保障水利工程建设电子文件真实性的措施

2013年1月8日,水利部印发了《贯彻质量发展纲要提升水利工程质量的实施意见》,明确了要完善质量管理体制,加强管理的具体措施。

(1)要落实从业单位质量主体责任,项目法人、勘察、设计、施工、监理及质量检测等从业单位是水利工程质量的责任主体,项目法人对水利工程质量负总责,其他从业单位依法各负其责,即所有参与工程建设的单位都要对工程质量负责。

(2)要落实从业单位领导人责任制,各单位的法定代表人或主要负责人对所承建项目的工程质量负领导责任。

(3)要落实从业人员责任,勘察设计工程师、项目经理、总监理工程师等从业人员按照各自职责对工程质量负责。

(4)要落实质量终身责任制,从业单位的工作人员按各自职责对其经手的工程质量负终身责任。

从1995年起,水利工程建设项目就开始实行项目法人责任制,后来又有招投标制、建设监理制和监督站代表政府进行监督,形成了一个相互制约的责任体系。尽管如此,仍有可能发生管理失效,出现工程质量问题,所以后来又增加了“工程质量终身负责制” 一条。

在设计水利工程云管理系统的时候,将把这些管理思想融入到档案管理的功能设计中。通过建立多主体的责任体系和管理制度,再加上技术措施来保证工程档案的真实性。

1.多主体档案真实性的组织保障体系

水利工程建设档案管理与文书档案是不同的,因为档案管理可能只涉及一个责任主体,而水利工程档案会涉及所有参建单位和参建者,每个参建单位都要提供与工程建设相关的电子文件,包括记录各参建单位所做的管理工作、承担的职责和任务、开展业务处理活动与发生的事件等完整的资料。工程档案是多个责任主体提供电子文件的集合,每个主体要对其提供信息的真实性负责。

为了明确各个责任主体的具体责任,建立了下述的对应关系。

(1)建立责任主体与文件的对应关系。

(2)建立职能部门与文件的对应关系。

(3)建立责任人与文件的对应关系。

2.水利工程建设主体与文件的对应关系

按照档案管理的重要原则,即来源原则,水利工程建设档案的来源与其他档案不同的地方是,它是来自多个责任主体。多个责任主体在水利工程建设中承担的档案管理责任在《水利工程建设项目档案管理规定》第十六条中有明确规定:水利工程档案的归档工作,一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。

各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责;监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续,监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

3.明确各参建单位的责任是保障档案质量责任的基础

建设单位的项目法人要对工程建设的质量负责。业主单位牵头组织参建各方成立了“工程质量管理委员会”,负责工程全面质量管理的决策、检查、监督和协调,指导参建各方开展质量管理活动。

水电工程质量管理机构以业主为核心,施工、设计、监理和服务各单位建立质量管理体系。其中,承建单位承担实施责任,设计单位承担技术保证责任,监理单位承担全面监督责任。

(1)建设单位的职责。项目法人应对施工单位自检和监理单位抽检过程进行督促检查,对上报工程质量监督机构核备、核定的工程质量等级进行认定。(www.xing528.com)

建设单位负责建立健全档案管理规章制度,对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导;做好本单位形成档案的收集、整理;接收和汇总各参建单位的档案;提交工程档案预验收和专项验收;向有关国家部门移交档案。

(2)勘察、设计单位的职责。勘察、设计单位对承担的工程设计的质量负总责,对勘察、规划、初步设计、技术设计、工程图纸设计等负有全部责任。负责收集整理与勘察和设计有关的文件;参与编制竣工图;向建设单位移交档案。

(3)监理单位的职责。目前我国水利工程实行由项目业主委托的建设监理单位负责,对工程建设的质量、进度、投资等进行控制,并负责管理工程合同与工程信息,协调建设和施工单位的关系,因此监理单位是工程质量的责任主体之一,监理单位实行总监理工程师负责制。作为业主在现场的代表,承担全面监督的责任。还负责收集、整理监理工作中形成的文件;对施工档案特别是竣工图进行审查;向建设单位移交档案。

