采购管理制度的设计与建立策略

采购管理的规范化制度通常由采购部门管理人员与其他生产部门的管理人员组成的“采购制度讨论小组”来讨论、制定。采购制度的最终确立，需要经过各部门管理人员反复地讨论、协商。在正式颁布执行之前，还要经过各相关部门的修订、探讨。

（1） 设定管理小组 （控制界限）：受公司主管直接有效地指挥、 监督、部属的能力限制。

①高阶层管理小组3 ~6人；

②中阶层管理小组 5 ~9人；

③低阶层管理小组7 ~15人。

（2） 设定部分管理小组的要素。

①人员素质：管理能力强、学历高、经验丰富者，可以优化管理效果；

②沟通渠道：对公司目标、决策制度、命令可迅速而有效地传达者，主管可优化管理效果；

③职务内容：工作性质单纯、标准化者，可加大控制层面；

④追踪控制：设有优质监督工具、监督人员，可扩大控制层；

⑤组织文化：具有追根究底风气与良好的制度文化背景的供应商可加大控制；

⑥所辖地域：地域近可多管， 地域远则少管。

（3） 采购组织设计要求。

① 组织的目标性：使组织内各部分在公司整体经营目标下能充分发挥能力，达成各自目标；

② 组织的成长性：考虑公司的经营业绩与持续成长；

③组织的稳定性：随着公司的成长而逐步调整组织是必要的，但经常性的组织、权责、流程变更将使员工信心动摇；

④组织的简单性：组织的简单将有助于内部协调与人力分配；(www.xing528.com)

⑤ 组织的弹性：保持基本形态，又能配合各种环境条件的变化；

⑥ 组织的均衡性：各部门业务量的均衡， 将有助于内部的平衡与分工；

⑦ 指挥的统一性：一个人同时接受两位以上主管管理， 将使其产生无所适从的感觉；

⑧权责明确化：权责或职责不清将使工作发生重复或遗漏、 推诿现象，易使员工产生挫折感；

⑨作业制度化：明确的制度与标准作业可减少摸索时间， 提高作业效率。

采购流程制度的规范化是采购管理制度设计的一项基础工作。采购流程制度，并不适用于公司所有的采购项目。采购流程会随着产品资源、采购方式、供应商类型的不同而在细节上略有不同，但基本流程大同小异。具体包含项目如下。

（1）产品资源市场来源：国内采购、国外采购；

（2）采购的方式——直接采购、间接采购、集中采购、分散采购等；

（3）供应商类型——技术型供应商、生产型供应商等。

不同的采购项目，采购规模不同、采购金额不同、供应商不同，对采购管理制度的设计也不同。面对不同的采购项目，采购管理制度设计要注意以下几点。

（1）注意采购环节的先后顺序：即要注意采购流程的规范性和一致性，并考虑各个环节流程所需要的时间，保障采购的时效性；

（2）设置监管环节：保证在采购的各个环节各阶段中，能够及时进行监管，如保证采购合同的齐全，保证所有环节顺利进行；

（3）注意权责划分：制定权责分配制度，明确权责规定，使采购人员权责到位，将各环节的采购职责明确到人；

（4）设置紧急处理办法：为了避免在采购过程中出现意外，设置紧急处理办法，及时处理供应商或资源市场和公司内部的各种情况；

（5）根据采购项目的大小更改采购流程：较为重大的采购项目，格外予以重视，执行严格的流程规范和监督制度；涉及金额较小的采购项目可以适当放开政策和环节流程，节省采购精力；

（6）设置改进环节：对采购流程的不足之处及时改进。对采购环节出现的问题，应及时与管理人员进行讨论，不断改进，以满足采购环节的更新以及项目上的实际需要。