信息资源利用的管理机制与效果优化

要有效把握并全面实现精益生产的效果，就要充分利用企业的信息资源，因此就必须建立起健全的信息管理体系。这个信息管理体系必须涵盖公司创造价值的，整个生产流程中的各种生产要素与所有生产环节，只有把生产信息从头至尾联结成一条完整的信息链（信息流），并对生产效率与物料流动不断变化的现状进行系统分析与研判，才能从中发现价值创造运行的正常与否，从而为优化流程、提高生产资源利用效率进行正确决策提供真实、准确而可靠的参考依据。

那么，要让信息管理体系发挥期望的积极作用，具体有哪些方面的要求呢？

（一）对信息要实行分段、按职管理

企业需要什么信息？从管理的角度要求，企业需要能够了解到资源投入以后所产出成果的进度（效率）、质量（效果）、成本（效益）、员工贡献（绩效）等等这些方面的信息。而这些信息都是通过流程的变化，在公司的各个职能工作环节反映出来的，它们分别包含在营销、采购、仓储、技术、设备、生产、质量、财务以及人力资源等职能工作的各个环节与方面。因此，这些信息都必须由相应的职能部门，对各自的工作从计划执行的进展到结果形成的产出状况，都要以连续的，以天（也可根据需要以小时、分钟）为统计单位的数据形式反映出来。只要把公司整个生产（价值创造）流程中所涉及的，各种职能工作从资源投入到结果产出的进展变化情况，用数据及时、真实、准确、全面地按职能、分段进行记录与汇总，再把这些各自独立的职能工作的数据信息加以链接与整合对比，就能使公司整个生产制造（价值创造）计划执行中的进度、效率、质量（效果）与成本（效益），以及各职能工作的价值贡献状态都真实、客观地反映出来。为对下步的工作部署，以及对员工的绩效贡献都做出及时、客观、必要而正确的决策与评价，提供可靠的参考依据。

对此，我们经常用来忠告企业老板的一条建议是，不要只看一张财务报表，当你从财务报表中发现问题的时候就已经晚了。因此，必须每天关注前面提到的，代表那九个不同职能工作的进展与结果产出，通过相应的九张统计报表所反映出来的情况，再将这些数据进行链接与汇总后，就不难发现在这些数据相互的链接中，有没有发生不协调、不平衡的异常情况。并从这些数据链接的异常情况中推断出，有什么问题已经或者可能会发生，从而进行及时而必要的处理。这样就不会给你带来让你措手不及的后果。而且，对生产流程（价值创造）过程中的各种资源条件所发生的，数据变化中发现的问题，一般都不会马上就造成很严重的后果。就算已经有了一些问题，只要进行及时而恰当的处理，其需要为问题支付的代价一般都会很有限。但这需要由各个相关的职能部门，以对结果负责任的态度，各自承担起及时、真实、准确、全面收集这些资源投入与绩效结果产出数据信息的责任时，才能全面形成有效预防与避免各种问题发生，以及可能造成资源成本损失的管理机制与效果。

（二）明确信息收集事项，落实信息收集责任

只有及时、真实、准确而全面地掌握公司整体运营（价值创造）的效率、质量与成本变化的实况数据信息，才能依照期望价值的创造要求，来正确判断公司各种资源投入与管理努力是否已经落实、有效，是企业管理对信息管理体系作用的基本要求。更是管理层对下步工作进行正确决策与条件创造努力的必要参考依据。

因此，必须要求公司的营销、采购、仓储、技术、设备、生产、质量、财务、人力资源等职能内容，都应根据各自职能须对其工作结果负责出发，将各自经手的资源（包括财力、物力和人力资源）投入后，所创造价值（工作结果实现）的效率、效果与效益等情况以数据形式，及时、真实、准确而全面地进行统计与分析，并将其反馈给相关部门和自己的分管领导，为他们做新的工作改进决策与执行的协调管理提供参考依据。

那么，运用信息资源为接下来的价值创造工作进行及时、必要而正确的决策，对那些反映资源投入与结果产出的数据信息，多少时间为周期统计汇总一次为好呢？现实中有的企业是一周一次，有的甚至是一月才做一次数据统计，向领导提交的统计报表也只有一个月一次。他们这样做的理由是要缩短统计周期时间来不及。对此我们不禁要问：如果在公司的生产价值创造过程有问题，也要等到一周以后，甚至一个月后的统计报表出来，才来分析处理一次吗？这样让问题长时间存在的损失有多大，成本有多高？一句时间来不及就可以将不能及时反馈运行情况的做法变得合情合理了？一个部门、车间、班组对自己每天的工作情况与结果都不清楚，这说得过去吗？一个不关注结果的工作状态，又怎么体现对于工作的责任心，这种工作状态的价值与意义又在哪里呢？因此，任何管理人员你再忙也不能推卸提交当日工作成果的责任。

