在互联网时代的企业里,部门总监每天要处理的电子邮件可谓不少。如何及时、专业、职业、得体、正确地回复邮件,其实这并不是每个部门总监都能掌握的工作技巧。以下,是部门总监经常会遇到的电子邮件往来的几种类型,大家可以参考如下方略予以回复。
部门周报类别的邮件
这是部门长最常见的邮件类型。部门同人通过统一的部门邮件群组发送例行的每周工作周报。
作为一部之长,必须回复员工的工作周报,以示尊重和掌控了解部门的工作进展。建议不要简单回复“收到”“知悉”之类,毕竟部门总监的管理半径,就在部门之内。对于部门周报,必须重视!回复与否,回复的方式,可以轻松将你的重视程度表露无遗。
下级请示类别的邮件
下级请示上级,意味着需要从部门总监那里寻求支持或者获得帮助,以及决策。作为部门长,这种邮件必须回复!并且明确表明态度!
对于下级邮件不太成熟的方案或者建议,如果部门总监需要修订或者指示,邮件的文字描写必须遵循SMART原则,甚至部门总监可以视其需要,组织专门会议予以解决。
如果部门总监忽略、漠视,甚至不回应下级的请示类别邮件,则是懒政!更是无能!这种情况下,部下应该根据“上级不要越级指挥,但可以越级检查;下级不要越级报告,但可以越级申述”的原则,对你的部门总监进行投诉。不要害怕被打击报复,因为这样懒政的领导,跟他唯唯诺诺一辈子,也不会有什么好成就。
下级知会类别的邮件
下级知会类邮件,部门总监只需要从里面找两个部分,予以回复即可。
好的部分——可以点赞、表扬,甚至嘉奖;坏的部分——可以提醒、批评,甚至处罚。
分成两部分来看待和回复下级的知会类邮件,一是因为部门总监必须公正客观地看待问题,好就是好,不好的就要改正;二是下级的邮件里,可能本身就存在“好”和“不好”两部分。因此,部门总监要善于识别,区分对待和回应。否则,部分下级在知会类邮件中,就会存在侥幸心理或者浑水摸鱼。
同级沟通类别的邮件
这一类邮件,常见于跨部门之间的沟通。因此,部门总监在回复这一类邮件时,需要注意以下几点即可。
1.正式:你的邮件代表部门态度,因此用语需要十分严谨。
2.关联:你的邮件需要同步安排(抄送)给部门内关联的下级。
3.宣贯:部门之间同步重要信息,部门总监视其需要可组会在部门内宣贯传达。
4.闭环:你需要及时将跨部门之间沟通的结果反馈给同级部门总监,以形成“闭环”。
同级知会类别的邮件(www.xing528.com)
这一类邮件,也常见于跨部门之间的信息同步。
与“同级沟通类别的邮件”不同,该类邮件可以不予正式回复(非邮件的收件人,或者并列多个收件人,可以不回复)。但是,部门总监不回复邮件,并不代表着你就不需要采取进一步动作——你需要将部门之间的重要资讯,及时分享给部门内其他同人。否则,这个同级知会类邮件,就没有什么意义和价值。
有的部门长不太重视“进一步动作”,有意无意地将自己变成信息瓶颈,不知不觉中将跨部门之间的重要知会信息,封锁屏蔽在自己的脑子里,从而人为地造成部门之间信息的不对称、不同步,给部门之间的正常合作制造障碍或者造成效率低下。故而对于这类邮件,一个负责任的部门总监,将不可不察也。
上级指示类别的邮件
对于来自上级的指示类邮件,必须立即回复!否则,部门总监就有轻慢之责!
如果理解并完全无异议,就要立即组织实施,并将实施结果按时回复报告上级,以形成邮件的“闭环”;如果不能准确理解,或者认识有偏差,要立即正式地问询上级,提出自己的认识和见解,并用十分准确的语言告知上级下一步具体的方案,等待上级重新优化方案,或是自己的提案等待上级决策。不得模棱两可!不得阳奉阴违!不得选择性接受!
上级问询类别的邮件
对于上级问询类的邮件,必须立即回复!既然是上级问询下级,则是因为下级在某些方面专业能力要胜于上级。因此,回复该类邮件,必须注意专业性。
此外,部门总监可以根据问询事宜的不同,先采用邮件回复,后跟进具体报告的补充形式。
一般情况下,对于二次回复均不能满足上级问询的邮件,建议不再采用邮件的方式。因为你们之间对于问询问题的理解估计是不在一个频道上。这时应该采用面对面或电话沟通等更加直接的沟通方式,而不应固守邮件形式。
全员通知类别的邮件
比如节假日放假通知邮件,比如公司行政制度类通知邮件,比如公司获奖类通知邮件等。这类邮件,原则上不需要回复。同理,不回复,并不意味着部门总监可以不行动——可以根据放假通知做好部门内务安排,可以根据行政通知做好公司精神传达,可以根据公司荣誉给员工打“鸡血”……
全员分享类别的邮件
部分富有互联网精神的企业,比较注重信息的分享,以及学习型组织的打造。对于这一类分享型邮件,部门总监不需要回复,可以视其重要性和部门职责的关联性,组织进行部门内学习和分享即可。
我思我见
讲一个不是笑话的笑话,老银曾见过一家企业,CEO非常不愿意处理堆积成山的电子邮件,甚至还要求人力资源部颁布了一个特别的邮件管理规定,以防止那些不必要的邮件去打扰他。与此同时,很多本应该收到邮件的部门负责人,却收不到多少电子邮件,从而经常处于信息真空状态。也就是说,一个忙得要死,一个闲得要疯。原因何在?
我想不外乎以下原因,CEO不懂授权,事必躬亲,因此公司所有人都事无巨细地等他拍板和发号施令;没有养成及时处理邮件的习惯,导致事务和问题越积越多;问题比较复杂,一时找不到合适的回复意见;没有合理分工,员工不知道找谁,因此只有找CEO;没有行之有效的流程制度,导致了邮件满天飞或者绕着圈圈转,问题依然存在,进度停滞不前。
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