以文档为主线的水利工程建设管理：设计与实现

早在2002年的金水工程中就提出了一个目标,要实现水利工程建设档案的数字化与标准化的管理,这个目标说了多年,但一直都没有实现。因此笔者不想在这里再空谈实现档案信息化管理,而是要采取实际行动,来建立一个可管理水利工程建设产生的电子文件和档案的系统。

为了得到一些重要施工环节的真实数据,人们采用以下方法来获取真实的数据。

1.用灌浆记录仪测量

灌浆数据的真实性是由灌浆仪和相关软件保证,但是有人通过调整灌浆仪的压力,也可能会造成数据的不准确,因此需要记录灌浆仪使用时的压力;否则得到的数据仍有可能是不真实的。

2.在碾压设备上安装传感器测量

通过在碾压机上安装传感器记录碾压的次数来控制碾压的结果。另外,对于有些工程项目的施工日志、监理日志和旁站记录,是在验收阶段补写的情况,需要使用信息系统来进行控制和记录,每个日志产生的时间是系统记录的,个人是无法修改的。

作为水利工程关键部位和隐蔽工程重要的质量证据的旁站记录,是验收和管理者非常重视的内容,还有大量的有关水利工程建设过程的记录文件,如原材料检测表、中间产品的检验表、质量评定表,不仅记录了工程实施的过程,也反映了工程建设的质量,因此必须保证这些文件是真实、可信、完整的,不能被篡改和丢失。

在没有信息系统管理电子文件和档案的时候,要搜集整理所用的信息是比较困难的,需要很长时间来收集整理文件资料,而且还会有很多东西是不全面的。

3.对水利工程建设管理产生数据的方法进行分析

在建设水利工程云管理系统的时候,对水利工程建设过程中文件与归档方法进行了研究,对以下几个方面的问题进行了认真梳理。

(1)水利工程项目建设阶段与文件的对应关系。实际上,在水利工程建设规范和档案管理规范中明确给出了在工程建设的每个阶段都会产生什么文件,云管理系统依据这些规范进行电子文件和档案的管理。

(2)水利工程建设电子文件的产生方式的研究。过去传统的水利工程建设档案基本上是通过手工方式产生的,而现在水利工程建设档案是由以下多种方式产生的。

1)用手工方式产生。

2)用户使用办公软件系统产生。

3)通过传感器等物联网设备直接获取,是未经过人工干预的。

4)由管理水利工程建设的计算机程序产生的。(www.xing528.com)

(3)水利工程建设电子文件归档时间的研究。《水利工程建设项目档案管理规定》中第二十三条提出,工程档案的归档时间可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档,也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作,应在工程竣工验收后3个月内完成。

这个规定是根据过去水利工程建设档案手工管理的方式来确定的,归档时间有以下几种情况。

1)按工程结束时间归档。

2)按项目建设程序或阶段归档。

3)按单位、分部、分项工程结束时间归档。

4)按年度归档。

5)随时归档。

当水利工程建设的文件采用信息化的管理方式时,就需要采用一些能够保证档案真实性的和更可靠的文件归档方式。除了根据工程建设完成的情况与内容完整性来确定归档的时间外,还可以根据其生成的过程划分为3种类型。

1)即时归档。即时归档就是电子文件一产生立即归档(borned to archive)。将归档环节从文件办理完毕提前至文件产生的时刻,就是说,只要文件一产生,就将其捕获至档案管理系统中,使之变成不可更改的状态,处在档案管理模块的控制之下。例如,原材料检验和中间产品检测结果,都应当是一产生就归档,这样可以它的真实性。

2)经过一个责任主体的审批后归档。有的电子文件是经过一个责任主体的审批后就可以归档。例如,施工单位的施工设备进场报验单,只要经过监理单位的审批之后就可以执行,相关的电子文件就可以归档了。

3)需经过多个责任主体和多个业务环节处理后方可归档。有的文件需要经过多个业务环节和多个责任主体的审批后才可以执行和归档。例如,施工单位的合同项目开工申请表、施工质量缺陷处理措施报审表,需要经过多个责任主体,如建设单位、监理单位、设计单位和监督单位的审查和批准才可以实施与归档。

为了保证电子文件的真实性和原始性,防止被篡改,因此需要确定各种文件生成的方式与归档的流程,因此在多主体协同管理的模式下,有些流程应当重新设计。云管理系统的业务流程是可以配置的,可根据管理规范进行相应调整。

(4)水利工程建设档案验收合格是水利工程竣工验收的前提。《水利工程建设项目档案管理规定》中第二十四条规定:“水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收”,就是说档案验收合格是可以进行水利工程竣工验收的前提之一。

由此可见,水利工程建设中的档案管理在工程建设的质量管理与控制方面发挥着重要的作用,是一项很重要的工作,因此在云管理系统的设计中也把档案管理作为一个重要的功能。

(5)水利工程建设档案的数字化和信息化管理的优势。在实现和保证水利工程建设档案的真实性、及时性、可用性、完整性和可追溯性方面,信息化管理的模式是具有很大优势的。通过建立云管理系统可以自动管理由多个责任主体的不同管理和业务部门产生的电子文件,按照文件的特性确定归档的时间并进行分类整理。在用户需要时可以快速查询,方便用户的使用。