规范化水利工程建设电子文件管理依据

通过设计水利工程建设云管理系统,研究了国际、国家和行业的多个有关电子文件和档案管理的标准和规范,作为档案管理模块设计的参考依据见表5-1。

表5-1　与水利工程建设电子文件与档案管理相关的规范和标准

这些规范和标准的内容有的主要还是基于传统的档案管理模式来考虑,有的内容对于电子文件和档案的管理来说,并不是很合适,因此需要考虑在新的网络信息环境下的档案管理模式与应用需求的问题。

1.水利工程建设档案的分类方法

国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)第5.5节的内容是:“建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。”在《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)给出了水利工程建设项目文件材料归档范围与分类组卷的方法,分为9类组卷:①工程建设前期工作文件;②工程建设管理文件;③施工文件;④监理文件;⑤工艺、设备材料文件;⑥科研项目文件;⑦生产技术准备、试生产文件;⑧财务、器材管理文件;⑨竣工验收文件。

按照档案的来源分类的原则,根据参建单位即文件的产生者来分类是比较自然的。但是目前的分类方法比较多样,有的如项目前期卷和竣工验收文件是按阶段来分类的,像“工程建设管理文件”是根据文件内容的类型分类;还有的是按文件提供者,如施工单位、监理单位来组卷,其中设计单位、检测单位的资料并没有单独组卷(但是设计、检测单位需要对设计和检测文件的真实性负责,所以应当单独组卷)。

通过对参建单位的职责与工作任务的分析,要建立为多个责任主体服务的水利工程建设云管理系统,可以将档案划分为建设、设计、监理、施工、检测和监督类等。

2.水利工程建设档案的知识库作用

美国文档组织有限公司(Document Organization)主席、纽约大学兼职教授Marcy Goldstein说:“现在正是革新的时代,我们应该利用新技术开始新的技能,使档案馆成为有价值的资源,即知识管理中心而不是历史仓库。”

从研究档案应用情况的文章中了解到档案被使用的人数和次数还是比较少的,即档案的证据和参考作用还没有充分发挥。近年来,人们认识到档案可以发挥知识库的作用,从这方面入手可以充分发挥档案的价值与作用。

建设水利工程建设知识库的作用就是为了能够使大家的知识和经验共享,提高水利工程的建设与管理水平,确保工程质量合格,这样比单纯保存工程档案更有意义和价值。

3.水利工程建设档案知识库的作用决定了档案归纳的范围

虽然验收规范明确了归档的范围,指明哪些资料应当被保存,但还有一些未归档的资料可能是有价值的,但是受档案馆空间的限制,只保留必须归档的材料。

如果一些被认为没有保存价值的电子文件被删除和抛弃之后,后来又发现是有价值的,这种损失是无法补救的,因此,应当把有参考价值的资料保存下来。在实际工作中人们非常谨慎地处理各种文件,一般不会轻易删除一些文件,因为不知道什么时候就会发现,这些文件是有用的和有参考价值的。

水利工程建设的电子文件和档案在采用信息化方式管理后,在归档范围和保管期限上,实际是需要进行相应的修改和调整的。如果是根据档案的知识库的作用来考虑,归档的范围就可能是一切有保存价值的电子文件、非正式文档、外部信息、隐性知识(通过文档化形成显性知识)。

4.水利工程建设档案知识库的作用决定了档案保存的时间(www.xing528.com)

如果不是受档案馆的空间限制,从水利工程档案的证据作用与参考作用来考虑,水利工程建设档案应被永久保存下来。原来的情况是,除了规定的那些需要移交到档案馆的资料外,其他的文件资料都被销毁,这是非常可惜的。有些被销毁的资料还是有参考价值的。只是因为档案馆的空间有限,又或无法带着这些资料迁移。建设水利工程建设云管理系统就是为了更多地保存有价值的资料。

随着存储介质的体积不断变小而容量越来越大,在有限的空间里可以存放更多的水利工程建设的信息,储存更长时间的资料,这样也就能够通过长期建设形成大数据的环境,并进行数据分析和数据挖掘工作,为科学决策提供支持。

在建立水利工程建设知识库系统后,通过实际应用就会发现知识库具有很好的参考作用,它能把过去出现的问题、解决的方法和工作的效果都真实地记录下来,提供给其他需要的人使用。同时使用者也会把自己的验证结果和改进方法存放到知识库,进一步完善这个知识系统。可以预见,这个功能会越来越受欢迎。它也可以证实档案具有重要的参考价值。水利工程建设知识库的作用可以证明档案是有价值的。

5.水利工程建设档案的管理方法

根据文件管理的国际标准,即《信息与文献:文件管理第1部分:总则》(ISO 15489—1)来管理水利工程建设的电子文件和档案。

档案电子信息化是一个不断发展演变的过程,其主要目的是实现档案信息存储的数字化、档案信息管理的标准化、档案信息利用的网络化,此外还要考虑档案信息的自动采集与生成技术、考虑如何支持智能手机等移动终端的需求,以及如何为使用者提供更加方便和有效的服务,网络信息时代的水利工程建设档案管理模式需要创新与突破。

应用水利工程管理云系统可实现水利工程建设文件和档案的规范化管理,并保证90%以上的电子文件都是通过系统自动产生的。

电子文件和档案是与水利工程建设活动密切相关的,是国家重要的信息资源和资产,对提高服务质量和效率、加强治理和责任、节约管理成本、增强公共服务能力具有重要的支持作用,电子文件管理是工程建设管理的有机组成部分。

工程建设完成后需要几个月甚至半年的时间整理档案。为什么需要这么长的时间?原因是工程建设的很多资料是分散于各责任主体的职能管理部门或个人电脑中的,或者有些信息是记在个人的小本子上,需要收集和整理,还要录入电脑,形成Word或Excel电子表格文件,然后再打印出来。由于工程建设过程是两三年,有的更长,资料就比较多,所以花费的时间也就比较长。虽然在水利工程管理中提出三同步的要求,但是在工程建设中,由于各种原因有的时候是不能同步完成,这些过后补上的信息,其原始性、真实性和完整性就很难保证。

水利工程建设电子档案是智能化管理的基础。通过水利工程建设现场调研可知,目前水利工程建设者们在建设工程过程中与进行单位工程、竣工验收时需要花费很多的时间和精力管理工程文件和档案,因此水利工程管理云系统把工程文件与档案的管理作为水利工程管理信息化的第一个切入点,帮助工程建设者们按照工程验收与工程档案管理的规范对水利工程建设过程产生的电子文件进行智能化管理,包括自动生成、自动分类和自动归档。

(1)实现水利工程建设档案的智能化管理。水利工程建设云管理系统对施工过程中产生的文件和档案进行智能化管理,它能够根据项目不同阶段的工作任务与责任矩阵,实现文档管理的3个自动,即自动生成、自动分类和自动归档。

水利工程建设档案智能化管理分类如图5-1所示。

图5-1　水利工程建设档案智能化管理分类

(2)按照水利工程建设项目竣工验收规范,完成工程档案的分类与组卷。对水利工程建设全生命周期的各个阶段产生电子文件进行文档一体化的管理,管理空间信息、云服务体系架构、水利工程建设文档一体化的智能管理、数据自动采集和建设跨机构的协同管理与合作平台,这些都是在工程管理方面不断创新的成果,水利工程云管理的构思和起源最早是在2008年。

(3)建立工程质量可回溯的工程档案管理系统,以便及时发现引起工程质量问题的原因和责任人。水利工程建设过程的业务活动全程可追踪与可视化管理,充分发挥水利工程建设档案的知识库作用,成为智能化管理工程的一个历史转折。