商务名片礼仪：传统名片的使用与管理建议

名片是印有个人姓名、地址、职务、电话号码、邮箱等信息的媒介，是人际交往和公务、商务等活动中的一种重要的自我介绍方式。名片被广泛用于商务答谢、邀约、馈赠、祝贺、挽悼等方面的事宜。随着现代技术的发展，名片分为很多类型。本节主要介绍最常用的传统名片（卡片式名片）的礼仪。

一、名片的种类

（一）名片的规格

现代名片的规格一般为10cm长、6cm宽或略小。世界各国名片规格不统一，中国名片规格通常为9cm×5.5cm；英国的名片规格为7.62cm×5.08cm。制作名片的材料多种多样，有布纹纸、白卡纸、合成纸、皮纹纸以及不锈钢、黄金和光导纤维等。

（二）名片的类型

1.按照名片的使用目的可分为三种类型

（1）商业名片

商业名片是为企业进行业务活动中使用的名片。其主要特点是名片常使用企业标志、注册商标、业务范围等。大公司有统一的名片印刷格式，使用较高档纸张。商业名片没有私人家庭信息，主要用于商业活动。

（2）公用名片

公用名片是政府或社会团体在对外交往中所使用的名片，名片的使用不以营利为目的。其主要特点是：名片常使用标志，部分印有对外服务范围，没有统一的名片印刷格式，名片印刷力求简单适用，注重个人头衔和职称。名片内没有私人家庭信息，主要用于对外交往与服务。

（3）个人名片

个人名片是朋友间交流感情和结识新朋友所使用的名片。其主要特点是：名片设计个性化，不使用标志，常印有个人照片、爱好、头衔和职业，按照个人喜好选择名片纸张质地，名片中含有私人家庭信息，主要用于朋友交往。

2.按照名片的介质来源可分为六种类型

（1）传统名片

传统名片是指将个人姓名、地址、职务、电话号码、邮箱等信息印在纸质材料上的小卡片。传统名片是目前人际交往、公务、商务活动中最常见的名片类型。

（2）数字名片

数字名片是在数字信息背景下应运而生的，是运用现代数字信息技术和数字多媒体合成技术将文字、图片、视频、声音等信息整合成介绍政府、企业、单位及个人的“多媒体名片”。

（3）手机名片

手机名片是指通过电脑下载到手机上的一个名片软件，通过这个软件人们就可以把过去的纸质名片上的内容经过整理存储在手机上，故称之为手机名片。手机名片交换快捷，交换后自动储存。手机名片随身携带，使用方便，绿色环保，且个人名片信息可以自由修改，随时更新。

（4）光盘名片

光盘名片是运用现代化高科技手段融入视频和声音等多媒体元素，把企事业单位的文字、图片、视频、声音等宣传资料整合成一种自动播放的多媒体文件刻录到名片大小的光盘内，是名片和企业宣传画册的结合体。

光盘名片容量大，应用范围比传统纸质名片和印刷画册更广泛、便捷、直观、充分，适于政府招商引资、推介会、促销会、公司企业宣传等场合使用。

（5）二维条码名片

二维条码名片上没有常见的职业、职务、手机、电话、信箱、地址等信息，右下方有形如“马赛克”的正方形花纹图案——二维条形码，具备二维条码识别功能的手机只要扫描条码，便可立即解析整张名片的文本信息，包括名片人姓名、职务、电话、地址和邮箱等事先录入的信息内容，这些信息便于存入手机，还能作为邮件直接发送。

相对商务人士传统名片繁重管理而言，只需用手机摄像头扫描名片上的条码，便能快速、准确地将二维条码名片上的姓名、电话等个人资料录入手机中，可保存，也可发送，省去繁琐的文字录入过程。应用在商务交流中，更能体现企业的实力以及对客户的尊重，有利于彼此间沟通实效和实现移动商务的发展。

（6）数字身份证名片

数字身份证是身份认证方式的一种，指先在身份认证机构注册申请获取数字身份和密钥，并用此数字身份和密钥签发文件，别人也可在身份机构求证你签发文件的身份，在此身份认证系统建立的个人身份信息即是数字身份证标识式名片。

数字身份证名片突破传统光盘的圆形外观，抗磨损，信息量大，不易盗版，易保存收藏，兼具流行时尚个性、高附加值，多元化的商业特征，是21世纪最受欢迎的传播新媒介。

二、名片的内容

（一）名片的内容

商务人员的名片作为企业的一种职业独立媒体，在内容设计上讲究便于记忆和有较强的识别性。名片的主要内容包括以下几部分。

1.姓名

姓名是名片中最重要的部分，通常应使用本名。如果使用笔名，为考虑签约或有关法律问题，一定要在笔名后加括号注明本名。

2.名称

名称也是名片的重要内容。如果企业经营两种以上的行业，这些行业名称都可以印在名片上。

3.商标或服务标志

商务场合非常注重品牌形象，因此，名片中都会印有专属自己企业的商标或标志，以增加对方的印象。

4.业务项目或产品

名片上印有业务项目或产品，是为了增加名片持有者的业务印象，以达到业务或产品的宣传或促销目的，进而创造更多的商机。

5.地址

公司的地址是名片必备内容。若是有分公司，还可加上分公司的地址，以显示实力强大。随着电子商务的发展，很多商务人员也会将公司的网址印于名片上。

6.联系方式

名片中，除电话（私宅电话除外）是必备内容之外，移动电话、传真号码以及电子邮箱均可作为联系方式印在名片上。

7.头衔或职称

根据需要或所在企业的职务来印刷名片，让名片的接收者直观地多些了解递送名片者的情况。也可印刷社会团体的头衔，如会长、顾问等。

8.照片

在服务业或保险业中，经常有将个人照片印在名片上的方法，以期给客户留下深刻印象；演艺界或艺术界人士比较前卫的个性名片，也可将个人的写真照片印在名片上。但其他行业，个人名片不要印上照片。

