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如何充分准备沟通?——工作效率提升指南

时间:2023-06-13 理论教育 版权反馈
【摘要】:张跃知道上司有一个习惯,就是下属在请示问题的时候,他常常不会很明确地说出自己的看法,所以张跃事前做了充分的准备工作。但张跃承诺今天下午之前答复客户的要求。提升工作效率指南不打无准备之仗,沟通前做足准备,才能让沟通达到预期目的。

如何充分准备沟通?——工作效率提升指南

工作中,我们常常会向领导请教一些问题,这其中有些是我们难以解决的工作难题,有些是我们不敢擅作主张的“大事”,但是无论遇到什么情况,都不要在未准备之前就匆忙去和领导沟通。

当你向领导请示“这件事该如何处理”时,领导可能会反问你:“你觉得怎样解决才是最好的呢?”如果没有任何准备,你可能会不知所措,无法回答,或者支支吾吾、毫无逻辑。这样做就等于告诉领导,你没有进行思考和准备,缺乏独立工作的能力。对于一个职场中人来说,这种不负责任的态度是要不得的。

所以,向领导请教之前,一定要好好思考和准备一番,以便在领导提出问题时能够从容不迫地回答。这对树立你在领导心目中的良好形象会起到积极的作用,更容易使你得到领导的认可。

张跃在一家电器公司当工程师,那天他将客户的要求汇报给了领导。张跃知道上司有一个习惯,就是下属在请示问题的时候,他常常不会很明确地说出自己的看法,所以张跃事前做了充分的准备工作。张跃找到领导之后说:“客户要求我们上门维修,我已经去过了,其实不是我们产品的责任。但是客户硬是要求我们赔偿,我说先回来和您商量一下,再给他答复。”

上司听了之后只是点了点头,说知道了,并没有做出明确答复。但张跃承诺今天下午之前答复客户的要求。于是他继续说:“我们是免费上门维修,还是收费?”

上司看着他问:“我们能修好吗?”

张跃说:“能!目前是费用问题,修还要收费吗?”

上司无所谓地说:“那你就去修吧!”

这个答案并非张跃想要的。因为关于上门维修所需要的材料,如果不在免费服务范围之内,客户又不愿意承担费用的话,就意味着自己要付费。思前想后,张跃只好对领导说:“我现在想知道,这个维修是否在我们的制度规定之内?”

领导说:“在。”

张跃继续问:“如果在,属于哪个范畴?费用自理,还是免费?”

领导说:“免费。”

张跃再接着问:“如果免费为他们维修,所需要的器材是公司出吧?”(www.xing528.com)

领导说:“你先垫付,回来后凭发票报销。”

于是张跃把和领导谈话的内容记录在本子上,然后递给领导说:“请您核对一下,看看还有哪些要求?”

上司点头说“没问题”之后,张跃踏踏实实地去工作了。

有些领导,他们交代工作时内容模糊、目标不明确,一旦你去做了,领导又会责怪你错误地领会他的意图。对于这样的领导,在接受任务时,一定要详细询问其具体要求,就像张跃这样,在完成时间、人员落实、质量标准、资金数量等方面均做到尽可能的明确。

英特尔总裁安迪·葛洛夫说:“我们沟通的好坏,不是决定于我们叙述得有多好,而是被了解得有多好。”沟通之前,你最好对上司的特点“门儿清”,上司类型不同,就要采取不同的“进攻”策略,这样才能有的放矢。在做沟通前的准备时,我们还要注意下面几点:

1.不要有恐惧心理。做什么事情心态是根基。有些员工看到上司就底气不足,需要和领导沟通的事情能躲就躲,说起话来磕磕巴巴;上司找自己谈话,第一反应是“我是不是犯错了”,于是忐忑不安……这样的“惧上症”并不少见。

因此,在职场中,保持一颗平常心是非常重要的,在接触领导时,既要尊重他们的职位,又要把他们当作同事,放松心情,克服自己的“惧上症”心理就不会是一件困难的事情。同时,自信也是很重要的,包括对自己的学识、才华和能力的自信,对领导信任的自信。此外,不要害怕在上司那里“碰钉子”。有时,即使遭遇领导的批评,也多数是出于全局的考虑,不要把这些话放在心里,更不要以为上司故意刁难自己。

2.尽可能全面考虑问题,多想几种可能性,以应对领导有可能提出的问题;如果有必要的话,应根据沟通的内容和要求,结合工作实际,多拟订几条备选方案,供领导遴选采纳,充分发挥参谋助手作用。

3.沟通要选对时机,不要拿“热脸”贴“冷屁股”。一位出色的员工要“眼观六路,耳听八方”,要善于观察上司的动态。如果是芝麻绿豆大的琐事,最好不要在上司忙得四脚朝天的时候去打扰他。有句老话叫“失意人前,不说得意事”,人总是需要感情共鸣的,如果你的上司遇到了什么挫折或打击,你最好不要讲你买彩票中奖的事情。你还要注意选择说话场合,比如在庄重的场合,说话不能太随便,在喜庆场合,说话就得欢快一些。

提升工作效率指南

不打无准备之仗,沟通前做足准备,才能让沟通达到预期目的。

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