8.1 联络以书面形式为准
合同中述及的由任何人提出或给出的与合同有关的通知、指示、要求、请求、同意、意见、确认、批准、证书、证明和决定等是双方联络和履行合同的凭证，均应以书面形式为准，并应送达双方约定的地点和办理签收手续。
（一）书面形式的法律规定
根据合同法规定，建设工程合同为要式合同，必须采用书面形式。监理人与发包人和承包人之间以及与其他任何人的联络均应以书面形式为准，并应取得书面的签收证据。在紧急情况下，可以先采用临时书面协议或口头形式，但应在规定时间内容以书面形式加以确认。
这里所指的书面形式包括合同书，信件，数据电文（电传，电报，传真，电子数据交换，电子邮件）。
来往的函件应归档和妥为保存，一旦发生争议，这些函件可作为解决争议的凭证。在监理人员或承包方人员发生调整时，要做好交接工作，尤其是在资料方面，一定要便于查询，保证后续工作能够顺利实施。
（二）监理人关于通知与联络的职责
《水利工程建设项目施工监理规范（SL288—2003）》第6.7.3条要求通知与联络应符合下列规定：
（1）监理机构与发包人和承包人以及其他人的联络应以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知，但事后应按施工合同约定及时予以书面确认。
（2）监理机构发出的书面文件，监理机构应加盖公章，总监理人或其授权的监理人应签字并加盖本人注册印鉴。
（3）监理机构发出的文件应做好签发记录，并根据文件类别和规定的发送程序，送达对方指定联系人，并由收件方指定联系人签收。
（4）监理机构对所有来往文件均应按施工合同约定的期限及时发出和答复，不得扣压或拖延，也不得拒收。
（5）监理机构收到政府有关管理部门和发包人、承包人的文件，均应按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。
（6）在监理合同约定期限内，发包人应就监理机构书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复；超过期限，监理机构未收到发包人的书面答复，则视为发包人同意。(www.xing528.com)
（7）对于承包人提出要求确认的事宜，监理机构应在约定时间内做出书面答复，逾期未答复，则视为监理机构认可。
8.2 来往函件的发出和答复
上述第8.1款中的通知、指示、要求、请求、同意、意见、确认、批准、证书、证明和决定等来往函件均应按合同规定的期限及时发出和答复，不得无故扣压和拖延，亦不得无故拒收，否则由责任方对由此造成的后果负责。
（一）来往函件发出和答复的规定
要求答复的函件，除合同已有规定者外，应提出要求答复的期限，以免延误，要求答复的期限应根据函件的不同性质由双方商定，或在一方发出的函件中提出。由于有些函件具有很强的时效性，所以一定要按要求尽快回复或执行。
（二）监理人关于文件传递的职责
《水利工程建设项目施工监理规范（SL288—2003）》第6.7.4条要求文件的传递应符合下列规定：
（1）除施工合同另有约定外，文件应按下列程序传递：
1）承包人向发包人报送的文件均应报送监理机构，经监理机构审核后转报发包人。
2）发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定，均应通过监理机构通知承包人。
（2）所有来往的文件，除书面文件外还宜同时发送电子文档。
（3）不符合文件报送程序规定的文件，均视为无效文件。
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