食品质量安全管理体系文件编制优化方案

（一）体系文件编制的要求

在编制质量安全管理体系文件时，应体现标准的思路、方法、结构和内容要求，一套符合标准要求的质量安全管理体系文件应注意达到如下要求：

（1）建立食品质量安全管理体系文件要以七项质量管理原则为指导思想。要以顾客为关注焦点，实施持续改进，加强领导作用，实施全员参与。

（2）体系文件的制定应积极采用过程方法。应以过程为基础，采用过程方法去确定过程、识别过程、分析过程的顺序及其相互关系，按过程确定所需要的文件和记录，按过程控制要求来编制文件，把文件和过程活动紧密相连，文件应确保过程输出的有效性。并应加强过程文件的应用。按过程方法建立质量安全管理体系，是GB/T 22000和GB/T 19001标准的核心内容，应体现在体系文件编制的过程中。

（3）必须联系组织的实际。应强调体系文件的适用性和可操作性。标准对文件明示要求较少，文件选择方法上具有很大的灵活性，其目的就是要有利于组织在编制体系文件时联系实际。组织应调查研究，总结经验，找出问题和不足，对照标准要求，结合实际的需求来编制文件。

（4）要以制定最少量的文件对体系实施有效地控制。文件要求简练，尤其应防止重复，要求文件应进行简化和合并，不能出现质量管理文件和食品质量安全管理文件各自独立的现象。文件不是越多越好，而是要少而精。当然这要结合不同组织的情况来确定，文件应确保体系有效地运行和控制。

（5）应体现文件具有增值效应，有利于促进评价质量安全管理体系有效性和持续改进。形成文件的本身并不是目的，它应是一项增值的活动。所以在编制体系文件时，要注重文件在实施应用中的有效性。

（6）要确保文件本身的可控性。标准十分强调体系文件要加以控制，所以在文件编制时，应采取相应措施，如进行编目、规定文件制定审批、发放、控制、更改程序，严格加以控制。体系文件得到有效控制，体系才可能正常的运行和实施。

（7）体系文件的编制在文字上应做到简练、准确，易于理解，方便使用。

（二）体系文件编制的步骤

食品质量安全管理体系文件的编制的基本步骤如下。

1.成立体系文件编制小组

首先选定人员成立体系文件编制小组。体系文件的编制应由组织最高管理者亲自领导，因为文件涉及组织的质量安全方针目标、组织机构、职责权限、职能分配及体系的整个结构。管理者代表（或食品质量安全小组组长）应负责日常具体的组织领导，质管部门为负责体系文件编制的主管职能部门。为方便组织实施，管理者代表或质管部门领导应成为体系文件编制小组的组长。

成员数量可由组织规模大小来确定。大中型组织最好建立以质管部门为主、由各中层部门领导参加的文件编制小组，采取上下结合、分工合作的方式进行。对小型组织，本身规模很小、中层干部兼职很多，可以选择几个熟悉业务文字能力强的人员组成。

文件应该由参与过程和活动的人员制定，这样有利于建立和培养一支以中层干部为骨干的食品质量安全保障队伍，体现参与感和责任感，把编制体系文件作为学习和熟悉理解食品质量安全标准的过程，为今后贯彻实施体系管理作好准备。体系文件编制成员的技能和素质是提高体系文件编制质量的根本要素。

2.积极、认真地开展培训活动(www.xing528.com)

要编写体系文件必须首先要理解和熟悉GB/T 22000和GB/T 19001标准。可对标准编写人员要开展培训活动，重点培训以下内容：GB/T 22000和GB/T 19001标准的基本指导思想，即质量管理七项原则；标准的内容要求；过程方法的应用；如何实施质量安全管理体系及过程的策划；体系文件的内容、要求及编制方法。培训不仅仅是学习标准的内容和要求，更重要的是要解决两个问题，一是要提高认识转变观念，二是要解决体系文件编写的方法问题。要以过程为基础，从过程方法入手，去识别过程、策划过程，从而去编制所需要的文件。

3.食品质量安全管理体系过程的策划

质量安全管理体系文件要以过程为基础，以体系的过程模式为基本结构，通过过程的识别、分析来确定所需要的文件和记录。文件和记录既要反映过程的要求又要达到能对过程实施控制，以利于体系的有效运行，为此要编制体系文件首先应对过程及其体系进行策划。

体系过程的策划应在质管部门的统一组织下，由各职能部门进行。首先要进行调查研究识别过程，分析过程并确定过程。在过程策划的基础上，进一步进行质量安全管理体系的策划，设计和确定组织质量安全管理体系的结构。按GB/T 19001标准四大板块和GB/T 22000标准四大要素确定过程组成，设置哪些机构，职能如何分配，要提出组织的行政机构结构图、质量安全管理体系结构图及各职能部门的质量安全职责分配表（简称二图一表）。这是体系策划的一个结果，也是编制体系文件的前提。如果组织机构职能分工不能最后确定，则组织的体系文件是无法制定的。

在组织机构职能分配确定的前提下，可以进一步来核实各职能部门有关过程所需的文件和记录。此时各职能部门应按分工的内容，将策划结果和目前现有情况与GB/T 19001和GB/T 22000标准所规定的要求进行对比分析，找出本部门的差距和问题，确定过程所需的体系文件和记录的目录，经质管部门汇总讨论分析论证，最后确定组织需要制定地体系文件和记录表格。

4.制定体系文件编制的实施计划

在上述策划分析基础上，编写小组要研究提出组织体系文件的结构形式，确定除质量安全方针、质量安全目标、质量安全手册外，应制定哪些程序文件和质量安全作业文件及质量安全记录。主要要确定程序文件的形式及数量，如加强程序文件，简化手册；或减少甚至不制定程序文件，细化手册；确定要多少管理性文件、技术性文件、质量安全记录。确定体系文件、记录总目录清单后应制定一份“体系文件编制计划表”，确定文件名称、编制责任部门及责任人、起草人、统稿人（或审核人）及编制进度。文件制定最好是由相应地职能部门自行负责，综合性文件由质管部门起草，专项性文件由各职能部门起草，因为本部门最热悉本部门工作，有利于加深对标准的理解，有利于贯彻实施。

5.体系文件的起草

首先要清理原有文件，在体系过程策划的基础上，按计划要求进行编制，起草中要按GB/T 19001和GB/T 22000标准对过程的控制要求，结合本组织实际总结以往的经验来进行。

文件起草可分为两大阶段。首先制定质量安全方针、质量安全目标及质量安全手册和程序文件，然后再制定相应质量安全作业文件和有关记录表格。起草体系文件要突出标准所具有的特点。可以先制定初稿，经讨论协调修改后提出征求意见稿，在广泛征求各职能部门意见基础上形成报批稿。

6.体系文件的审核批准

完成体系文件报批稿后，应呈送相应领导审核。质量安全手册应报请最高管理者批准，程序文件和质量安全作业文件可由管理者代表或食品质量安全小组组长批准。

文件批准后，应发布实施。实施前应由质管部门统一进行编号，要做到文件编目的唯一性，由文件分管部门分发，并由人力资源部门开展体系文件的培训。

7.体系文件的改进和完善

体系文件的编制同样应实施PDCA动态循环。随着体系运行、内审及管理评审中所发现存在的问题，应及时修改体系文件。体系文件应在不断修改、补充中得到完善，在体系运行中发挥应有的作用，文件修改应按有关规定程序执行。