充分借鉴腊姑河水库档案管理模块开发经验,结合月亮湾水库档案管理相应要求和各参建单位建议,开发了针对该水库档案管理的模块。该模块实现了对月亮湾水库档案的电子化存档和管理:一是实现了对已有的纸质文档的上传、归档和查阅;二是实现了使用本系统进行施工管理过程中产生文件的实时归档。至2016年,在水利工程建设管理云平台的应用过程中,已上传文档529份,施工管理过程中产生文件304份。
(1)实现了对月亮湾水库现有纸质文档的上传和编码标识。现有的纸质文件经扫描转化为电子文档后(包括PDF、JPG、Word、TXT等格式),可进行上传。进入档案管理模块的文档上传页面,可以选择需要上传的电子文档,如图5-6所示。此处需要填写说明该文档必要属性标识的框表,包括查询关键字、文档类型、提交单位等,从而定义该文件的查询属性,以便产生一串具有唯一性的数字编码来标识该文件,从而方便后台数据库的管理及用户对文档的查询,如图5-7所示。已经上传的文档需要经过进一步的审核方可入库,文档审核如图5-8所示。对于已入库的文档,可以通过关键字等信息进行查询,文档查询如图5-9所示。
(2)在使用系统过程中,所产生的一系列表单(如质量评定表、检测表等)会在填写审核完成后实时自动归档,实现了从传统的纸质文档审签存档到电子文档审签存档的转变,同时这些嵌入在系统中的表单(按规范编制的嵌入在系统中的表单)是相互关联的,从每一张成果表中都能回溯到其每一张过程表单,这将大大提高后期的工程审验效率。
如图5-10～图5-12所示,通过月亮湾水库工程划分,从“单位工程—分部工程—单元工程”,进入到每个质量评定表内,填写相关施工过程数据信息,形成图5-13所示的带有实际施工数据的单元质量评定表。
图5-6 选择需上传的文件界面
图5-7 文档上传界面
图5-8 文档审核界面
图5-9 文档查询界面
图5-10 单位工程界面
图5-11 分部工程界面(www.xing528.com)
图5-12 单元工程界面
图5-13 单元工程质量评定表
图5-14 月亮湾水库云档案盒
(3)结合月亮湾实际工程及水利工程档案管理规范,并按照工程竣工验收档案分类要求,设计了具有可扩展功能的档案管理盒,如图5-14所示。档案管理员对已上传的文档都可按其类别进行实时分类归档。这些数字虚拟的档案盒如同真实的档案盒一样,使竣工验收资料查阅更加方便。如图5-15所示,点开相应档案盒,根据档案盒中的目录可依次查看本目录中的文件。同时这些档案盒有可扩展功能,档案管理员可根据项目和工程要求自行编制,如图5-16所示。
(4)在文档管理模块中设置了文档订阅及收藏功能。用户可以对某一类型或单位、单元工程的文档进行订阅和收藏,便于以后的查阅等,如图5-17和图5-18所示。
图5-15 月亮湾水库云档案盒文件查看
图5-16 月亮湾水库云档案管理盒设置
图5-17 文档订阅
图5-18 文档收藏
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