设备到货验收流程优化指南

设备到货后,需凭托收合同及装箱单进行开箱检查,验收合格后办理相应的入库手续。

(1）设备到货期验收

订货设备应按期到达指定的地点,不允许任意变更,尤其是从国外订购的设备,影响设备到货期执行的因素较多,双方必须按合同事项要求履行验收。

①不允许提前太多的时间到货,否则设备购买者将增加占地费和保管费,以及可能造成的设备损坏。

②不准延期到货,否则将会影响整个工程的建设、投产、运行计划,若是用外汇订购的进口设备,则业主还要承担货币汇率变化等风险。 造成设备到货期拖延,通常制造商占主要原因。但大型成套设备,尤其是从国外引进设备的拖延交货期,往往与政治、自然条件和国际关系等因素相联系,必须按“国际咨询工程师联合会(FIDIC)”合同条款内容逐项澄清并作出裁决。

业主主持到货期验收,如与制造商发生争端,或在解决实际问题中有分歧或异议时,应遵循以下步骤予以妥善处理:

a.双方应通过友好协商予以解决;

b.可邀请双方认可的有关专家协助解决;

c.申请仲裁解决。

在实际操作中,如果制造商要拖延合同交货期,则应提前书面向业主提出申请。 而业主一旦收到延期通知,则双方应在合理可行的最短时间就延长期限达成新的协定。 其中,制造商应尽力缩短合同所规定的设备到货拖延期。

(2）设备完整性验收

1)初检

订购设备到达口岸(机场、港口、车站)后,业主派员介入所在口岸的到货管理工作,核对到货数量、名称等是否与合同相符,有无因装运和接卸等原因导致的残损及残损情况的现场记录,办理装卸运输部门签证等业务事项。 另外,在接到收货通知单证后,应立即准备办理报关手续。 报关人除要按规定填写报关单据外,还要准备好以下单证:

①提货单据;

②发票及其副本;

③包装清单;

④订货合同;

⑤产品产地购运证明;(www.xing528.com)

⑥海关认为有必要的其他文件。

2)做好到货现场交接(提货)与设备接卸后的保管工作

无论是国内还是国外FIDIC 订购设备合同都明确规定:设备运到使用单位或业主所在国家口岸后的保管工作一般均由业主负责。 对国外大型、成套设备,业主单位应组织专门力量做好这一工作,确保设备到达口岸后的完整性。

3)组织开箱检验

除国外订货外,凡属引进设备或从国外引进的部分配套件(总成、部件),在开箱前必须向商检部门递交检验申请并征得同意后方可进行,或海关派员参与到货的开箱检查。 检查的内容如下:

①到货时的外包装有无损伤。 若属裸露设备(构件),则要检查其剐碰等伤痕及油迹、海水侵蚀等损伤情况。

②开箱前逐件检查货运到港件数、名称,是否与合同相符,并作好清点记录。

③设备技术资料(图纸、使用与保养说明书和备件目录等)、随机配件、专用工具、监测和诊断仪器、特殊切削液、润滑油料和通信器材等,是否与合同内容相符。

④开箱检查、核对实物与订货清单(装箱单)是否符合,有无因装卸或运输保管等方面的原因而导致设备残损。 若发现有残损现象,则应保持原状,进行拍照或录像,请与在检验现场的海关等有关人员共同查看,并办理索赔现场签证事项。

4)办理索赔

索赔是业主按照合同条款中的有关索赔、仲裁条件,向制造商和参与该合同执行的保险、运输单位索取所购设备受损后赔偿的过程。 无论国内订购还是国外订购,其索赔工作均要通过商检部门受理经办才有效,同时索赔也要分清下述情况:

①设备自身残缺,由制造商或经营商负责赔偿。

②属运输过程造成的残损,由承运者负责赔偿。

③属保险部门负责范畴,由保险公司负责赔偿。

④因交货期拖延而造成的直接与间接损失,由导致拖延交货期的主要负责人负责赔偿。

按照我国现行的检验条例规定,进口设备的残损鉴定,应在国外运输单据指明的到货港、站进行;但对机械、仪器、成套设备以及在到货口岸开箱后因无法恢复其包装而会影响国内安全转运者,方可在设备(机械、仪器)使用地点结合安装同时开箱检验;凡集装箱运输的货物(仪器、设备),则应在拆箱地点进行检验。 不过,凡合同中规定需要由国外售方共同检验或到货后发生问题需经外方派员会同检验的,一定要在合同规定的地点检验。 因此,报检地点必须是验收所在地。

另外,一般合同的商务条款中所指“索赔有效期”即买卖双方共同认定的商品复验期(即合同规定双方在设备到货后有复验权),复验期的具体时间视设备规模、类别的不同而异,由买卖双方商定,一般为6 ～12 个月,报检人若超过上述期限进行报检,则检验部门可拒绝受理,从而丧失索赔权。