一般来讲，文献采访的工作流程可分为选书阶段、订购阶段和验收阶段。
（一）选书阶段
选书阶段是文献采访的一个重要阶段，选书阶段首先要广泛收集各种书刊征订目录，其次是根据图书馆采访方针圈选图书。圈选图书可以由采访人员自己圈选，也可送交有关专家或读者圈选。这就要求采访人员到读者工作的第一线去调研，到外借处、阅览室、目录室、咨询室接触读者和工作人员，征求他们对文献采访的意见和建议。
（二）订购阶段
在图书订购阶段，采访人员应先对所选图书进行查重，然后确定复本量，最后填写并邮寄订单。
1.查重
所谓查重就是检索核对这些圈选的图书以前本馆是否订过，以避免不必要的重复。在手工操作阶段，主要是按书名进行查重，查重的工具主要是公务书名目录和采访部门的图书目录。在自动化管理阶段，查重工作由自动化系统中的自动查重功能来完成，而且查重的途径包括题名、著者、ISBN号等，查重速度快、精度高。
2.确定复本量
对于经过初选的图书，采购人员还必须进行综合平衡以确定合理的复本数。要准确制定具体图书的复本数量，采访人员必须掌握各类藏书的流通与滞架情况，掌握读者的使用与需求信息，掌握藏书的使用效果反映，掌握各类书刊复本标准及经费分配比例。到各种书库调查各类书刊的流通率和滞架数量材料，并对各种统计材料进行认真的综合分析、研究判断，验证和修订补充计划、复本标准，以便合理地确定具体书刊的品种与复本量，合理地分配经费比例，使购书经费得到合理使用。
3.填写订单，领导审核
确定好需要采购的图书及其复本量后，采访人员就可以填写图书订单了。在自动化管理系统中，一般系统会自动生成图书订单。图书订单要送交图书馆有关领导审核，办理审批手续。
4.寄发订单(www.xing528.com)
向图书发行商寄发订单通常采用信件方式和电子邮件方式。信件方式中，订单格式一般为图书订购表格形式。电子邮件方式中，有订购表格方式和机读目录格式两种。随着出版商服务的不断深化，机读目录格式订单使用越来越普遍，联机订购也已经取得了很大发展。例如，儒林图书公司提供了在线图书订购服务。
（三）验收阶段
预订的图书到馆之后，要及时进行验收。验收工作的程序可分为四步：
1.核对订单
预订的图书到馆后，采访人员需要拆包验收。图书验收时，应对照订单核对图书的种数、册数、单价以及总金额，检查到馆图书是否与预订品种、册数完全相符合，是否有多发、少发、漏发、错发等现象。如果发现问题，应及时向发书单位反映并纠正差错。
2.新书登记
新书核对正确无错后，进行新书登记，将新书、新刊登录到图书管理系统中。
3.图书加工
完成新书刊的初步加工工作，如粘贴财产号条码、打印财产号、提取图书样本并标注册数等。在中小型图书馆，一般没有专门的图书典藏部门，在图书加工过程中还要在书中夹上每种书分配到各个具体部门的数量、加盖馆藏章。
4.结账
图书验收完毕，采访人员要及时整理发票和图书清单，办理结账手续。
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