一、如何把询盘转化成真实订单
（一）如何有效地对买家进行分类
在网上贸易过程中，会遇到多种多样的买家，因此，卖家应对所有买家进行分类管理，这样才能提高效率，增强成交量。
1.买家分类：通过外贸平台发送询盘的买家，通常可分为：寻找卖家型、准备入市型、无事生非型、信息收集型、索要样品型、窃取情报型。其中按地域划分又可分为：欧洲买家、北美买家、亚洲买家等。因此对买家进行很好的分类，将有助于卖家的管理、交易和服务以及前后期的工作展开。
2.买家管理：在与买家接触的过程中，必须深入了解买家的各种信息，真正懂得买家的需求和消费模式，特别是公司主要盈利来源的“金牌买家”。不同的买家对公司服务有着不同的需求，创造不同的利润，所以应根据买家的需求模式和价值对其进行分类，找出对公司最有价值和最有潜力的买家群以及他们最需要的产品和服务，更好地配置资源，改进产品和服务，牢牢抓住最有价值的买家，取得最大的收益。
（二）如何有效地跟进询盘
1.区分“大小”买家，识别“好坏”询盘
“看”询价的方式，“看”询价的内容，“看”询盘中的小细节，通过三方面综合考虑，从而更好识别买家、询盘，找到合适的买家。
2.把握询盘技巧、及时跟进，包括慎重对待、及时回复
在回复新买家时，除了在邮件中解答买家关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该买家，让买家能够更全面透彻地了解公司。对外商的询盘一定要快、准，遵循准确、全面、具体、清楚、礼貌的要诀。对于询盘，一定要保持跟进，在跟进过程中，更重要的是细细体会各种可能发生的情况，积极采取相应措施，激发、把握买家购买意图，达成合作。
3.如何与买家讨价还价
外贸过程中，产品价格和质量是决定整个订单成交的核心，几乎所有的新买家在第一次联系的时候都有一个价格周旋的进程。在报价中应注意以下几点：不要轻易报价，讲究报价方式。总之，即使这个价格能接受，也要表现得比较委屈和勉强。如果买家一还价，卖家马上就松口，买家就知道肯定还有让价的空间，接下来价格就会被越压越低。永远不要在买家面前显露出急躁的态度，越着急，买家就越会砍价。有时关于价格的谈判，未必要当天回复，可以等一两天再回复但不宜过度延长回复时间，否则会给买家造成不受重视，可有可无的印象，反而得不偿失。
报价技巧：与买家的讨价还价有时候也是一种心理战，把自己想象成买家，多揣测一下买家的心态，换位思考，会有意想不到的收获。
4.勿以“单”小而不为
因为“小订单”经常是麻烦多，收益不多，所以很多供应商会对“小订单”加以限制或者规定最小起订量，或者在付款方式上有特别的要求。“小订单”可能已经成了很多外贸人眼里的“烫手山芋”。
“小订单”承接技巧：根据企业的自身状况，决定对小订单的处理方案。对于任何小订单，运作程序务必善始善终，做好全面的记录和存档，包括给买家提供样品。保持积极良好的心态，耐心琢磨买家的询盘，发挥出应有的水平，给买家留下最好的印象，让“小订单”尽快转化成大订单。
（三）如何给买家寄送样品
样品寄送必然有相应的成本，所以在寄样之前必须对这类询盘作初步判断，确定哪些样品值得寄、如何寄样品才能更好地保护自己的权益。
1.无须寄样的情况：
（1）第一次发询盘就直接索要样品和产品报价，这些买家目的很简单——骗取样品。对付这样的买家，最好不要直接寄样品，可以先将产品图片发给对方看，若对产品感兴趣，再谈寄样的事情，这样可以避免很多不必要的麻烦。
（2）一些以前根本没有联系过的国内贸易公司突然以电话或传真的形式表示对产品感兴趣，希望能够提供样品等资源。
2.需要寄样的情况：
（1）自己联系的国内贸易公司、买家。
（2）对于一些规模较大、在行业范围内较有名气的买家。(www.xing528.com)
（3）买家明确表示将支付样品费以及运费。
（4）买家提出已查看公司发布在外贸平台的所有产品，而其中有与之需求相近的产品，并询问采购要求的产品。
3.可寄可不寄的情况：遇到这类情况应该按照公司的实际情况来处理。
4.选择最佳寄样方式：包括寄样准备（寄样确认、取样原则、与买家确认地址），寄送方法（邮政的航空大包、航空快递），寄送支付方式（预付、到付）等方面。
5.样品寄出后通常有两种情况：
（1）买家收到样品后，满意并下单。
（2）买家收到样品后，没有回复（一般有几种可能）。对于这种情况，要及时沟通。
6.如何避免样品寄出后石沉大海：
（1）及时通知很重要。
（2）样品管理。
（3）跟踪样品情况。
（4）与买家建立稳定联系。
7.寄样小结：买家对承担寄样费用的态度，往往能在一定程度上反映出其合作诚意。因此，挑选有诚意的买家、合理寄样，不仅能促进订单的达成，也能避免贸易双方针对货物品质的贸易纠纷。
二、让买家打开邮件的技巧
第一封外贸推销邮件在外贸业务中非常重要，就如同和陌生人交往时彼此之间留下的第一印象。在第一次和陌生买家邮件交往中，怎样能给买家带来好的印象呢？要做到对产品百分百的熟悉，特别是要推销的某种新产品，必须要做全方位的深入了解。
写第一封英文函电，首先必须有个好的标题。有吸引买家注意的标题，买家才有可能打开看邮件。其次必须简明扼要，一目了然。推销的文字不要多，不要太长，越简单越好，同时也要介绍产品的卖点。
第一段：简明扼要地告诉买家是如何得知他的需求信息，最好一句话说明。
第二段：简明扼要地告诉买家我们是该产品的专业生产商或供应商，有上乘质量及具有竞争力的价格。再特别推荐新产品或畅销的一个品种给买家，最多不要超过两句话。
第三段：详细地描述所推荐产品，越全面越好。通常是对产品品名、性能、材料、价格、产品规格、包装规格、技术参数、付款方式、生产时间、样品提供情况等每一个环节都做详细介绍，但是不能太累赘。
第四段：表示希望能够得到买家的评价及回复，如有任何疑问，欢迎随时沟通，卖家会在第一时间给予回复。最好一句话完成。
第五段：联系方式，最好含有公司的电子邮件地址，公司的网址，使买家更方便回复并对卖家有更多的了解。
卖家经常出现的问题是用大量的文字说明公司背景，其实这是很大的败笔。买家每天会收到很多推销邮件，很少有时间来研究公司背景，所以常常将繁琐的文字当作垃圾邮件来处理，可能不会看卖家辛苦写的长长的推销邮件，所以简明扼要很重要。
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