汽车维修备件的入库管理及流程控制

汽车维修备件一经验收入库，就划清了责任界限。因此，需要对采购到货后的备件进行相应的入库管理。入库包括接运、验收和办理入库手续三个程序（图4-23）。

1.接运

接运是维修企业仓库收到到货通知后，向承运部门或供货地点提取备件的工作。在接运时，接运人须对照货物单认真检查，做到交接手续清楚，证件资料齐全，避免将已存在问题的备件带入仓库，造成仓库的验收或保管出现困难。

接运因到货地点的不同方式也不同，常见的有专线接运、供货单位提货和车站、码头提货等。

图4-23 入库流程

（1）专线接运 专线接运是指在建有铁路专用线的仓库内，当货到后在专用线上进行卸车。

（2）供货单位提货 当仓库与供货单位在同一地点时，常采用自提方式进货。由仓库自备运输工具，按照订货合同规定的自提备件直接到供货单位提取。一般来说，该种方式付款手续与提货同时办理，因此应该严格检查外观质量，点清数量。

（3）车站、码头提货 车站、码头是维修企业仓库提货的主要地点。提货人接到到货通知后，应预先了解所到备件的数量、重量和特点，并相应地做好运输装卸器具和人力准备。提货时，提货人应认真核对备件运号、名称、收货单位和件数与运单是否相符；仔细检查包装等外观质量，如发现包装破损、少件、受潮、油污、锈蚀、损坏等情况，应会同承运部门一起查清，并开具文字记录，才能将货提回。

图4-24 备件验收流程

2.验收

收备件后，需要进行验收，验收过程如下：

检查到货的清单信息是否完整→检查包装与外观→数量清点→质量检查→确定货位→填写备件入库单据→备件入货位→核对及登记备件入库信息→验收问题处理。备件验收流程如图4-24所示。

3.入库

（1）入库原则 备件入库时应遵循以下原则：

1）有“入库凭证”的备件才进行产品验收，无“入库凭证”则不予验收。

2）“入库凭证”上信息表示准确的备件可以验收，信息表示不准确的则不予验收。(www.xing528.com)

3）验收合格的产品可以入库，验收不合格的产品不予入库。

4）如果是特约服务中心，维修企业还应该严格按照汽车生产厂家要求，在DMS中完成入库备件数据录入。

（2）备件入库流程 备件入库流程如图4-25所示。汽车维修企业（收货单位）接到到货通知后应该进行备件订货单据（承运单据）的核对，并根据订货单据（承运单据），与物流公司人员共同点货。点货完成后，办理备件入库，生成入库单，并做回执确认；如果点货不通过，则要给出不通过的原因，并分别按以下三种方式处理。

图4-25 备件入库流程

1）物流损坏：直接通知供应商向物流公司进行物流索赔。

2）质量问题：直接进行备件保修。

3）数量差异：如果数量不足（或者装箱数量少），反馈供应商要求补货发运；如果数量有多余，则补办采购手续。

（3）注意事项 在备件入库环节，为了明确责任，保证入库备件数量及质量合格，需要注意以下事项：

1）到货后，汽车维修企业（收货单位）必须与物流公司人员一起验收备件外包装，并核查数量是否与订货单据（承运单据）信息数据一致，包装是否完好，有无磕碰、挤压、变形、腐蚀、翘起等与物流运输质量有关的异常情况。

2）虽验收备件包装完好，但由于出库等因素造成错发、漏发、多发等现象时，汽车维修企业在收到备件后应及时向供应商反馈信息，供应商在接到反馈信息后应书面回复采购商（汽车维修企业）。

4.备件索赔

备件收发员在开箱检查验收备件过程中如发现破损、少发、多发、错发等问题，应按供应商的索赔处理操作流程进行索赔，设立专门的索赔备件堆放区域，保管好索赔备件，并及时将索赔备件运回供应商或备件代理公司的回收仓库。

5.备件盘存

（1）盘存要求 因为维修企业的备件经营占其经营收入的比例较大，所以备件经营是维修企业的重要经营活动内容之一，而备件的盘点必不可少。备件盘点一般要求备件经理负责，财务主管监督实施，对仓库的备件实物盘点要求周期性盘点尽量在一天内完成，年度盘点尽量在两天内完成，盘点工作应尽量避免影响正常营业。

（2）盘点方法 盘点前需由备件经理制订好盘点计划，并对仓库进行清理，对不好盘点的物品注明原因，挂上非盘点标志，与盘点备件分区堆放，先做好盘点表，然后根据盘点表仔细盘存，每种备件（包括损坏、报废备件、多件、少件）都应清点两次，盘存同时整理好库位，清洁备件，认真登记盘点表，备件经理应对盘点结果进行抽样核对，确保盘点数量正确。

（3）盘点结果处理 将盘点表上的盘点结果录入计算机，与备件系统核对后，生成“盘点结果报告”，由备件经理审阅认可后，交财务备案，同时研究盘点结果报告中差异产生的原因，并给出相应的整改措施，及时更新库存信息，并保存好盘点资料备查。