(4)施工单位的职责与任务。施工单位是工程建设项目的具体实施单位,按照施工合同,实行总经理负责制,建立质量管理体系,配备专职质检人员,负责质量管理与质量检查工作。建立班组初检、施工队复检、指挥部或经理部终检的“三检制”。通过签订质量责任书,明确各级岗位质量管理的责任。由于施工档案是工程建设质量的证据,因此要有专门管理人员管理工程档案,负责收集、整理施工过程中形成的档案;编制竣工图;在自检之后向建设单位移交档案。

(5)检测单位的职责和任务。在《水利水电建设工程验收规程》(SL 223—2008)的8.3.2中规定,“工程质量检测单位不得与参与工程建设的项目法人、设计、监理、施工、设备制造(供应)商等单位隶属同一经营实体。”这就要求检测单位应当是具有专业资质等级的独立的第三方的检测机构,因此检测单位也是一个责任主体。在档案管理规范中提出:“水利工程检测单位应按照相关的技术标准进行检测,按合同要求及时提供检测报告并对检测结论负责。”就是对检测结果的真实性负责。同时还要负责收集、整理检测工作中形成的文件,向建设单位移交档案。

(6)质量监督单位的职责和任务。水利工程质量监督机构应对项目法人、监理、勘测、设计、施工、检测单位以及工程其他参建单位的质量行为和工程实物质量进行监督检查。这是对项目法人责任制和工程监理制等管理制度的补充和完善。监督站对几个参建单位的质量管理体系和工程建设方案、工艺流程、管理制度等进行监督检查,对存在的质量问题提出整改意见,并对工程质量进一步做出确认,滞后将检查结果书面通知有关单位。

工程项目档案记录各参建单位在建设过程中所做的工作和管理行为,可以依据工程档案记录来实现质量问题可追溯,并可依据质量管理体系来进行问责。

4.建立多个责任主体的档案质量保障体系

《水利工程建设项目档案管理规定》第八条指出:“勘察设计、监理、施工等参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作”。这是一个涉及建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位、检测单位和监督单位等多个主体的档案质量保障体系,此外,还会涉及上级主管单位与材料和设备供应单位等。

5.建立相互制约的责任体系

水利工程建设的档案来源于建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、检测单位和监督单位。各参建单位应保证原始资料是真实、准确、完整的,不得篡改或者伪造质量检测报告。为了保证电子文件真实性,通过建立与文件相关的责任链来保证文件的真实性。例如,检测文件的第一责任者是检测单位,而负责审查的监理单位是第二责任单位,负责使用材料的施工单位也是第二责任单位,负责监督的单位是最后一个关卡,是第三责任者。

(1)电子文件产生单位是第一责任者。

(2)电子文件审查者是第二责任者。

(3)电子文件见证人是第二责任者。

(4)电子文件监督审查者是第三责任者。

6.直接责任人对提供的电子文件的真实性负责

《水利工程建设项目档案管理规定》中第九条明确指出:“工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理、归档”,项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。

(1)明确每个文件的直接责任人与相关管理部门的负责人。根据职能部门责任范围与业务分工,可以确定各种电子文件是由哪个部门产生的、部门负责人与直接责任人是谁、审查者是谁。水利工程建设档案管理要根据工程项目的责任体系表,来标注每类电子文件是哪个部门和哪些人具体负责,由哪个领导负责把关签批。例如,合同文件是由合同部负责管理,每个在合同上签字的人是直接责任人,负责审查合同与同意签订合同的审批人是相关责任人。

(2)每个文件直接责任人和相关管理责任人了解自己的责任。根据工程项目的职责分工表,每个部门的负责人和工作人员都知道自己的工作职责,了解自己应当对哪些工作文件的真实性负有法律责任。从项目经理、总工程师、总经济师到部门负责人再到质量管理员、检测员和材料员等都要了解自己的职责和要对所提供的文件的真实性负责。