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沟通上司:恰到好处,不越界

时间:2023-06-14 理论教育 版权反馈
【摘要】:很多中层管理者在现实中也犯过和杨修类似的问题,认为自己在部门里有权威、有地位,权力欲开始膨胀,不与上级沟通就擅自做主,完全把上级架空了,这样的做法必然会导致上级的不满。在工作方面,中层管理者需要与上级沟通的内容主要有三个方面:汇报、请示和建议。汇报时不要强调过程,重点说结果,因为上级要的是结果。上级有了解工作进程和结果的权力,而中层也有让上级知情的义务。

沟通上司:恰到好处,不越界

说起《三国演义》里的“杨修之死”,想必很多人都不陌生。

杨修在曹操麾下担任主簿,却经常自作聪明。公元219年,曹操出兵攻打汉中,被马超拒守,数战不捷,有撤退的想法,却又怕遭到蜀兵的耻笑,进退两难。夏侯惇入帐请令时,他随口定下以“鸡肋”为夜间行动口令。

杨修知道后,就让随行军士收拾行装,准备归程。他自以为是地解释说:“鸡肋者,食之无肉,弃之有味。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归,来日魏王必班师矣。故先收拾行装,免得临行慌乱。”他分析得头头是道,自认为聪明,不料却触怒了曹操,被曹操以“谣言惑众,扰乱军心”为由处死。

杨修死后,有人分析说,是曹操嫉贤妒能、心胸狭隘。反过来想想,杨修落到被处死的境地,难道不与他自作聪明有关吗?他越俎代庖,把“鸡肋”的口令理解为曹操即将撤兵的信号,还擅作主张命令军士收拾行装准备撤退,这俨然是越位了。

很多中层管理者在现实中也犯过和杨修类似的问题,认为自己在部门里有权威、有地位,权力欲开始膨胀,不与上级沟通就擅自做主,完全把上级架空了,这样的做法必然会导致上级的不满。作为中层管理者,一定要时刻记得,自己先是一个被管理者,而后才是管理者。

在工作方面,中层管理者需要与上级沟通的内容主要有三个方面:汇报、请示和建议。在这些方面想要实现高效沟通,赢得上级的赏识与认可,都需要掌握一些沟通技巧。

公司领导要S汇报近一个月的工作状况,可S刚担任部门经理两个月,对部门的实际状况不是很了解,他支支吾吾地说了一些内容,可都不在“点”上。领导问到业绩情况,S连忙打马虎眼:“这个……我已经安排××去做统计了,不知道为什么她到现在还没有把报表给我。”领导什么也没说,径直走了,S站在原地尴尬至极。

对上级来说,最令人焦心的就是无法掌握各项工作的进度,因为他们对企业的管理模式是“一对多”,很难实现“点对点”的模式。中层作为上级在基层的“代言人”,就要在这个时候凸显价值,主动向上级汇报工作。倘若等着上级催你去汇报,就说明你工作失职,也显得很没有上进心。可现实是,汇报工作这样一件司空见惯、理所应当的事,经常被中层管理者忽略。

试想一下:上级如何了解一个中层管理者的能力和表现?如何判定他是否在工作中尽职尽责?显然不可能每天追踪他,肯定是以他的业绩和工作汇报为依据。所以,作为中层来说,只有勤汇报,让上级知道你做了什么、正在做什么,他才能够评判你的价值。

具体该怎么汇报工作呢?是不是把业绩报表交给上级就行了?事实上,汇报工作也是一门学问。有关汇报工作涉及的注意事项,我们列举了以下一些要点,供中层管理者作为参考。

汇报时避免过多的主观色彩,要实事求是,不能弄虚作假欺骗上级。

只汇报和工作相关的内容,与上级的期待相对应。

汇报时不要强调过程,重点说结果,因为上级要的是结果。

避免凸显个人的功劳,要强调全员的努力。

汇报时要抓住重点,分清主次,不必面面俱到。

汇报完毕后主动寻求反馈,针对上级未听明白之处做进一步解释。

汇报问题时不做过多的解释,是自己的问题,就要主动承担责任。

关注上级的期望,针对下一步的工作提出建议。(www.xing528.com)

上级有了解工作进程和结果的权力,而中层也有让上级知情的义务。一个出色的中层管理者,必然是一个善于汇报工作的人。在这个过程中,不仅能让上级了解工作进度,还能得到上级的指导和帮助,从而更快地成长。更重要的是,在汇报工作的过程中,能与上级建立更牢固的信任关系,展示自己的工作能力和水平。

在实际工作中,中层管理者都会遇到一些必须请示上级才能最终做出决断的问题。然而,如何请示却是很考验中层管理者的沟通能力的。很多中层管理者在这个问题上把握不好度,不知道在什么样的时机请教最合适,更不晓得具体该如何请教。

