商业传播中的组织传播策略优化

组织传播包括两个方面：组织内传播和组织外传播。相应地，商业组织传播也分为商业组织内传播和商业组织外传播。

（一）商业组织内传播

商业组织内传播特指在商业组织内部进行的传播活动。其形式有书面文字形式、会议、电话、内部媒体、内部信息系统、互联网以及社交媒体等。

一般而言，商业组织内传播的目的是多层次的。第一，通过信息传递将商务组织的各部分联结成一个有机整体，以保障商务组织目标的实现和组织的生存与发展；第二，实现信息资源共享，提供工作效率；第三，促进人际关系的和谐，增加凝聚力和竞争力；第四，激励员工的参与热情，共同达成组织目标；第五，激发员工的创新意识，提高决策的科学；第六，促进企业文化的建设与潜移默化。

组织内传播的过程，也是组织维持其内部统一、实现整体协调和整体运作的过程，这个过程的结构，取决于组织本身的结构。与组织结构包括正式结构和非正式结构两个方面相对应，组织内传播有正式传播渠道和非正式传播渠道两种。

组织内传播的正式渠道，是指信息沿着一定组织关系（部门、职务、岗位及其隶属或平等关系）环节在组织内流通的过程，其传播形式可分为两种，即横向传播和纵向传播。一般来说，横向传播双向性强，互动渠道畅通；纵向传播则有单向流动的性质，因而，根据信息的流向，纵向传播又区分为上行传播和下行传播。

1.横向传播

横向传播是指组织内同级部门成员之间互通情况、交流信息的活动，其目的是为了相互之间的协调和配合。在横向传播中，传播双方不具有上下级隶属关系，平等的协商与联络是传播的主要形式。横向传播是否活跃，对组织具有重要的意义。如果横向渠道不畅，轻则会带来各部门、岗位之间的相互推诿、互不合作，严重影响组织的办事效率；重则会造成各部门、各成员之间各自为政，形成种种隔阂、矛盾、冲突，甚至形成独立王国，破坏组织的有机统一。

2.纵向传播

（1）上行传播。

上行传播指的是下级部门向上级部门或部下向上司汇报情况，提出建议、愿望与要求的信息传达活动，主要包括：下级人员向上级领导的工作汇报；下级人员的意见、建议和意愿；基层员工对企业高层的反馈。

（2）下行传播。

下行传播即有关组织目标、任务、方针、政策的信息，自上而下得到传达贯彻的过程，主要包括：关于组织目的、理念以及社会贡献的信息；关于企业工作任务的下达；企业上司对下级人员工作的评价和奖惩；关于部门和岗位职责、权限和关系的规定；关于企业员工权利和义务的说明。

上行传播和下行传播是组织内传播的两个基本渠道，这两个渠道是否畅通，关系到组织的统一性和运作效率。一般而言，由于组织的层次和环节是逐级进行的，因此它们是影响这两个渠道畅通的主要因素。层次和环节过多会产生两个问题，一是信息传达速度慢，二是容易造成信息的变形和失真。因此，现代组织一般都把减少环节和层次作为疏通纵向传播渠道的主要措施。

非正式渠道，指的是制度性组织关系以外的信息传播渠道。非正式渠道中的传播主要有两种形式：一是组织内的人际传播，如组织成员工作之余的交谈、单位内外的各种私人交往等；二是非正式的小群体传播，如各种自发的革新小组、兴趣小组或联谊会中的信息交流等。(www.xing528.com)

非正式渠道中的传播是一种摆脱了组织的制度性结构压力的传播活动，因此，它具有以下几个特点：（1）交流的信息广泛。其内容不仅涉及组织或工作任务本身，而且包括个人私事、兴趣、时事等广泛的自由话题。（2）交流的双向平等性。在非正式渠道的传播中，上司和部下都作为普通一员参加，没有地位高低。交流大部分都以面对面的方式进行，每个人都有机会阐述自己的观点。（3）本意交流和感情交流的成分多。由于非正式渠道的传播具有自由性和平等性，人们更倾向于说真话，许多在正式渠道不便表明的观点和态度，都能够以某种方式表达出来；同时，非正式传播渠道中有大量充满人情味的内容，是组织成员相互沟通感情的重要纽带。

（二）商业组织外传播

商业组织外传播指的是组织从外部环境搜集和输入信息，并将信息输出到外部的信息交流活动。商业组织外传播的过程，是组织与其外部环境进行信息互动的过程，包括信息输入与信息输出两个方面。

