除险加固工程建设的重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。
（1）纸制文件转换。正式文件是纸制的，应对纸制的正式文件全文及时进行电子扫描、或电子录入等方式向计算机进行转换，并校对无误，以保证与正式文件定稿内容相同。
（2）单纯电子文件。在病险水库除险加固工程建设公务或其他事务处理过程中产生的单纯电子文件，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
（3）网传电子文件。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
（4）图形电子文件。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
2.电子文件的存储格式
（1）文本电子文件。对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（2）图像电子文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（3）视频和多媒体电子文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（4）音频电子文件。对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
3.电子文件的登记
电子文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
每份电子文件均应在《电子文件登记表》中及时进行登记；电子文件登记表应与电子文件同时保存；电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸制等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
定期制作电子文件的备份。
4.电子文件归档
电子文件的归档范围包括相应的背景信息和元数据。
（1）拷贝。首先把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；拷贝载体，按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（2）标示。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
（3）填表。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》，归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页；对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
（五）项目法人收集档案材料的控制措施
病险水库除险加固工程参建单位档案管理工作，是衡量工程（项目）勘察、设计、研究、施工、监理等工作的重要标志，因此项目法人应采取有效措施严格管理。各有关参建单位在未办理归档工作移交手续前，项目法人应以扣留工程质量保证金作为控制措施，待各有关参建单位全部完成归档工作后，项目法人才可返还工程质量保证金，对于归档质量优良的有关单位或责任人，项目法人应予以适当奖励。
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