销售与收款循环内部控制制度详解

为了加强对单位采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据«中华人民共和国会计法»和«内部会计控制规范»以及财政部颁布的«企业内部控制应用指引第6号——资金活动»和«企业内部控制应用指引第9号——销售业务»开展评审，具体内容如下:

9.2.1.1　岗位分工与授权批准

(1)单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

(2)单位应当分别设立办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)。单位不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

(3)有条件的单位应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定单位信用政策，监督各部门信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。

(4)单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。单位应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行岗位轮换。

(5)单位应当对销售与收款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。

(6)审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

(7)对于超过单位既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，单位应当进行集体决策，防止决策失误而造成严重损失。

(8)严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。

9.2.1.2　销售和发货控制

(1)单位对销售业务应当建立严格的预算管理制度，制定销售目标，确立销售管理责任制。

(2)单位应当建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。

(3)单位在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低账款回收中的风险。

(4)单位应当加强对赊销业务的管理，赊销业务应遵循规定的销售政策和信用政策。对符合赊销条件的客户，经审批人批准后方可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的赊销业务，应当实行集体决策审批。

(5)单位应当按照规定的程序办理销售和发货业务。

1)销售谈判。单位在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。销售谈判的全过程应有完整的书面记录。(www.xing528.com)

2)合同订立。单位应当授权有关人员与客户签订销售合同，签订合同应符合«中华人民共和国合同法»的规定。金额重大的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见。

3)合同审批。单位应当建立健全销售合同审批制度，审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。

4)组织销售。单位销售部门应按照经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单；同时，编制销售发票通知单，并经审批后下达给财会部门，由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票。编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离。

5)组织发货。发货部门应当对销售发货单据进行审核，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。

6)销货退回。单位应当建立销售退回管理制度。单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明，仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。

(6)单位应当在销售与发货各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。

9.2.1.3　收款控制

(1)单位应当按照«现金管理暂行条例»«支付结算办法»«内部会计控制规范——货币资金(试行)»等规定，及时办理销售收款业务。

(2)单位应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员应当避免接触销售现款。

(3)单位应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门应当负责应收账款的催收，财会部门应当督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

(4)单位应当按客户设置应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。单位对长期往来客户应当建立起完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。

(5)单位对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。单位发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理。

(6)单位注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

(7)单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。单位应当有专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。单位应制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度。

(8)单位应当定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。