各单位因公出国按照国家和学校外事管理规定，实行计划审批管理。因公临时出国（境）经费全部纳入预算管理，支出事项由各单位申请，学校外事部门和财务部门共同审批。其中，外事部门主要负责出国计划、任务和支持内容审核；财务部门主要负责支出标准审核和财务核算管理；各单位按照本办法规定编报计划和预算，并对计划、预算的真实性、合理性负责，保障经费使用效益。在国（境）外组织专项活动、学生等特殊人员出国费用等，都需事先列入预算，依次报经学校外事部门和财务部门批准，未列入预算的部分严禁支出。
按传统办事流程，出国人员需先在外事部门办理任务批件、政审批件、编制出国预算表，国际差旅费借款和报销单据也需要外事部门的实现审核、盖章。在财务部门办理借款或报销时，需要对上述材料以及所有支出凭证、支付记录等内容进行审核。由于一校三区的办学模式造成了不同部门、学院不在同一校区设立的情况，或是相关办事人员各校区流动办公的现象，为师生出国（境）经费报销增加了难度。为实现财务共享服务、简化办事流程，2018年12月N大学外事部门基于“在线服务大厅”平台开发了出国（境）申请流程。有因公出国（境）需求的师生通过用户名和密码登陆后在线填写出访类别、出访国家、出访内容、邀请函信息、参加活动内容、出访经费、预计支出等内容，完成经费预算表和外汇借用申请的编制。回国后在线填写回国总结，包括相关的任务基本信息、日程安排、预算完成情况等内容，由于不可抗力因素造成的修改需填写相关注明后再做修改。外事部门在线审批通过后，有关数据会及时传递至财务处报销系统，有系统对出国预算执行情况进行监控，真正实现了数据共享服务，大幅降低了人工审核的出错率、减少了师生折返于不同部门的次数，提高了工作效率。(www.xing528.com)
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