餐饮采供管理是指通过对餐饮原料的采购、验收、储存、发放等环节进行有效的计划与控制，为厨房等加工部门及时提供保质保量的原料供给，并使采购价格和费用最经济合理。
（一）采购管理
1.采购管理的内容
（1）编制采购计划。
（2）选派采购人员。
（3）选择供货单位。
（4）制定采购规格书。
（5）建立标准的采购程序。
（6）实行定额采购。
（7）获得理想采购价格。
（8）建立监控体系。
2.编制采购计划
采购计划以书面形式规定了原料采购的项目、规格、单位、数量、质量要求等。采购计划的内容包括：
（1）采购的基本要求。
（2）采购的数量。
（3）规定采购频率、批量、计划采购时间。
（4）确定最佳的供货渠道与供货商。
（5）确定理想的采购价格。
（6）核算本期采购的资金占用量。
（7）明确特殊的运输要求。
3.订货量的确定
正确执行食品、包装、营运物料的订货工作是餐厅正常营运的必备因素。无论货物订得过多或者过少，均会对餐厅造成负面的影响。订货过多，不仅会造成不必要的浪费，还可能会因为原料过期或者冷冻库、冷藏库或干货储藏室存货过多，造成资金的积压。另外，也会对货物的先进先出、盘点造成一定的影响。订货过少，既会增加餐厅的调拨频率，又会增加时间成本、人力成本、行政作业成本。另外，也可能会因调拨过程中的运送状态而导致原料的品质下降或因为断货造成顾客满意度的下降。
餐饮行业普遍采用的订货方式是补齐式订货，公式为：
营业需求量－存货量＝订货量
（1）影响订货量的相关概念
① 进货周期：相同物料本次订货的进货日与下次进货日中间所间隔的时间。
② 相隔时间：相同物料订货日与进货日之间的时间。餐厅虽然下订单了，但配送中心在处理订单时，某些物料需要向厂商采购，而采购的物料又需经过半成品的加工，送货前还要进行理货、装车、运输等操作，所以物料不能及时地被送达餐厅，中间会有几天的间隔时间。因此，在考虑订货量时，就必须把这段时间的需求计算在订货量内。
③ 解冻量：某些需要解冻的物料被送到餐厅后，不能立刻使用，需要经过相应时间的解冻之后，方可使用。为了不使餐厅断货，则需将进货日和相应解冻时间所需要的解冻量加在本次订货周期内。冷藏货品不需要解冻，解冻量只针对解冻货品。
④ 安全存量：安全存量是为了避免因营业额及产品销售百分比的波动而造成餐厅断货所设定的预防措施。各餐厅应该按照不同的物料合理地设置不同的安全存量。
⑤ 订货周期营业额：
订货周期的营业额＝相隔时间的营业额＋进货周期的营业额＋安全存量的营业额＋解冻量的营业额
⑥ 千元用量：每1000元营业额所需使用原料的单品数量（以包装的规格为单位）。其计算公式为：
千元用量＝（原料的实际使用量÷包装规格）÷营业净收入×1000
⑦ 存货量：存货量是包含现在存在于餐厅干仓、冷冻库、冷藏库及工作台冰箱内的物料数量。如果上次订货尚未进餐厅的物料（未进货量）安排在本次订货之后，则要减去未进货量。
（2）预估营业额
预估进货周期及相隔时间内每天的营业额。在预估营业额时要注意的事项如下：
① 参考前三周的营业额。
② 参考去年同期是否有相同的趋势形态。
③ 参考上月同期是否有相同的趋势形态。
④ 参考当月营业额预估。
⑤ 预估营业额应以千元为单位。
⑥ 季节改变或天气变化影响营业额的变化。
⑦ 节假日：考虑假日的天数与假日发生的时间。
⑧ 饭店营销与社区的活动。
⑨ 新产品的推出及伴随的企划广告。
（3）计算订货期营业额
只有需要进行解冻的货物才需考虑是否需要给予解冻量的营业额。当完成订货周期的营业额预估时，要与餐饮部经理沟通并取得其同意。
（4）预估千元用量
获取上一周千元用量的两种方法如下：
① 获取上一周千元用量的平均值。
② 利用千元用量公式进行计算。
千元用量调整时，需注意在用上述方法时，上一周的千元用量因为活动等变化，不能代表接下来一周的千元用量。因此，需要适当调整。
千元用量的调整：
① 湿货因原料保存期限较短，对千元用量的敏感度特别强，故建议每周调整一次。
② 冷冻、解冻货、干货因变化及影响性较小，故可以每月调整一次。如有需要，应按实际情况做必要的调整。解冻货有时也会因为用量较大，变化趋势较大，此时建议每周调整一次。
（5）计算安全存量的营业额
① 冷冻及干货建议以周一至周五平均单日营业额为安全存量。
② 湿货建议用周一至周五平均1/2日营业额为安全存量。