刚上任的客户部经理T,过去一直追随老板做业务代表。现在虽然晋升成了中层,可在接到一项新任务时还是习惯性地直接问老板该怎么办。比如:“赵总,对于下个月的季度考核,您还有什么要补充的吗?”“有客户投诉,说咱们的产品是伪劣的,您看该怎么处理?”……老板很看重T勤恳踏实的工作态度,也知道他有出色的业务能力,可对于这个新中层事事请教自己的习惯,也感到很头疼。

毫无疑问,T所犯的毛病是请示工作中的硬伤,虽说遇到问题向上级请教是天经地义的,但请示问题不等于把问题直接抛给老板,让他给出解决方案。老板晋升你来担任中层管理者,不是让你来提问的,而是让你帮助他排忧解难的。

作为部门的管理者,你掌握的具体情况肯定比老板多,也更应该能够提出解决问题的方案。再者,你是向老板反馈问题,自己如果没有预先想好处理方案,只能说明你在工作上没有尽职尽责,站在老板的角度,他也会质疑你的工作能力。

怎样才算是帮老板排忧解难呢?答案就是,在你请示工作的时候,预备几种可选方案,让老板去做选择题。如果你的想法和方案总是胜人一筹,上级能够从你的方案中获得好的建议和灵感,并采纳你的意见,你就能够增加在上级心中的分量。

为什么要多准备几种方案呢?原因很简单,你仅仅向上级提出一种方案时,可能被接受,也可能被否定。万一被否定了,你很快就会陷入被动的境地。更何况,只有一种方案是很难做决策的,甚至会导致决策出现偏差。带着几个方案去请示上级,让他拍板,他会认为你工作很尽心尽责,而他也不用耗费太多的心力,只要在权衡之后选择最合适的即可。

任何一个老板或上级,都不喜欢只会阿谀奉承、讨好的下属,也不喜欢只会把问题丢给自己的下属。中层管理者自己也应该有类似的体会,当你的下属带着问题向你“讨要”解决方案时,你是什么感受?你是不是也希望,下属能带着几个备选的方案,让你进行评估和判断,选择最恰当的一个?要牢记心理学中的黄金法则:想让别人怎么对待你,你就怎样去对别人。

换位思考,是每一个中层管理者在跟上级沟通时必须掌握的技巧。如果不站在上级的立场去思考问题,就很难给出上级想要的东西,因为立场不同,态度和观点就很容易产生偏差。

E是某公司市场部主管。公司的整体势头很好,就想扩大生产规模,为此,上级特意找到E,先是夸赞了他的工作态度,后又跟他探讨扩大生产规模的话题。上级问E:“你觉得公司该怎样扩大规模?对提高企业的生产效益,你有什么建议?”

E想了想,说:“公司现在的情况不太适合扩大规模,虽然公司的产品在市场上卖得不错,但无法保证它的市场会一直这么乐观,我觉得公司目前的主要工作应该是维持稳定,而不是贸然前进。”

听完E的话,上级的脸色顿时阴沉了下来。在此之前,公司高层已经通过会议讨论的方式,批准了公司扩大规模的计划。上级按捺住情绪,继续问E:“我知道维稳对公司的重要性,但目前公司为了发展需要扩大规模,我刚才问的问题,你有什么建议?”

E没有注意到上级的脸色,脱口就说:“我认为时机很重要。您看,现在市场上由于急速扩张导致破产、倒闭的公司有不少,我还是觉得……”话还没说完,上级就打断了他:“行了,你的想法我大概知道了,你先回去吧。”E这才意识到自己说错了话,可事已至此,已经没有挽回的余地了。

显然,作为中层来说,E在沟通能力方面有所欠缺。在跟上级探讨工作时,可以提出一些建议,但必须遵循一定的原则,其中最关键的一点就是:站在上级的立场去思考问题。上级找到E,是想让他提出扩大规模的建议和方案,而不是让他评论公司是否应该扩大规模。既然上级已经决定要这样做,自然希望得到中层管理者的支持,而E却给上级的满腔热情浇了一盆冷水。

有些中层管理者会不甘心,因为自己的建议明明很好,上级却不肯采纳。原因就在于,上级需要考虑的问题更多、视角更高,他是站在整个企业、整个行业的角度在思考问题,而中层则是站在自己所处的位置、从自己或部门的角度来提建议。想要解决这个问题,就必须拓宽自己的视野和格局,站在上级的立场去思考问题,再提出建议。

中层管理者不妨时常问问自己:如果我是上级,该怎么处理这件事?需要考虑哪些因素?这样做的目的不是要越俎代庖,而是要增强主人翁意识,把公司的事当成自己的事,急上级之所急。秉持这样的态度和立场,才能提出对上级切实有益的建议。

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