案例资料与操作技巧

1.录入业务1的记账凭证

业务一：1月1日，财务部人员购买办公用品，制单员李萍根据业务单据在系统中编制记账凭证。（本任务中为方便操作，所有记账凭证均由李萍录入。）

借：管理费用-办公费（财务部）　53

贷：库存现金　53

执行【业务菜单】|【财务会计】|【总账】|【凭证】|【填制凭证】命令，打开【填制凭证】窗口，如图3-3-2所示。单击增加按钮，增加一张空白凭证，进入新增凭证录入状态，依次录入时间、摘要、科目以及金额，最后点击保存。

图3-3-2　填制凭证

在录入业务1的记账凭证时应注意：①输入凭证分录的摘要时，如果事先定义过常用摘要，则可按F2或参照按钮输入常用摘要。②输入会计科目时，可以输入科目名称、科目代码或助记码，也可以按F2或参照按钮参照输入；会计科目必须是末级科目。③如果输入的末级会计科目系统中不存在，可以在【科目参照】对话框单击【编辑】按钮，打开【会计科目】窗口进行编辑增加，但操作员必须有科目管理的权限。④如果科目设置了辅助核算要求，则必须在系统弹出的【辅助项】录入对话框中录入辅助项目的内容。⑤如果要修改已输入的辅助项目内容，应将光标定位为辅助项目所对应的会计科目上，移动鼠标到辅助项处，当鼠标指针变为双击，系统显示辅助信息录入窗，直接修改即可。⑥如果会计科目设置了数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”“单价”。系统根据“数量×单价”自动计算出金额填入金额栏。⑦如果会计科目设置了外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式；如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。系统根据折算公式自动计算金额。⑧如果会计科目在“会计科目”中被指定为银行科目或设置了“银行账”的属性，则屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。⑨金额不能为0，红字金额以负数形式输入，可以先输入“-”号，再输数字，也可以输完数字再输入“-”号。⑩将光标定位于金额栏，按空格键可将金额在借贷方金额栏之间进行调整；可按“=”键取当前凭证借贷方金额之差到当前光标位置。如果想放弃当前未完成的分录的输入，可按【删分】按钮或【Ctrl+D】键删除当前分录即可。如果想插入一条分录，可按【插分】按钮或【Ctrl+I】键在当前分录前插入一条空白记录。

2.凭证修改(www.xing528.com)

未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。凭证一旦保存，凭证编号、凭证类型和凭证期间不能修改。若要修改凭证下方显示的辅助项信息，先将光标定位于会计科目，然后移动鼠标指针到修改的辅助项处，待指针变化时，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改。

3.凭证作废及删除

（1）李萍发现转字1号凭证属于重复编制的记账凭证，决定将其作废并彻底删除。登录应用平台，执行【业务菜单】|【财务会计】|【总账】|【凭证】|【填制凭证】命令，打开【填制凭证】窗口，查询到转字1号凭证，执行【制单】|【作废/回复】命令，系统为凭证打上“作废”标志，如图3-3-3所示。

图3-3-3　打上“作废”标志的凭证

凭证的作废或删除需要做到以下要求：①打上“作废”标记的记账凭证可再次执行【作废/恢复】命令恢复为正常凭证。②作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。③作废凭证不能修改，不能审核。④在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。⑤账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

（2）执行【制单】|【整理凭证】命令，打开【作废凭证表】，双击“删除”栏或单击【全选】按钮后单击【确定】按钮，弹出【提示】对话框，选择凭证重新排号的依据为“按凭证号重排”，单击【是】按钮，系统会删除作废凭证并对其余凭证重新整理排号。

凭证整理只能针对本月未记账凭证进行，如果想对已记账凭证作凭证整理，需先到“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

若由于手工编制凭证号而造成凭证断号，也可通过此功能进行整理，方法是选择完凭证号重排方式之后不选作废凭证，直接按【是】按钮即可。