1.备件订货原则
汽车维修企业必须遵循备件供应商的备件采购模式。为了确保备件的纯正和保证用户的利益，汽车生产厂家一般要求特约服务中心只能向自己的备件部门或者自己指定的备件代理公司订购备件，不允许其通过厂家或厂家指定的备件代理公司以外的渠道采购备件，同时会不定期地安排人员到特约服务中心巡查备件使用情况，发现非厂家纯正备件的可能会予以重罚。
2.备件订货保证金
汽车生产厂家一般会要求自己的特约服务中心设立单独的备件账号。特约服务中心每次订货前，应确保相应金额的备件订货预备金存储在账户中，并要求备件经理及备件计划员负责跟踪保证金账户的日常使用情况，保证每次备件订单都有足够的资金进行支付，确保每次订单都能及时生效。该账户还可用作整车索赔的索赔款账户和奖励款项的账户。
3.备件订单类型
备件订单一般分为常规订单、紧急订单和监控订单。
（1）常规订单 在汽车的特约服务模式中，汽车生产厂家的备件部门会要求特约服务中心每月在备件管理系统中申报所需常用备件的订单，由厂家的备件部门或者备件代理公司安排备件的运输，运送费用由厂家支付，常规订单的申报次数一般是每月4次。
（2）紧急订单 紧急订单是在紧急情况下为满足维修需要而进行的紧急订货，由汽车生产厂家的备件部门或备件代理公司根据特约服务中心要求进行配送。紧急订单每月的订购次数不限，但每次订购的备件品种数会有一定的限制。对于特约服务中心上报的紧急订单，汽车生产厂家或备件代理公司会根据单份紧急订单订购金额，按不同比例收取一定的加急费用，而且一般要求此费用不能转嫁给最终客户。紧急订单的订货流程如图4-18所示。
（3）监控订单 监控订单是包括车身、发动机总成和变速器等需要由汽车生产厂家特殊加工的备件订单，对每月订购次数不限。特约服务中心可通过备件管理系统监控订单购买所需备件，备件的发运由生产厂家备件部门或备件代理公司安排。(www.xing528.com)
另外，对待“三包内”的发动机和缸体采购，过程较为特殊，具体如下：
1）特约服务中心在汽车生产厂家DMS维修服务管理系统中提出发动机或缸体索赔申请，并将完整的发动机缸体号码填写在“更换发动机、缸体信息卡”上。
2）汽车生产厂家的售后服务部门审核特约服务中心的索赔申请单（更换发动机、缸体信息卡），将审核批准的“更换发动机、缸体信息卡”传给汽车生产厂家的备件部门。
3）汽车生产厂家的备件部门负责启票给特约服务中心，并开出发运通知书。
4）汽车生产厂家的备件部门接到“更换发动机、缸体信息卡”和发运通知书后，负责打印缸号并发运到服务中心。
图4-18 紧急订单的订货流程
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