（6）计算预估需求量
各原料预估需求量是以订货周期的预估营业额乘以该原料的千元用量得到的。
（7）计算订货量
填入昨日盘存的存货量和未进货量，计算存货量。
订货量＝预估需求量－未进货量－期末存货
4.采购人员的标准
（1）品行端正，诚实可靠，廉洁奉公，吃苦耐劳。
（2）反应灵敏、精打细算，具有服务意识、市场观念和经济头脑。(www.xing528.com)
（3）了解市场行情，懂得餐饮业务，熟悉原料知识，掌握供货信息。
（4）熟悉财务制度，坚持财务制度。
5.选择理想的供应商
（1）供货商的资信。供货单位有一定的可靠性，拥有食品原料经营资格和信誉，供应商的法人资格与信誉度是影响饭店采购安全与稳定的重要因素。
（2）供应商的供货能力和价格。一般饭店应该选择供货能力强、中间环节少、能够持续及时供货的供应商，尤其是可以保证供应紧缺产品和高规格产品的供应商。除此之外，供货价格是影响饭店成本与经济效益的重要因素，也是供应商选取的重要标准。
（3）供应商的售后服务。售后服务主要指对所供应食品原料的包装、运输、交货方式与地点、送货提交和市场信息的提供等。如交通运输便利、送货上门、供应地点近的供应商总是被饭店青睐，如此有利于食品原料的交付与接收，节省运费和时间，并可以大大降低食品原料的变质概率，减少成本开支，提高经济收益。
6.制定采购规格书
采购规格书主要包括采购食材的名称、用途、详细的规格说明（包括产地、商标名称、等级、净料率、规格、品种、比重、样式、类型等）、检验程序、特殊要求（如肉类需要用保鲜袋包装）等。食品原料采购规格书如表7-1所示。
表7-1 食品原料采购规格书
7.制定食品原料采购程序
餐饮部门根据经营需求与库存盘点情况确定采购食材种类、规格、数量等并开具请购单由餐饮部经理、行政主厨签字确认；向仓库提交订购申请（请购单）；仓库根据请购单填写订购单并提交采购部、财务部、验收部；采购部门根据订购单联系供货单位发货；供货单位根据订购单发货并根据发货实际情况制供货单；供货单位送达货品请仓库验收部门验收，并同时提交供货单与发票；验收部门根据订购单、供货单以及其他相关票据，验收货品数量、质量、规格等，验收合格后入库；验收部向采购部门开具入库凭证并签字盖章；采购部在验收合格后在发票上签字，并将签字的发票提交财务部门；财务部根据发票向供货单位支付货款。餐饮部门向仓库提交有主管领导签字的领料单，领取所需食品用料。具体流程如图7-1所示。
图7-1 原料采购程序
8.获得理想的采购价格
获取理想价格的手段和途径有以下几种：
（1）充分利用企业形象资本。
（2）集中批量订货。
（3）注意信息的采集和分析，选择采购时机。
（4）建立长期的购销合同。
（5）减少中间商，直接进货。
（6）选择适当的支付方式。
（7）与供货商谈判，用技巧压低报价。
（8）组建购买集团或采购中心。
（9）寻找合适的替代品。
9.建立监控系统
为了有效管理饭店的食品原料采购工作，应完善采购规范，建立完善的奖惩制度，实施部门之间的制约机制和员工监督机制。针对食品原料的价格，饭店相关管理者，尤其是餐饮部、财务部，必须及时掌握市场信息，以防问题的发生。
（二）采购验收
1.验收人员要求
（1）餐饮食品知识丰富。
（2）验收人员应对订货单进行数量盘点和质量检验。
（3）制定培训计划，对所有验收人员进行培训。
（4）若无专职验收人员，兼职验收人员最好从仓管、物控人员、财会人员、厨工中挑选。
2.验收流程
（1）检查进货。根据订购单或订购记录检查进货。首先验收员根据订购单核验原料品种、跟随发票，核查票据上所载明的原料品种、规格、单价、数量、金额、时间、供应商、印戳等是否与订购单的要求相符。其次，验收人员还应该核对随同食品原料一起交付的运输、提货等必需的票据，如提货单、发货单、装箱单、准运证、合格证书等是否齐全。
（2）检查质量和数量。根据送货单、订购单、采购规格书对送达的食品原料的数量、质量进行检查。
① 凡可数的物品，必须逐件清点，记录正确的数量。
② 对照原料验收（规格）标准，检验原料质量是否符合要求。
③ 抽样检查装箱、桶装原料，检查是否足量、质量是否符合要求。
④ 发现原料重量不足或重量不符需要退货时，应填写原料退货单，经送货人签字确认后，将退货单随同票据副页退回供货单位。
