商务谈判形式：书面谈判的优缺点及适用范围

1.口头谈判

（1）口头谈判的含义。

口头谈判是指谈判双方在会谈时，不提交任何书面形式的文件，而是面对面地洽谈协商口头提出的交易条件；或者在异地用电话商谈。口头洽谈形式包括邀请外方来访、参加出口商品交易会或国际博览会、派出国推销团组等。一般是主体框架的谈判或首次谈判以面对面的谈判为主，电话谈判多为咨询性、征求意见性的谈判，或在主体框架已经确定的前提下进行谈判。

（2）口头谈判的特征。

口头谈判具有直接性与灵活性、广泛性，可以利用感情因素等特点。

谈判的直接性与灵活性。由于谈判双方是面对面地进行洽谈协商，能够察言观色，掌握对方心理；可以全面深入地了解对方的资金、信誉、谈判作风等情况；针对谈判的进程和谈判过程中出现的问题，采取具体、灵活的措施，调整谈判策略和谈判目标。

谈判的广泛性。由于谈判双方可以广泛地选择谈判对象和谈判内容，对谈判时间的要求也不严格，可以延长，也可以缩短，对于一些可能出现的争议尽快地协商解决。采取先磋商、后签约的方式，通过口头谈判，先摸清对方的底，然后才能承担某些义务。利用感情因素，面对面的谈判或多或少地会产生一些感情，谈判人要善于利用这种感情因素来强调自己的谈判条件，使对方接受。同时，口头谈判还可以配合身姿、手势、面部表情、直观材料等，促使谈判成功。

（3）口头谈判的优势及局限性。

面对面的口头谈判有利于明确各自的意见和观点，能够增强自己判断的真实性，相互之间的说服性也好。其局限性：一是时效性特强，决策风险大。由于没有更充分的考虑时间，谈判人员必须经过充分的授权，而且其决断力应当特别强，所以，为做好面对面的谈判，事前的准备工作要尽量充分，以免现场决策失误。二是差旅费、招待费等开支较大。

（4）口头谈判的形式。

近几年来，随着商品经济发展，市场日益活跃，出现了各种形式不同内容的交易会。这种形式一般规模较大、隆重、轰轰烈烈，同时，由于参加交易会的单位很多，便于沟通，也便于企业选择。因此，谈判成交额较大。正因为这种形式具有的优势，所以交易会谈判被广大企业认为是一种较好的口头谈判形式。具体来说，交易会谈判的作用主要表现在以下几个方面。

①有利于买卖双方广泛地了解市场动态，开展多方面的商品行情调研。通过多方面直接接触的机会，可以全面深入地了解客户单位的性质、地位及谈判人员的地位与谈判风度，了解客户的资金、经营活动和资金信用情况，了解客户生产经营的商品在市场上的营销情况，从而有利于调整自己的经营计划和经营策略。

②有利于买卖双方广泛地选择交易对象和交易商品，促使谈判双方较快地达成交易，从而有利于谈判时间的缩短和争议问题的协商解决。

③有利于信息反馈，加快产品更新换代。交易会一般举办的时间较长，各企业除派谈判人员到会洽谈外，有时为了听取客户对产品的反映和要求，还派科研、设计、生产人员参加，这就有利于产品的改进和产品质量的提高。

④政府有关经济管理部门一般也要派员参加。这样，既有利于政府人员指导各厂商的业务，又有利于各厂商了解政府人员带来的信息。

2.书面谈判

（1）书面谈判的含义。

书面谈判是指谈判各方用信函、传真、电报、电子邮件、手机短信等通信工具在异地之间进行的谈判。(www.xing528.com)

（2）书面谈判的特征。

书面谈判具有准备充分、谈判成本低及间接性等特点。

①准备充分。双方事先都以书面形式提供了议事日程、谈判内容、所提建议、愿意承担的义务等，这些都经过详细的研究。这样，双方就有比较充足的时间考虑对方的提议，可促使谈判过程早日完成。

②谈判成本低。由于书面谈判一般不需要谈判人员四处奔走，只需花费通信费，而不需花费差旅费和招待费，因此谈判费用开支要比口头谈判费用开支节省得多。

③间接性。由于具体的谈判人员互不见面，双方可以不考虑谈判人员的身份，把主要精力集中在双方条件的洽谈上，从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

（3）书面谈判的优势及局限性。

书面谈判具有以下优势：

①书面谈判方式可以使双方对问题有比较充足的考虑时间。在谈判过程中有时间同自己的助手、企业领导及决策机构进行讨论和分析，有益于慎重决策。书面谈判一般不需要谈判者四处奔走，他们仍可以坐镇企业，向国内外许多单位发出信函、电报，并对不同客户的回电进行分析比较，从中选出对自己最有利的交易对象。

②具体的谈判人员互不见面，他们互相代表的是本企业，双方都可不考虑谈判人员的身份，把主要的精力集中在交易条件的洽谈上，从而避免因谈判者的级别、身份不对等而影响谈判的开展和交易的达成。

③书面谈判只花费通信费用，不花费差旅费和招待费，因而谈判费用开支较少。

书面谈判具有以下局限性：书面谈判多采用信函、电报等方式，文字要求精练，如果文不达意，容易造成双方理解差异，引起争议和纠纷；由于双方的代表不见面，因而无法通过观察对方的语态、表情、情绪以及习惯动作等来判断对方的心理活动，从而难以运用行为语言技巧达到沟通意见的效果；书面谈判所使用的信函、电报需要邮电、交通部门的传递，如果这些部门发生故障，则会影响双方的联系，甚至丧失交易的时机。鉴于书面谈判有其局限性，所以它多适用于双方经常有交易活动的谈判，以及跨地区、跨国界的谈判。

书面谈判形式有利有弊。谈判形式利用的好坏，完全在于对各种谈判形式掌握得如何，应根据交易的需要和各种谈判形式的特点加以正确选择。在实际工作中，不要把两种谈判形式截然分开，可以把它们结合起来，取其所长，避其所短。在一般情况下适用书面谈判的交易，在特殊情况下也可以改用口头谈判。在实际工作中，既要正确选择又要灵活运用谈判形式。

值得注意的是，只要是通过谈判达成交易，无论是采取口头谈判，还是采取书面谈判，都必须签订书面合同。交易谈判的内容烦琐而复杂，每项内容都关系双方的经济利益，把谈判的结果用书面合同反映出来，就会加强签约双方的责任心，促使双方按照合同办事。一旦出现问题，发生纠纷，也有据可查，便于公平合理处理问题。签订书面合同对口头谈判的作用显而易见，因为“口说无凭”，要“立据为证”。同样，书面谈判的成交也要以合同为证，虽然在书面谈判的过程中，也采用书面形式，但这只是反映谈判过程的情况，而不能表明成交的确立。

案例

某单位欲购进计算机500台，为产生批量效益，先打出求购100台的采购广告，商家纷纷而至。该单位将面谈的情况和网上查询的信息综合分析，得到一个重要的提示：近期内市场行情可能处于价格下滑期，延期采购可能更为有利，这就为进一步了解市场提供了时间保障。

接着，该单位采用电子商务业务，利用网络优势展开深入的市场调查，并将规模采购分为100台、300台、500台三个批量，要求供应商将各批量的优惠价格、供货时间、分期付款的承诺情况、保修期限等关键条款以电子邮件的形式传过来，从中选出三位供应商，再来单位面谈，最后以低于市场价15%的优惠价和两年内分三次等量等期付款的分期付款承诺签订了500台计算机的采购合同。

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