实战经验：文件编写、评审及方法优化

小组在文件编写策划完成后，就应着手编写文件。文件尽量由该文件的归口部门或主导单位来编写，并且由该部门中对该过程或活动熟悉的人来完成。文件的编写、评审和编写方法实战如下。

1.由专人负责协调、监督

各过程、部门间的接口界面都应由专人协调，以避免文件间的前后矛盾，不连贯、重叠、交叉、责任分工不一致等问题；且整个文件的编写过程中应有专人统筹、核对等。同时项目小组要定期依计划，对进度、完成的质量进行监督，并协助、协调解决编写中出现的问题。

2.拟定流程图或大纲

在编写每一个文件时，编者应在了解该文件各个活动的先后顺序和逻辑关系，以及责任单位或人（注意，在文件中常常不写具体的人名，仅写职位，如业务员等）后；先编写一个大纲或流程图，并在相应活动旁列出该活动所用的记录表单或报告名称；再把该大纲或流程图提交给相关部门讨论，以便责任单位各方达成一致共识。从讨论到大纲或流程图的确定，这是后续文件编写所迈出的艰难的第一步，也是至关重要的一步。

3.收集相关表单、记录的模板

在确定了该文件的大纲或流程图后，就应收集该文件要使用的相关记录或表单。表单有时可以借用其他文件中的，也可以重新制定，但一定要注意实用，不能重复和太多。(www.xing528.com)

4.依流程图或大纲并结合表单编写文件

有了前面的流程图或大纲、表单，编写文件就显得有条理和轻松了。文件（程序文件或工作指示或作业指导书）编写的过程实际上就是用文字把流程图“翻译”成工作或操作流程而已；同时在操作流程中明确规定出谁，在何时，何地，做何事；并用相应的记录单来记载所做的工作；最后依照文件模版完成该文件中所引用的相关文件，列出所使用的相关记录和附上流程图或大纲，再做一些排版与编辑，以及初步的检查工作，这样，一个文件的初稿就大功告成了。

5.评审与改进

在文件初稿完成后，项目小组首先应组织人员评审，或把该文件提交给相关单位，如文件的使用部门进行评审。主要评审其是否与标准的要点相符，是否与实际的应用过程相符，是否具有可操作性和是否与组织相适宜。在评审后项目小组汇集各部门的意见，再进行文件的改进，直至通过各个部门的评审，有时候这些评审可能不止一、二次，可能更多。

6.审批、发布与实施

为了确保文件的充分性和正确可行，文件在发放前应依照组织的文件审核和批准规定进行审批；于是文件在通过审核或评审后应由最高管理者或其授权人进行批准；在批准后才能够给予发布实施。在发布时应该注意分发单位的控制，通常文件中提到的责任单位都应分发到；但是表单不一定全套分发给各部门，应根据各部门使用情况分受控或不受控，分发给各单位使用；在文件发布后，各单位应依文件的规定实施之，这也是对文件编写策划和文件编写是否合理、适用的一个有效验证。文件也只有经过使用才能真正为组织服务和规范各个过程的操作与管理，才能提升组织的管理和控制好组织的各个环节，达到增强客户满意度，实现组织过程增值的目的。