由于组织中各个成员的知识、技能、经验、职位等方面的不同,所以对同一信息可能拥有不同的看法和理解。因此要想降低信息传达的误差,提高信息沟通的效率,需要做到以下几点要求。
1.信息表达要清楚
在信息传递过程中,往往因为语言表达不清楚,措辞不当,思想表达不明显而导致错误发生。任何人发送情报都应该遵循明确的原则,使接受者容易理解。不然一旦错误发生就要付出昂贵的代价去纠正,添加许多本来不需要的麻烦。
2.传递准确
处于组织沟通中心的管理者,起着接收和传递信息的作用,快速处置人员和联络人员同样也起到这样的作用。他们要接收从上级、同级和下级传来的各种情报,然后再把这些情报改变成适合于他的上级、同级和下级各自熟悉的语言,向他们传递。这种改变是力求接收者能够理解。但是,不能因此而使信息“失真”。有人进行过实验,按级别层次逐级传递同一条信息往往会降低信息的准确率,尤其是口头传达。
3.避免过早评价(www.xing528.com)
罗宾斯等一些管理学者在论述信息沟通障碍时着重指出,信息沟通的障碍与其说是在交往中采取固执不变的立场,还不如说是过早地对信息沟通进行评价,而这种评价会使信息沟通停顿,使信息传递出现错误。
4.消除下级人员的顾虑
要做好信息传递工作必须依靠下级。企业里面报喜不报忧的情况很是常见,为什么喜的信息传得快,而忧的消息传不出去?主要取决于利害关系不同。如怕领导印象不好,怕影响本单位声誉,怕破坏同事之间的关系。因此管理者一定要消除员工的顾虑,只有这样,才能保障信息顺畅晰地传递下去。
5.管理者之间要积极进行沟通
有时管理者不会传递必要的信息,这主要是由于人们的惰性,以为“大家都知道了”、办事拖拉、喜欢保密或者故意与人为难等众所周知的弊病。因为人们不可能把每一件情报都传递出去,因而就需要选择,管理者必须积极的沟通,保证信息畅通无阻。
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