文件编写版本的注意事项优化建议

前面讲述了文件的编写及编写方法，笔者在此将阐述文件编写应注意的事项。

1.与组织的规模、类型、产品、过程特性不相匹配

文件编写过细或过于粗犷，且与组织的类型、规模、过程特性、产品、组织的目标等不相匹配；盲目借鉴或照搬照抄同行业的文件，文件没有与组织自身的组织架构及职责划分相结合等。这也是我们在文件编写前要理清组织的组织架构和职责的目的，否则文件编写就缺少了必要的支撑基础。

2.文件前后不连贯、错乱、重叠，表单或记录与文件本身或过程不配套

当一个文件前后不连贯、错乱、重叠时，它就容易导致使用者使用起来困难，甚至产生不想使用的想法，这对文件的实施是很不利的。同时，记录不配套或表单不匹配，这也给使用者容易找借口和有可乘之机；反正文件没有提供配套的记录表单，于是一些部门甚至以假乱真，把没有实施某个过程却说实施了该过程；表单的不匹配更易使使用者产生抵抗或消极情绪。总之，长期这样下去会严重影响体系文件实施人员的积极性和兴趣，以及严重影响到组织过程的运行效率。

3.逻辑性

不论文件编写策划，还是文件的实际编写，都应注意其过程或活动本身内在的逻辑关系；否则逻辑性不好，易导致前后矛盾，同时流程图或程序文件中当出现判定情况时，应注意判定的条件，如是或否，OK或NG（合格或不能通过）成立的前提；以及在是、OK或否、NG时应该转序到下一个活动或过程的入口在哪里，这些要清晰明白，否则就错乱了。案例可见“第五章 程序文件”里面的流程图，它里面就常常有许多的判定和转序。(www.xing528.com)

4.标准化

保持各级文件的体例、格式的一致，尽量做到各级文件应有模版来规范和统一，从而实现体系文件的标准化。

5.术语的定义要确切

凡是在ISO 9000:2005中有严格定义的术语，就应严谨地引用它。而ISO 9000标准中未定义的术语或简称，在编写文件时应做准确定义，以便使用者明白易懂。

6.表达要言简意赅、准确，文件尽量活页化

为了读者便于应用，文件编写的表达也是很重要的，同时文件的活页化也有利于修订。