如何改善例会效果：反思与探讨

所谓例会，就是例行的会议。所谓例行，就是不会轻易中断或者破例。譬如一个公司或者一个部门每周的工作周会，就属于例会。

规范的公司总是能够很好地利用例会，解决问题，布置工作，执行计划，推进目标，从而达成年度经营指标。

然而，我们也常常会发现，部分公司的各级例会，总是出现稀稀拉拉的乱象，甚至到了快要开不下去的境地。为什么你的例会开不起来？原因不外乎以下几点。

会议的组织者无德无能

如果会议的组织者无德无能，而大家又不愿意指出来，或者上层没有及时发现并进行更换，则参会人员的积极性会受到严重的挫伤。这样的会议过程和结果可想而知。

会议中“水货”太多“干货”太少

如果大家在会上，都避实就虚，避重就轻，避难就易，避近就远，各种“水货”或者没有太多价值的东西会充斥会议，一场又一场会议下来，没有什么“干货”可言，从而流于形式。这样的例会，自然而然就慢慢没有了效果。

会议氛围出现了偏差

譬如有的企业，往往流行形式上的“整风”，美其名曰倡导“企业文化”的正能量。这本没有什么错，错就错在执行和理解的人出现了偏差，把员工正常的反映问题当成了传播负能量，给员工之间正常的争论“扣帽子”。他们往往不愿意或者说没有能力实事求是地直面问题和解决问题，从而导致会议甚至工作氛围出现偏差。如果大家都有口无心地在公司例会上随意应付几句，或者违心地高唱赞歌，这样的例会自然不能走心。

问题老生常谈得不到解决

例会作用之一就是发现问题，推进解决问题。试想，如果一系列老生常谈的问题得不到解决，久而久之，员工就不愿意再提类似重复的问题。员工不提问题，并不意味着问题不存在或者已经解决，它只代表了大家的失望。问题不怕多，就怕不挪窝！推动并解决它，就会把例会的风气扭转过来。(www.xing528.com)

没有后备队伍可以替代参会

尽管是例会，由于各种原因也偶尔会出现这个出差那个不在的特殊情况。遇到这样的情况，要想等齐一桌人再开会，当然是不可行的。比较好的做法是，不能按时出席例会的人，包括CEO或者VP，必须提前给会议组织者报备，并安排一名后备人员全权代表他参与会议。

注意，这名后备人员来代替你开会，并不是为了凑人数，他必须对你所辖的主要工作情况十分了解，并能代表你提出问题或者解决通常的问题。如果那些不重视后备队伍建设，甚至把各种权力和信息、资源牢牢掌握在自己手上的人越多，则因为他们不能参会，导致例会开不起来，一点都不意外。

一味自上而下，缺少自下而上

所谓自上而下，例会也一样，一旦没有最大的领导参加，这会就开不起来。其实，我们通常的例会，不见得都需要大领导来表态和拍板，部门之间，小组之间，需要同步的信息很多，需要讨论的内容不少，如果一个企业平日里做好了相应的分工和授权，哪里还需要事无巨细，都等着自上而下的指令呢？相反，常规的例会，完全可以自下而上地组织和推进，我曾经见过许多优秀的公司，其例会就是由一个训练有素的部门的小助理即可组织召开。

我思我见

上述情形，你的企业占了几条？你准备如何改进？造成那样的原因应该值得深思！

老银希望能够让你全面掌握会议组织和召开的一些技巧。无论你是部门负责人，还是普通一员，好的会议无疑能够推动问题快速解决，而差的会议无疑将让人十分反感。

几个小技巧：会议时间提前通知，会议议题适当展示，会场纪律大家遵守，你只负责开个好头，言之有理拒绝空谈，总结归纳统一步调，通过纪要跟踪结果。