任何一项具体工作，之所以要设立专门的岗位来做，就意味着该岗位所需履行的工作职责，是要对其所从事的本职工作的结果负责的。因此，作为信息管理工作的价值与意义，就在于要能为持续创造更好的价值结果提供来自事实的，可用于进行及时、正确决策参考的数据信息。这个数据信息提供的越及时，就越能帮助领导及时做出新的工作决策与执行协调，问题也就越能得到及时的解决，因而损失也就越小。所以，应该认为企业对于各种职能资源的投入，与成果产出变化情况的信息统计周期，也应该是越短越好，短到必须每天进行，做到日结日清，并作为一项管理原则坚持执行。只有这样才能有利于各个职能部门对各自的工作，每天都能根据实际进度，做出正确而及时的下一步工作决策，让工作进入良性循环。从而确保资源投入后，能最大程度地得到充分而正确的利用，因此而有效提高持续创造期望价值的保证程度。(www.xing528.com)

（三）正确运用管理工具，客观反馈事实信息

对公司运营过程所发生的各种数据信息，都要通过各职能部门的不同视角，根据了解工作（创造价值）进展的需要，进行有针对性的收集、整理，并以能系统、客观反映实际情况的统计报表进行记录、汇总，再将其及时传送给有需要的部门，让信息资源通过共享，来帮助公司整体的工作协调、有序而高效地运行。

而且，统计报表所反映的信息内容，不仅要有静态的事实记录，更要有能反映动态变化的情况信息，以进行对比来验证实际成果与计划预期这两者之间的关系状态。生产统计与财务会计岗位人员还要对每月的数据信息，运用各自的专业知识与技能，进行效率与成本分析，为领导决策提供第一手的信息参考依据。

要特别强调的是，生产系统对生产计划执行，及物料（在制品）流动数据信息的记录，要运用统一格式与内容要求的“生产流程卡（表）”作为对生产过程的数据信息进行管理的工具，确保整个生产制造流程的数据信息变化情况，能得到相互对应衔接的一致性反映。不允许用内容要求各异的表（单）来记录各自工作成果产出的数据信息，以免因此出现各自为政的信息孤岛。

而且，“生产流程卡（表）”不但要真实记录当天各生产工序完工产品的名称、规格型号、数量、生产责任人等静态信息，更要有该物料（在制品）属于哪个订单，订单数量、订单交期，该生产车间、工序的计划生产时间、当日移交产量、累计移交产量等动态信息。只有这样，才能通过任一工序的“生产流程卡（表）”所反映的信息，真实、具体、详细了解到任一订单生产计划的执行是否正常，从而推断出该订单是否能够按时交货，从而为领导根据准时交货的要求，进行及时而必要的工作调整提供依据。

通过信息管理能反映出当期的生产效率以外，还能反映出生产物料成本的变化。但这需要在“生产流程卡（表）”的内容设计中，有能反映生产物料流动变化的数据信息记录栏目，如从上道工序接收的来料（或在制品）是多少，通过本工序加工后形成的半成品向后道工序移交的是多少。这要从产品生产的第一道投料工序开始，沿着生产工序直到最后成品完成包装入库为止的数据交接与变化，都要有真实、客观的记录与反映。这样就能从同一张生产统计报表中得到管理所需要的效率与成本变化的数据信息，以便从中看出当期的生产效率与成本变化是否正常，是否需要做必要的调整。

及时、真实、准确、全面地记录当天的生产成果，应成为车间主任与车间生产统计岗位工作每天下班之前必须完成的工作。并将所形成的统计报表于下班离岗前，提交给生产部汇总，以便生产部在第二天上午就能汇总形成到前一天为止的生产进展与所取得的生产成果。这是公司领导与营销部门都渴望得到的信息，因为公司领导有随时掌握公司生产运行情况的需要，而营销部门则有每天向客户通报订单的生产进度与能否保证交期的信息需要。

如果生产现场所用“生产流程卡（表）”反映的内容与要求不一致，你记你的我记我的，那就一定会造成生产流程信息的不对称、不一致甚至不能正常链接，从而造成生产效率与成本变化的信息不能客观反映与链接，进而影响生产计划执行的正常推进与协调，最终难免会导致生产计划无法按时完成，订单不能按时交付的后果，生产成本也无法得到正确的过程把控。这是必须引起高度重视与避免的问题。

可如何才能充分、有效利用信息资源，为提高生产效率、创造期望价值发挥积极的作用呢？这还需要通过对人力资源这一决定企业价值创造可能，与价值实现程度的第一生产要素（资源）的管理来实现。