如何在报表中设置表格尺寸和网格线？

王磊在UFO系统中设计“管理费用明细表”格式，定义单元计算公式并保存。

1.建立新报文件

以王磊的身份登录“企业应用平台”。执行【业务菜单】|【财务会计】|【UFO报表】命令，打开【UFO报表】窗口，执行【文件】|【新建】命令，建立一个空白报表文件并进入“格式”状态，如图8-1-2所示。

图8-1-2　报表格式设计窗口

2.设置表尺寸

执行【格式】|【表尺寸】命令，打开【表尺寸】对话框，如图8-1-2所示，录入“管理费用明细表”的总行数“8”、总列数“7”，单击【确认】按钮，出现8行7列的表格，如图8-1-3所示。

图8-1-3　设置表尺寸

设计表尺寸时要注意：①行数应该包括标题、表头、表体和表尾的所有行数。②报表尺寸设置完后，如果想增加报表的行或列数，可以通过“编辑”菜单中的“插入”或“追加”命令来实现；如果想减少行或列数，可以通过“编辑”菜单中的“删除”命令来实现。

3.定义行高和列宽

选中A1或A1：G1，执行【格式】|【行高】命令，在打开的“行高”对话框中输入“10”，如图8-1-4所示，单击“确认”按钮；同理设置B1：G8行高为“9”。选中A列，执行【格式】|【列宽】命令，在打开的“列宽”对话框中输入“30”，如图8-1-5所示；同理设置B列到G列各列列宽为“27”。

图8-1-4　设置行高

图8-1-5 设置列宽

同时，可以直接利用鼠标拖动行线或列线来调整行高和列宽。

4.画网格线

选中表体部分C1：G7，执行【格式】|【区域画线】命令，在打开的“区域画线”对话框中选择“网线”，并在“样式”下拉列表中选择线型，如图8-1-6所示，单击【确认】按钮，得到结果如图8-1-7所示。

图8-1-6　区域画线

图8-1-7　画线结果

但是如果明确不画线，将来在数据状态下表格中没有网格线。如果想删除表格线，则重复以上画线步骤，在对话框的“样式”列表中选择空线即可。

5.定义组合单元

根据放置数据的需要，选择A1：G1，执行【格式】|【组合单元】命令，在打开的“组合单元”对话框中单击“整体组合”，如图8-1-8所示，结果如图8-1-9所示。

图8-1-8　组合单元

图8-1-9　单元组合结果

组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。

6.输入固定项目的内容

根据表样，直接录入相关栏目中的文字项目，如图8-1-10所示。应注意的是，表头的编制单位及日期不能在这里输入，UFO报表系统一般均将其设置为关键字，以便用其直接快速在若干表页中查询到某一表页。

图8-1-10　输入表样内容

7.设置单元属性

选中A1单元，执行【格式】|【单元属性】命令，打开“单元格属性”对话框，如图8-1-11所示；单击【字体图案】选项卡，选择字体为“黑体”、字形为“普通”、字号为“20”、前景为黑色、背景为浅灰色，如图8-1-12所示；单击【对齐】选项卡，选择水平方向和垂直方向均为“居中”，如图8-1-13所示；还可单击【边框】选项卡给所选单元设置边框，此处为默认，如图8-1-14所示；最后单击【确定】按钮，看到设置结果如图8-1-15所示。同理，设置A2：G7区域字体为“宋体”、字形为“粗体”、字号为“14”，居中对齐，其余默认；B8和F8单元字体为“宋体”、字形为“普通”、字号为“14”，水平居右对齐，其余默认；C8和G8单元格单元类型为“字符”、字体为“宋体”、字形为“普通”、字号为“14”，水平居左对齐，其余默认。设置效果如图8-1-16所示。

图8-1-11　设置单元类型

图8-1-12　设置字体图案

图8-1-13　设置对齐方式

图8-1-14　设置边框

图8-1-15　A1单元属性设置效果

图8-1-16　单元属性设置效果

在上述操作中要注意两点：①新建的报表，所有单元的单元类型默认为数值型；②在格式状态下输入内容的单元均为表样型，这些数据对所有表页均有效。

8.定义关键字

设置“编制单位”和报表编制时间“年”“月”“日”为关键字。

（1）设置关键字。单击A2单元，执行【数据】|【关键字】|【设置】命令，打开【设置关键字】对话框，如图8-1-17所示；单击【确定】按钮设置“单位名称”为关键字；单击D2单元，按照上述方法分别设置“年”“月”“日”为关键字，效果如图8-1-18所示。

图8-1-17　打开【设置关键字】对话框(www.xing528.com)

