商务签约仪式礼仪指南

商务签字仪式是政府、组织、企业间通过谈判，在经济、文化、科技等领域缔结商务条约、协定时举行的仪式。国际上约定俗成的签字仪式有比较严格的程序及礼节规范。这既显示了签字仪式的正式性，也表明双方对缔结条约的重视及相互间的尊重。

一、签约仪式的准备

签字仪式的整个过程所需时间不长，其程序较简单，但由于签字仪式涉及行业间、地区间、国家间的关系，且商务签约仪式往往是访谈、谈判成功的标志，有时甚至是历史转折的一个里程碑，因此，签字仪式一定要认真筹办。

（一）签约仪式前的筹备

1.签字厅的布置

由于签字的种类不同以及各地、各国的风俗习惯不同，因而签字仪式的安排和签字厅的布置也不尽相同。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的，但一般都选择较有影响的、结构庄严的、宽敞明亮的、适宜于签字的厅室。

2.签字文本的准备

负责为签字仪式提供待签合同文本的主方，要与有关各方一同指定专人负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本，必要时还可再向各方提供一份副本。

签署涉外商务合同时，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文等。此外，也可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文的合同文本。

待签的合同文本应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料（如真皮、金属、软木等）作为签约合同的封面。

3.签字仪式所需物品的准备

要准备好摆放座席卡、茶水、矿泉水、笔、鲜花、无线话筒、签字用的签字桌、桌布、签约文具、国旗、馈赠来宾的纪念宣传性礼品以及场地设备等物品。

签字桌一般为长方桌，桌后并列设置签字人的座位，座位之间应有1.5米左右的距离。桌面上覆盖台呢，台呢颜色的选择要考虑各方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子，面对正门的主左右客作为双方签字人的座位。座前桌上摆放各方保存的文本，文本前方分别放置签字用的用具。若是商务涉外签字仪式，签字桌中间摆放一个旗架，悬挂签字双方的旗帜，主方国与客方国旗帜悬挂的方位是面对正门客右主左，即各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。

（二）签字仪式人员的确定

1.签字人

签字人是指代表政府、组织或企业进行签字的人员。根据文件性质由缔约各方确定签字人，一般由主谈人或更高一级负责人签字，双方签字人的身份大体相当。

2.助签人

助签人的职能是洽谈有关签字仪式的细节并在签字仪式上帮助翻阅与传递文本、指名签字处。双方的助签人由缔约双方共同商定。

3.出席签字仪式的人员

出席签字仪式的人员应基本上是参加会谈或谈判的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈或谈判的人员出席签字仪式，应事先取得对方的同意，另一方应予以认可，但应注意双方人数最好大体相等。有些企业、政府等组织为了表示对签字仪式的重视，往往由更高级别或更多的领导人或高层管理者出席签字仪式。

二、签约仪式的程序

签字仪式是签署合同的高潮，它的时间不长，但程序规范、庄严、隆重而热烈。签字仪式的正式程序有以下四项。

（一）签字仪式正式开始

各国签字仪式的程序大同小异，以中国为例：双方参加签字仪式的人员步入签字厅，签字人入座后，双方的助签人员分别站立于签字人员的外侧，协助翻揭文本及指明签字处。其他人员分主方、客方按身份顺序站立于后排，客方人员按身份由高到低从中向右边排，主方人员按身份高低由中向左边排。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。

（二）签字人正式签署合同文本

签字人正式签署合同文本通常的做法是：先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字（由助签人交换），其含义是在位次排列上轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等和各方平等。(www.xing528.com)

（三）签字人交换各方正式签署的合同文本

签字人交换正式签署的合同文本时，各方签字人热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自使用过的签字笔，以示纪念。

（四）饮香槟酒庆贺

交换已签的合同文本后，有关人员应当场喝上一杯香槟酒，这是国际上约定俗成的用以增添喜庆色彩的做法。商务合同正式签署后，应提交有关方面进行公证，才能正式生效。

三、签约仪式礼仪要求

1.着装正式

签字人、助签人以及随员在出席签字仪式时，应当穿着深色西装套装、西装套裙，并配以白色衬衫与深色皮鞋。签字仪式上的其他工作人员和礼宾人员，可穿工作制服或旗袍等礼仪性服装。

2.仪态端庄

商务签约仪式是正式的商务活动。参加签约仪式的人员言行举止要友好、大方得体，微笑示人。握手致意、名片交换、鼓掌等礼仪要规范。

服务人员端上祝贺的香槟时，签约人员应以职务高低、先客后主的顺序依次各取一杯，双方人员依次碰杯祝贺。碰杯只是用于表示庆祝的形式，每次碰杯后可使杯口与嘴唇相触，也可饮一点，但不可大口饮用，更不可一饮而尽，最后由服务人员端走酒杯。

3.位次正确

举行签字仪式时，座次排列的具体方式有三种基本形式，分别适用于不同的具体情况（如图所示）。

主席式签字仪式排座

相对式签字仪式排座

并列式签字仪式排座

（1）并列式

并列式排座是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左。

（2）相对式

相对式签字仪式的排座与并列式签字仪式的排座方法基本相同，只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。

（3）主席式

主席式排座主要适用于多边签字仪式。其特点是签字桌仍须在室内横放，签字席仍须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。签字时，各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后退回原处就座。

4.遵时守信

出席签约仪式时，必须遵守约定的出席时间和发言时间。

签订合同与协议，要把双方的权利、义务写清楚，必要时还应加上附件说明，写清容易在将来产生歧义之处。合同或协议一经签订，就要认真守信履行。