水利工程文档管理现状分析

水利工程建设档案是工程建设全过程的一个完整记录,记录了参建各方在工程建设中所有行为和工作结果,因此把工程电子文件和档案的管理作为解决工程质量问题的一个切入点,同时也想通过建立管理系统为各参建单位提供验收服务。

国内外研究档案的学者关于档案价值与作用的研究结果说明,档案具有双重价值。谢伦伯格在其经典论著《现代档案——原则与技术》中提出,“公共档案具有两种类型的价值:对于原机构的原始价值;对于其他机构和非政府使用者的从属价值”。它的意思是档案的第一价值是证据作用,第二价值就是参考价值。

(1)水利工程建设档案的证据作用。从水利部发布的水办〔2005〕480号《水利工程建设项目档案管理规定》第二十四条的内容:“水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收”。还提出了“大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行”的要求。由此可以看出,在水利工程建设领域,档案被看作是工程质量的一个非常重要的证据,在档案领域这个作用称为档案的第一价值。

档案具有的原始记录的特性决定了档案的凭证价值,这是其他材料所不能替代的。档案具有法律上的凭证作用是由档案的形成方法和特点决定的。因此对档案的要求如下。

1)档案的形成一定是原始形态的记录,必须是由直接的责任主体记录的,未经过任何人修改和处理的最为原始形态的记录,它的可靠性是由责任主体来保证的。

2)档案是形成者(检测员、质量管理员)与施工设备的行为记录,如灌浆仪记录、碾压传感器等加工过程的记录,这些原始记录的真实性是由人和设备的原始材料来保证的,被证明了是真实和可靠的凭证。

(2)水利工程建设档案的参考价值作用。在现实世界中,实际社会对档案的需求是多方面的。有时不仅需要利用档案的凭证价值,还需要利用档案的参考价值。例如,在水利工程建设的不同阶段,档案发挥的作用也具有一定的规律和特点。在水利工程建设完成之后进入验收阶段,还有工程质量出现问题,在查找问题原因的时候,这时需要利用的是档案的证据作用。(www.xing528.com)

而在工程运行维护和扩建改造阶段,以及在后期进行工程案例分析和研究的时候,需要利用的是档案的参考价值。因此,成功的和不成功的结果都具有参考价值。档案的知识库作用是档案参考价值的一个应用,需要更广泛、充分地利用档案的参考价值。

目前水利工程建设领域大部分工程的档案还处于手工管理阶段,多年来一直改变不大。水利工程建设档案管理基本上是以纸质档案、手写签名的手工管理模式。并且大部分工程管理文件是由办公软件产生的,但都是分散地存放在各个参建单位的不同部门与不同人的计算机中。由于经费短缺,中小水利工程建设项目缺少专业的档案管理与IT人才,档案管理人员变动多、人才流失严重。水利工程建设过程的电子文件和档案还没有实现数字化和规范化管理。在实际工程建设中,还没有专门的系统采集、接收存储与管理工程建设产生的相关电子文件管理系统得到应用。工程建设完成之后,只有少数文件被移交到档案馆,而大量的与工程建设质量相关的重要文档由于其无法归档被销毁处理。

过去有些水利工程建设项目在完工之后,要花几个月甚至更长时间来整理工程档案,因为工程档案没有整理好、没有达到验收要求的话,就不能进行竣工验收。有的项目就是因为工程档案管理工作滞后影响了项目验收的时间。因此建立水利工程建设云管理系统的一个重要目的,就是要帮助参建单位做好档案管理工作,提供验收服务,并在档案管理的自动化、智能化方面进行研究和初步的探索。

根据水利工程建设档案管理存在的一些问题,水利部提出了水利工程建设档案管理3个同步的要求,即档案管理工作应做到与项目立项同步、与施工进度同步以及与竣工验收同步。水利工程建设的档案管理工作应当从项目立项时就开始,并与水利工程建设的进度同步进行,与竣工验收同步完成。但是在实际工作中,有的项目的施工日志、监理日志和旁站记录等是到验收时才补齐的,这样记录的原始性和真实性都是无法保证的。

另外,从国际档案管理的角度来看,我国水利工程建设领域档案数字化和标准化的发展进程缓慢,大部分工程项目还是手工管理的模式,采用信息化的手段来管理工程和工程档案的不多,目前水利工程建设档案的信息化管理还处于起步阶段,还有很长的路要走。

通过其他领域信息化管理的实践证明,采用数字化的形式保存信息和档案是最高效和最经济的,虽然信息系统还不能完全限制人的行为,但是通过云管理系统的档案管理模块记录了责任部门和责任人,使系统初步具备了工程质量可追溯的功能,通过记录原材料检测数据、中间产品检验结果、质量评定结果和质量问题处理意见等,来保证水利工程建设的质量。这样至少增加了一个保证工程档案真实性和工程质量的技术措施。