1.组织的信息输入活动

信息输入，是组织为进行目标管理和环境应变决策而从外部广泛收集和处理信息的活动。以现代企业为例，其信息输入渠道是多方面的，凡是与外部保持联系的部门和员工，都可比作企业组织伸出的信息触角，担负着一定的信息收集功能，报刊、广播、电视等大众传媒以及互联网络等也是重要的信息来源。

现代社会已经进入信息时代，在市场竞争激烈、环境瞬息万变的条件下，能否拥有一个迅速可靠的信息系统，是制约企业生存和发展的关键。近年来，许多先进企业意识到这一点，正在大力开发或采用将组织智能与计算机智能相结合的新型信息系统，如DSS（决策支援系统）、MIS（战略信息系统）、POS（销售数据系统）等。这里简单从企业组织信息收集与处理的角度介绍POS系统。

POS系统是英文point of sales或point of service的简称，这个系统出现于20世纪80年代的西方发达国家，最初只是一些大型商店用来统计商品销售数据的简单系统，现在已经发展为商家和厂家联合使用的综合系统。其原理并不复杂，即在商场或超市的收款处安装具有POS功能的电脑终端，通过输入商品的条形码和购买者的有关资料，来把握商品销售和市场需求的变化。这个系统非常精确，它可以准确无误地提供“什么人”、“什么时候”、在“什么地方”、以“什么价格”、购买了“什么商品”、该商品是“什么品牌”以及购买了“多少”等各种宝贵的数据资料。不仅如此，POS系统还能够通过加盟店形成地区或全国网络，实现对广域市场的综合实时监控。

POS系统的价值是多方面的。首先，它提供的是准确的实际数据，其可信性远远高于概率性的问卷调查或市场评估的结果。其次，它提供的是最新数据和实时信息，最能反映市场的现况及其变化，商家可以据此进行科学的商品管理和顾客管理，对滞销或畅销商品随时做出调整，减少因进货判断失误造成的损失；厂家也可以据此来把握市场动向和消费者需求的变化，及时调整产品计划，降低生产的盲目性。不仅如此，POS数据还有更多的用途，如产品定位或产品周期分析以及流行趋势分析等。

2.组织的信息输出活动

组织的信息输出活动也是多方面的。从广义上来说，组织任何与外部有关的活动及其结果都带有信息输出的性质。这里重点介绍组织体有目的、有计划地开展的信息输出活动，即组织的宣传活动。就现代组织而言，这种宣传活动大致可分为三种类型：公关宣传、广告宣传和企业标识系统（CIS）宣传。在这里主要介绍一下企业标识系统。

企业标识系统是英语Corporate Identity System的对译词，简称CIS，有时也译为“企业表征系统”。CIS活动指的是企业组织使用统一的象征符号系统来塑造、保持或更新企业形象的活动，所采用的象征符号一般为具有特色的视觉图案（包括社名、社色等），它可以印制在社旗、社徽、制服、办公用具和各类产品及其包装上，以保持企业的视觉形象统一。社歌则是一种听觉标识。一般来说，一家企业经营的范围越广、提供的商品或服务种类越多，越有建立统一标识系统的必要；而一家企业如果要改变经营内容或改换企业形象，也可以通过改变标识系统达到宣传的目的。

企业标识系统一般由企业理念与价值标识、行为规范标识、视觉或听觉形象标识三个要素构成。CIS活动是组织内传播和组织外传播的统一。一方面，创建企业标识系统需要经过企业内部人员的广泛参与和讨论，围绕它的三个要素达成普遍的共识和合意；另一方面，需要向外界大力宣传这些标识，使之得到社会的认知和理解。CIS宣传，主要是利用普遍接触和重复记忆机制来系统塑造企业形象的宣传活动，其效果非常显著。在现代社会里，除了企业以外，其他机构、团体等社会组织也都普遍开展了CIS宣传活动。

3.商业组织外传播形式

常见的商业组织外传播形式有企业新闻事件、媒体广告、商业活动、品牌营销、公关管理、客户管理等。其中，公关管理是对组织与社会公众之间传播沟通的目标、资源、对象、手段、过程和效果等基本要素的管理。这种管理同样包括一般管理的基本环节，也就是对组织的公众传播沟通活动进行决策、计划、组织、指挥、控制、协调和监督等。而客服管理是指企业利用相应的信息技术以及互联网技术来协调企业与顾客间在销售、营销和服务上的交互，从而提升其管理方式，向客户提供创新式的个性化的客户交互和服务的过程。其最终目标是吸引新客户、保留老客户以及将已有客户转为忠实客户。