建设过程文档管理模式优化方案

在水利部发布的《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)中指出:“水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录”,并给出了水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限。

但是这个定义主要还是根据传统的水利工程建设档案管理的模式和方法与工作条件管理来考虑的,并没有考虑网络信息时代信息化管理模式与系统管理档案信息的特点,更未考虑云计算和物联网技术给工程档案管理工作带来的巨大变化。

1.水利工程施工过程产生文档基本情况

不同参建单位与责任主体产生的电子文件,在水利工程建设中的各个参加单位,都会在自己的生产过程中产生大量的电子文件,这些电子文件是不同单位参与工程建设的重要记录,具有十分重要的证据与参考价值,如设计单位在水利工程建设中产生的文档主要有总体规划设计、项目可研报告、项目初步设计及相关报批文件、工程施工图设计文件、施工过程技术周月报、工程建设联系等。

另外,从工程施工过程中产生的文档情况来看,施工过程中产生的相关文档并不是一份,而是多份的,是有重复的。如工程施工单位相关施工质量检查表等,需要提交给不同的监督单位,并且自己还有留存,因此水利工程施工过程中产生的各种文档都是多份重复的,因此,传统的纸质文档管理模式一来造成极大浪费,二来数量庞大的纸质文档的管理也相当耗费人力和物力。

2.工程建设过程中产生的纸质文档的结构与关联关系

水利工程建设过程中产生的各类文档,每一类文档之间并不是孤立的,而是具有一定的从属与递进相关关系的。施工过程中产生的文档,可以按照不同的施工类型与施工工序进行分类管理;也可以按照不同的工程项目划分,按照不同的单位工程、分部工程以及单元工程进行分类管理;也可以按照相关的施工阶段以及施工单位进行文档的管理。因此,水利工程建设过程中产生的各类文档虽然数量庞大,但是如果按照文档之间的相关关系进行管理,则可以将文档进行有机的系统管理,这也为进行工程建设文档的电子化管理提供了重要的基础。

3.工程建设过程中产生的纸质文档具有一定的标准格式

在实际的水利工程建设中,所产生的文档具有一定的标准格式。水利工程施工要遵循不同的施工规程规范,在施工规程规范中有的会提供相关的施工过程信息表格。另外,在相关的施工质量评定中也会有相关表格的标准格式。因此,具有相关的标准格式的水利工程施工信息表格,也是为水利工程文档电子化管理提供了另一个重要的基础。

4.水利工程建设过程中产生各类文档的价值与作用

档案是原始的历史记录,它具有凭证价值和参考价值,而这两个价值都要求档案必须具有原始性、真实性和完整性。根据水利工程建设领域的具体情况,当关注工程质量问题的时候,需要工程档案具有可追溯性。水利工程档案是工程建设规范化与工程质量可靠的重要证据。由于水利工程档案具有重要的证据和参考作用,因此本项目专门研究了如何保证电子档案的真实性、原始性和可追溯性等问题,建立有关的措施以便能够及时发现引起工程质量问题的原因和责任人。未来水利工程建设档案将会发挥以下作用:

(1)水利工程建设程序合规性的证明,是水利工程建设质量符合评定级别的证据,同时也是水利工程质量问题追溯的重要依据与将来运行维护与应急抢险的重要参考资料。

(2)发挥水利工程建设档案的质量证据作用,可用于查找相关的责任人。(www.xing528.com)

(3)水利工程建设档案是设计和施工可参考的资料库,也为运行维护提供依据。

(4)利用水利工程建设多年积累的经验建立知识库,为新工程建设提供参考。

(5)长期多个工程数据积累的数据将可以形成水利工程建设大数据的环境,进行数据分析和挖掘。

通过以上水利工程电子文档可能应用的相关方面可知,电子文档是水利工程建设档案发挥的证据作用,这个作用对电子文件的原始性、真实性提出了很高的要求。另外,对于水利工程电子文档作为参考的重要价值,要求档案不仅具有真实性和可靠性,还要具有完整性、可用性及可追溯性。

5.水利工程相关文档电子化管理必要性

在当下的水利工程建设管理水平与实际情况条件下,水利工程过程中产生的纸质文档,很大一部分都是在施工结束之后才进行补写的,并不能真正反映实际工程的施工状态,并且在进行文档记录、文档签名等方面具有较大的随意性,并不能真正反映实际水利工程建设过程中的真实情况。针对这种实际情况,提出了水利工程建设档案要实现数字化和标准化的管理,并希望通过工程施工过程相关文档的逐步形成,实现水利工程建设质量、进度等有效控制的目的。另外,其他领域信息化管理的实践证明,采用数字化的形式保存信息和档案是最高效和最经济的,虽然信息系统还不能完全限制人的行为,但是通过云管理系统的档案管理模块记录了责任部门和责任人,使系统初步具备了工程质量可追溯的功能,通过记录原材料检测数据、中间产品检验结果、质量评定结果和质量问题处理意见等,来保证水利工程建设的质量。这样至少增加了一个保证工程档案真实性和工程质量的技术措施。

目前在我国水利工程建设领域档案数字化和标准化的发展进程缓慢,大部分工程项目还是手工管理的模式,采用信息化的手段来管理工程和工程档案的还不多,我国水利工程建设的信息化管理还处于起步阶段,而国外在这一领域和在其他领域的情况与此有很大的不同,实现工程档案信息化管理是网络信息时代发展的必然趋势。

(1)有多个国家都采用集中化的档案管理模式。

(2)已有多个国家宣布要实现无纸化和全部文件的电子化,目前我国一些领域内也出现了无纸化办公及档案电子化等发展趋势。

(3)水利工程建设档案的云管理模式是最合适的发展模式。

水利工程建设档案采用云管理模式决定是在对水利工程建设领域信息化管理的现状进行调研,发现中、小水利工程由于缺少资金和专业技术人员以及工作条件差等困难无法很快地实现信息化管理。通过研究认为,采用云管理模式是最合适的一种工程建设管理模式,将会产生重要的社会和经济效益。本项目是想通过建立水利工程云管理系统来实现工程档案的信息化管理整体水平,并通过高质量的档案管理来提高水利工程建设质量。