（3）受理货物单据
当送货的票据、物品都验收后，验收人员与运输人员要在供货单上签字，并填写验收单，以表示已收到了这批货物。发现质量、数量不符合验收要求的应拒绝签收，并办理退回手续，开具退货单，验收员和送货人共同签字后，退货单随同原料退回供货单位。如果属于自提、代运的，应根据验收记录做验收异议处理，将这类原料妥善保管，加封条封存，留待供货方来人或以其他方式协商处理。
（4）原料入库分流
原料验收完毕，需要入库进行保存，要标示进货日期、名称、重量等，及时送仓库保存。保管员分类入库保管或冷藏保管，部分鲜活原料可直接送各餐厅厨房。入库物料要及时填写双联标签，注明进货日期、名称、重量、单价及保质期等。
（5）填写验收日报表
验收员在对食品原料进行验收的过程中，除了在发票上签字，大多应该根据饭店的规定填写验收记录表、验收单（收货凭证）、验收报表、验收异议报告、验收汇总表、双联货品标签卡、退货通知单等。
（三）食品原料储存
饭店食品原料仓库分为干藏、冷藏与冷冻贮藏。干藏仓库用于不需要低温保鲜的干货类食品原料的储藏。冷冻与冷藏仓库用于储存冷冻原料与冷藏鲜活类食品原料。食品原料储存管理需要注意下面几个方面。
1.仓库要求
食品库房是食品原材料储藏之所。理想的仓库位置应该介于原料进货验收处与厨房之间。仓库要保证必要的面积，保持理想的温度、湿度和照明。贮存食品原料的场所、设备应当保持清洁，禁止存放有毒、有害物品及个人生活物品，
2.入库检查
所有入库原料应注明进货日期、数量。专人管理，负责对入库食品进行感官检查、索取证明，凡是腐败变质、生虫、发霉、与单据不符、肉食品无加盖卫生检疫合格章的，或有其他可疑迹象的食品不能入库。
3.科学摆放
食品贮藏要按种类分库存放、隔墙离地分类上架、定位挂牌。一般设主食库、副食库、干货库、调料库、酒水库和冷藏库。摆放的时候要将主食和副食分开，肉食和蔬菜分开，蔬菜和干菜分开，生食品、半成品和熟食品分开，切忌混放和乱放，以防交叉污染。对食品存放要求食品应分类、分架存放，离地面25 cm以上，距离墙面10 cm以上。同时为了保证每一种原料都有固定的位置，应做到以下三点：第一，区域定位摆放，合理规划不同种类食材的摆放区。第二，编号入座，把食品原料按照一定标准统一编号，标明所在仓库号、货架号、层号、位置号，使其与账页上标号一致。第三，立牌立卡，对定位编号的原料立料牌和卡片。在料牌上写明原料的名称、编号、入库时间，并用不同颜色加以区分。而卡片则主要记录原料进出数量和结存数量。
4.安全卫生
由专人负责杀虫灭鼠，经常进行卫生检查。库内必须设有防杀老鼠、苍蝇、蟑螂、蚂蚁等有害动物和昆虫的设备和设施，仓库内设置水泥地面，门窗应有纱窗、纱门，干燥通风，以消除有害生物的滋生条件。安全方面，仓库通常用专用锁系统，仓库保管员要及时上锁，限制人员进出。
（四）餐饮原料发放
加强餐饮原料发放管理的目的，一是保证厨房生产，二是控制厨房用料，三是正确记录厨房用料成本。为此，餐饮原料发放时应遵循以下原则。
1.定时发放
为保证仓库管理人员有充分的时间整理和检查仓库，仓库规定了原料发放的时间，即在固定的时间内可以申领到生产用料，而非任何时间都可以申领。厨房管理人员应树立计划用料意识，根据市场预测尽早制定申领计划。
2.凭单发放
食品原料发放应履行必要的手续，坚持凭用料领用单发放。领料单是厨房领料和仓库发料的凭证，由厨房人员填写，厨师长或固定有权审批的人员核准签字后方可送仓库领料。仓库管理员凭单发料后应在领料单上签字。领料单一式四联，一联仓库留存，一联交厨房，其他两联交财务部和原料成本核算员。
3.先进先出
食品原料发放应做到先入库的原料先发放使用，以保证食品原料在保质期内使用。已经变质的原料不发货。发料尽量做到及时、准确。
4.准确记录用料情况
饭店厨房经常需要提前准备数日以后所需的用料，不一定在领料当日使用，因此不需在用料领用单上注明该用料消耗日期以便将该用料的价值计入其使用当日的食品成本之中。餐厅、酒吧、厨房各部门之间的用料调拨流转是非常普遍的现象，为了使各自成本核算达到应有的准确性，这些调拨原料的部门应使用原料调拨单，以记录所有的调拨往来，准确反映各部门的营业状况。
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