图8-1-18　设置“年”“月”“日”关键字

如果想取消某个关键字，不能使用“删除”命令，而应执行【数据】|【关键字】|【取消】命令。

（2）调整关键字位置。执行【数据】|【关键字】|【偏移】命令，打开【定义关键字偏移】对话框，在“年”文本框中输入“-30”，在“日”文本框中输入“30”，如图8-1-19所示，然后单击【确定】按钮，可看到设置效果如图8-1-20所示。

图8-1-19　打开【定义关键字偏移】对话框

图8-1-20　关键字偏移设置效果

但要注意，关键字设置后，其水平位置可通过关键字“偏移”进行调整，偏移量为正数表示向右偏移，为负数表示向左偏移，为0表示位置不变；关键字在格式状态下设置，在数据状态下录入关键字的值；关键字“偏移”在格式状态和数据状态下均可设置。

9.录入单元公式

分析“管理费用明细表”中表体数据的来源，可以归纳为表8-1-2所示，审核人和制表人的姓名应为手工录入。故给表体内各单元设计单元公式。

表8-1-2　报表数据来源分析

（1）在格式状态下，单击B4单元，执行【数据】|【编辑公式】|【单元公式】命令或单击fx按钮，打开【定义公式】对话框，如图8-1-21所示；单击【函数向导】按钮，在打开的【函数向导】“函数分类”列表中单击“用友账务函数”，在“函数名”列表中单击“发生（FS）”，如图8-1-22所示；单击【下一步】按钮，打开【函数录入】对话框，如图8-1-23所示；单击【参照】按钮，打开函数参数设置对话框，如图8-1-24所示；在框中依次选择账套为“默认”、会计年度为“默认”，单击科目参照按钮，在弹出的【科目参照】列表中选择科目为“管理费用”，单击选中“部门”辅助项，如图8-1-25所示；单击【确定】后，在回到的函数参数设置对话框“部门”中选择录入“管理部”，选择期间为“月”、方向为“借”，其他默认，如图8-1-26所示；然后单击【确定】按钮，依次退出公式设置向导。设置好的公式单元格显示“公式单元”字样，如图8-1-27所示。

图8-1-21　打开定义公式对话框

图8-1-22　选择函数

图8-1-23　函数录入对话框

图8-1-24　函数参数录入对话框

图8-1-25　科目参照

图8-1-26　函数参数录入

图8-1-27　B4单元公式录入完成

在操作过程中要注意如下内容。

①单击某单元，按“=”键也可以打开【定义公式】对话框。

②账套号若选择默认，则系统根据默认账套取数，默认账套可使用【数据】菜单中的【账套初始】功能来指定。

③如希望报表中所取数字包括未记账凭证，则需选中“包含未记账凭证”。

④如要对已经设计好的单元公式进行修改或删除，只需在格式状态下选中需修改的单元格，双击即可进入单元公式编辑状态，进行修改删除，然后单击【确定】按钮即可。

（2）按照上述方法，依次录入B5、B6单元的计算公式，将B4单元的公式复制到B5、B6单元中，然后修改其部门代码分别为“02”“03”即可。如以B5单元为例，先双击B4单元，打开【公式定义】对话框，选定公式内容，按[CTRL+C]复制后，单击【确定】关闭该对话框；单击B5单元，按“=”键，打开【定义公式】对话框，按[CTRL+V]粘贴公式，修改公式中部门代码部分改为“02”，如图8-1-28所示。

图8-1-28　B5单元公式

（3）按照以上方法，录入其余所有单元计算公式见表8-1-3。包含所有公式的“管理费用明细表”格式显示如图8-1-29所示。

图8-1-29　包含公式的“管理费用明细表”

10.保存报表

将报表文件保存在桌面的“报表文件”文件夹。

执行【文件】|【保存】命令，在打开的【另存为】对话框内选择保存在“报表文件”，修改文件名为“管理费用明细表.REP”如图8-1-30所示，单击【另存为】按钮即可保存。

图8-1-30 【另存为】对话框

11.利用报表模板设计资产负债表并保存

（1）在【UFO报表】窗口，执行【文件】|【新建】命令，在建立的空白报表文件中，执行【格式】|【报表模板】命令，打开【报表模板】，如图8-1-31示。

（2）在【报表模板】对话框中，选择“您所在的行业”为“2007年新会计制度科目”、“财务报表”为“资产负债表”，后单击【确定】按钮，弹出系统提示如图8-1-32所示；单击【确定】按钮，系统显示根据模板设计的“资产负债表”格式，如图8-1-33所示。

图8-1-31　打开【报表模板】

图8-1-32　系统提示

图8-1-33　资产负债表格式

（3）检查关键字和单元公式，如有需要，可直接修改报表格式及公式。无误后，执行【文件】|【保存】命令，将其保存在桌面“报表文件”文件夹中，命名为“资产负债表”。