组织在进入到体系文件的编写时，应该做好如下准备

在体系文件的总体策划完成后，组织在进入到体系文件的编写时，应该做好如下准备：

1.梳理清组织自身的组织架构和明确其职责

组织架构是体系文件的基础，它明确规范了各个部门在组织中充当的角色和应该做何事，即明确质量程序文件中哪个部门来管理某项具体工作的问题。也只有在明确了职责权限后，才能在编写文件时把各事项落实到部门或人，才能编写出各级质量管理体系文件。由于该项目小组是临时性组织起来编制文件的，于是组织内部也应该明确质量管理体系推行项目小组的组织架构和职责；同时组织的质量管理体系的推行与维护，必须有相应的部门（如体系办）来负责组织、协调、实施，才能实现策划的目标；编制出既符合标准要求，又具有可操作性，且能够按照体系推行计划完成的体系文件。

2.确定质量方针、质量目标、范围以及资源的需求

在明确了组织内的架构、职责及体系推行（编写）小组的职责后，推行小组应组织成员讨论并确立质量方针、质量目标、资源需求情况，以及该质量管理体系的范围（范围通常包括：体系所涵盖的产品范围，以及体系所适用的场所范围和对标准进行的删减内容）。

3.收集标准和参考资料

在前两项准备工作基础上，编写小组应收集编写所需标准和参考资料，以便高效编写出更符合标准要求的体系文件，可见GB/T 19023—2003（等同ISO/TR 10013:2001）《质量管理体系文件指南》。(www.xing528.com)

为了结合组织类型、规模、产品、客户要求、目标，以及过程复杂性等实际情况，笔者提议应对程序文件，作业指导书（或工作指示）、记录等自行拟定相应的模板，以便规范和标准化组织内的体系文件。

值得一提的是一些组织不顾实际，照搬照抄一些书本的文件“范本”，这是体系文件编写中的一大“忌讳”。相反，我们应从书本或“范本”中学习其体系策划和编写的精髓与思路，而不是全部“拿来”，应积极开拓组织内编写人员的创造性思维。

4.充分研究和评审组织原有文件系统的优劣

若组织原来已有一些体系文件，哪怕只是一些零散的东西都是极有价值的；我们应充分研究、分析和评审组织原有文件系统，切不可全部推倒重来，这也是咨询机构应注意的，更是组织（或组织中最高管理者）所忌讳的。同时对原有文件的利用，也有利于缩短体系文件的编写时间。

5.做好培训与实施的规划

加强文件编写人员和各部门人员在质量管理体系的标准和应用方面的培训与实施的规划，特别是对各文件编制人员的系统培训，使其掌握编制的依据，参考标准和要点、方法、注意事项等就显得尤为重要。