企业与监事的商业伦理关系优化方案

监事主要负责监督公司的财务情况,公司高级管理人员的职务执行情况,以及其他由公司章程规定的监督职责。由全体监事组成的、对公司业务活动及财务活动等进行监督的机构称为监事会。目前,我国融合了德国模式和日本模式,采取监事会与董事会平行的公司治理结构,如图2-1所示。

图2-1　我国公司的治理结构

(一)监事会的组成与职权

1.监事会的组成

我国《公司法》规定,对于有限责任公司,其监事会成员不得少于三人。股东人数较少或者规模较小的有限责任公司,可以设一至两名监事,不设监事会。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表,其中职工代表的比例不得低于三分之一,具体比例由公司章程规定。董事、高级管理人员(经理、副经理、财务负责人)不得兼任监事。监事的任期每届为三年。监事任期届满,连选可以连任。对于股份有限公司,无论公司大小,必须设置监事会,其成员不得少于三人,其他规定与有限责任公司一致。

2.监事会的职权

我国《公司法》对于监事会或监事的职权进行了如下具体规定。

(1)检查公司财务。

(2)对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督,对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议。

(3)当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时,要求董事、高级管理人员予以纠正。

(4)提议召开临时股东(大)会会议,在董事会不履行法律规定的召集和主持股东(大)会会议职责时召集和主持股东(大)会会议。

(5)向股东(大)会会议提出提案。

(6)对董事、高级管理人员提起诉讼。

(7)监事可以列席董事会会议,并对董事会决议事项提出质询或者建议。监事会或监事发现公司经营情况异常,可以进行调查;必要时,可以聘请会计师事务所等协助其工作,费用由公司承担。

(8)公司章程规定的其他职权。

3.监事会的作用

监事会的主要作用为监督。其对经营管理业务的监督包括以下方面。

(1)通知经营管理机构停止其违法行为。当董事或经理人员执行业务时违反法律、公司章程,以及从事营业范围之外的业务时,监事有权通知他们停止其行为。

(2)随时调查公司的财务状况,审查账册文件,并有权要求董事会向其提供相关信息。

(3)审核董事会编制的提供给股东(大)会的各种报表,并把审核意见向股东(大)会报告。(https://www.xing528.com)

(4)当监事会认为有必要时,如在公司出现重大问题时,可以提议召开股东(大)会。

此外,在以下特殊情况下,监事会有权代表公司行使权利:一是当公司与董事之间发生诉讼时,除法律另有规定外,由监事会代表公司作为诉讼一方处理有关法律事宜;二是当董事自己或他人与本公司有交涉时,由监事会代表公司与董事进行交涉;三是当监事调查公司业务及财务状况、审核账册报表时,可以代表公司委托律师、会计师或其他监督法人。

(二)监事所面临的商业伦理问题

1.难作为、不作为

我国上市公司监事难作为或不作为的主要原因是他们不仅在企业中担任监事,也在企业中有其他不同级别的行政职务,例如党务、纪检、工会等方面的职务,这使得他们无论是在任用还是提拔上,都会受到董事会和高级管理人员的限制,同时自身的报酬也受到相应的约束与管制。基于自身利益的考虑,监事通常会选择与董事会或者高级管理人员站在同一立场,缺乏自身的独立性,无法对企业进行有效的监督,无法形成监事会与董事会之间的相互制约机制,很难维护股东以及职工的相应利益。虽然当前相关法律法规对于监事会或监事的行为进行了一定程度的禁止,但没有相应的惩罚措施,因此,上市公司的监事会可能会采取不作为的方法,使监事难有作为。

2.监督方式单一

当前公司监事基本沿用事后监督的方式,整体监督方式较为单一,无法针对重大问题找寻关键点进行解决。监事采用的检查监督方法主要还是以财务检查为主,但是由于财务是对过去的事项进行记载,无法对当前的事情进行合理的判断,因而不适用现代企业发展变化的需求。同时,监事在检查后会将问题进行梳理,让企业进行整改,但后续没有进行相应的结果反馈。事后监督并不能从全过程来监控公司的业务处理。除了监事之外,公司内部还有其他的监督人员,这些人员之间缺少横向沟通,使得重复性工作过多,浪费公司资源。因此,监督方式单一直接影响其监督的效果,难以保证股东的利益。

3.监事的胜任能力不足

由于我国公司的特殊性,公司中大部分的监事都是从事党政工作,本身对于财务或者审计等方面了解甚少,难以形成较强的专业性。再加上对于监事的培训等机会并不多,公司之间的交流机会也较少,监事难以对公司进行全方位深入了解,造成无法发挥监督作用。

4.监事会形同虚设

无论是有限责任公司还是股份有限公司,在办理工商注册登记时,均需报备董监高的任职人员信息。设监事会的,要求职工监事比例不低于三分之一。因而在我国登记的有限责任公司和股份有限公司,监事会成员不会有缺失的情况,但在公司生产经营的现实中,监事会成员缺位的较多,工商登记只是挂名满足登记需要。尤其是一些实行集团管控的企业集团下设的公司,不仅是监事会缺位,更有甚者股东会和董事会也缺位。集团管控下的被控制企业的监事会成员,往往是上级公司的高管或者员工。上级公司的高管本可以实行监督,但是实际情况是其在一个经营年度里很难到下级公司实施监督,普通员工的监督主动性受制于上级领导,更无法行使监事职权。

(三)企业与监事之间的商业伦理规范

1.树立监督是生产力的新理念

公司企业作为市场经济主体,以营利为直接目标。所以企业重视盈利,提高生产力和生产效率,是其自身内部逻辑所致的必然结果。但很多企业只是重视日常生产经营,却忽略了对过程的监督,放松了对风险的警惕,没有把监督作为生产力的一部分。企业经营管理者必须认识到接受监督也是为企业经营发展着想,经营管理者自愿接受监督,在企业中营造监督也是生产力的氛围。

2.监事需要严格监督企业的各项事务

监事需要提升自身的胜任能力,才能对董事会和高级管理人员进行严格的监督。严格监督的前提是监事必须保持自身的独立性,也就是说,监事应当独立判断,不能被他人的意志所左右。同时,监事需要以身作则,不能无所作为,也不能过度作为,不能超越自身的权限进行决策,或者无故对企业的各项事务的决策进行干涉。监事对企业的经济活动应该做到全过程的监控,即事前监督、事中监督和事后监督,增强监督工作的有效性。

3.监事需要公正审查企业的各项事务

公正审查是指监事需要具备公正原则,即监事应当不偏不倚对待各方利益相关者,不以牺牲一方利益为条件而使另一方受益。

(1)监事在审查过程中,需要正确处理不同类型的经济利益关系。企业的利益相关者主要包括股东、债权人、供应商、客户、政府、员工等,他们都可能与企业存在一定程度上的利益冲突。例如,监事可能在保障了股东的权益时,损害债权人的权利;也可能在保障了供应商权益时,损害客户的权益;或者在保障了债权人的权益时,损害员工的权益。从某种程度上讲,这些利益相关者之间的关系错综复杂,稍有不慎,监事就可能侵害其中一方的利益。因此,监事在进行审查的过程中需要保持公开公正,客观真实地对待各方利益,满足利益相关者的要求。

(2)监事必须廉洁执法,在审查过程中保持清廉的节操。公正审查的前提是监事自身的道德品格必须符合廉洁的标准,也就是说,监事在整个的审查过程中,不得利用自己的身份、地位、影响力,或者是所掌握的相应情况,为自己或者企业谋取一定的利益。同时,监事不能主动或被动接受公司或者公司内被调查人员的礼金、物品等,尤其是国有企业的监事,必须做到“八项规定”的要求,杜绝一切奢靡之风。

(3)根据《公司法》规定,监事对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督,当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时,要求董事、高级管理人员予以纠正。如果造成企业的损失,可以让董事或高级管理人员进行赔偿。但如若董事或高级管理人员拒不纠正,可以对其提起诉讼。这也说明了监事在公正审查时所拥有的特权,必须以公司的整体利益作为保障基础,不得侵害公司利益。