9.地图

介绍门市或店面时，为方便寻找地址，省去电话解说的不便，可以将地图印在名片的背面。

（二）名片内容的禁忌

1.忌使用虚假信息的名片(www.xing528.com)

虚假信息总是会被识破的，这是对个人以及企业等组织的致命一击。

2.忌使用内容涂改过的名片

在商务交往中，名片是商务人员的门面，与商务顾客初次见面时，名片显得尤为重要。若是电话号码或者手机号码有所变动，一定要重新印制名片。使用涂改的名片，是失礼于对方的行为。

3.名片上不印私宅电话

私宅电话属于个人隐私。为了个人的安全和一些不必要的麻烦，名片，尤其是商务名片上是不印私宅电话的。如果愿意提供私宅电话给对方，可以通过口头或者私下信息交换的方式完成。

4.名片不要印有两个以上的头衔

不论是印制个人名片还是商用名片，所列职务不要太多，列一、两个主要职务即可，以免给人华而不实之感。如有必要，可为自己设计几种职衔不同的名片，在公务、商务、人际交往中的不同场合，使用不同内容的名片。

三、名片交换的礼仪

名片是一个人的尊严和价值外在显现的方式。通常，初次相识自我介绍或别人为你介绍时，或当双方谈得较融洽表示愿意建立联系时，或当双方告辞并表示愿结识对方希望能再次相见时，需要互相交换名片。

在商务活动中，商务人员要备好自己的名片，要懂得递接名片的礼仪，要对自己和别人的名片进行妥善地保管。

（一）名片递送的礼仪

1.递送名片的姿态

名片要事先准备好，放在易于拿出的地方。递送名片给对方时，要起立或欠身向前倾15度，面带微笑，注视对方，双臂自然伸出，四指并拢，用双手的拇指和食指分别持握着名片上端的两角递送给对方。名片的正面要对着对方，便于对方接看。递送时，说一些客气话，如“这是我的名片，请您收下”、“很高兴认识您，这是我的名片，希望以后和您多联系”等。自己的名字如有难读或特别读法的字，在递送名片时应加以说明。

2.注意递送名片的顺序

名片的递送虽无很严格的先后顺序，但约定俗成的原则是“尊者优先得到名片”，即地位低的人先向地位高的人递送名片，年轻者先向年长者递送名片，男士先向女士递送名片。

当对方不止一个人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大者；如分不清职务高低和年龄大小时，则先和自己对面、左侧的人交换名片，然后按顺时针进行交换。

（二）名片接受的礼仪

1.接受名片的姿态

接收他人递过来的名片时，除女士、老人和残疾者外，应尽快起身或欠身，上身前倾15度，面带微笑，用双手的拇指和食指分别持握名片的下角，并说“谢谢”等。

在涉外商务等活动中，欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用右手单手与人交换名片；日本人则喜欢用右手送自己的名片、用左手接对方的名片或者双手接递。

2.接受名片后要认真看

接过名片后要当着对方的面，用30秒钟以上的时间，仔细把对方的名片“读”一遍，并注意语音轻重，有抑扬顿挫，重音应放在对方的职务、学衔、职称上，有不清楚的地方可以请教对方。之后，当着对方的面郑重地将他的名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中。切不可接过对方的名片后一眼不看，拿在自己手中摆弄或随意乱放，这些都是不尊重对方的表现。

3.接受名片后要回礼名片

接到对方递来的名片后，一定要回给对方自己的名片。如果自己没有名片或没有带名片，应先向对方表示歉意，再如实说明理由，如“很抱歉，我没有名片”、“对不起，今天我带的名片用完了，过几天我会亲自给您寄一张”等。如果一次同许多人交换名片，又都是初交，最好依照座次来交换名片。

4.接受名片后要妥善保存

接受对方名片后，应该妥善保存在自己携带的名片盒或名片夹之中，不要随意乱放，以防污损。如果交换名片后需坐下来交谈，此时应将名片放在桌子上最显眼的位置，十几分钟后自然地放进名片夹，不可用别的物品压住名片或在名片上做谈话笔记。

接受的名片要妥善保管。为了查找和使用方便，宜分类收藏。对个人名片可按姓氏笔画分类，也可依据不同的交际关系分类。要注意他人职务、职业、住址、电话等情况的变动，及时记下相关的变化，以便通过名片掌握客户或他人的实际情况。

四、索要和婉拒名片的礼仪

为了尊重别人的意愿，最好不要向他人索要名片。如果确信是对方忽略了而并非不愿意，则可用婉转的方式提醒。

名片的索要有以下几种方式：

●主动递上自己的名片，同时说：“您好！很高兴认识您，这是我的名片，以后请多关照！”

●直接向平辈或晚辈索取名片，同时说：“我们可互赠名片吗？”或“很高兴认识你，不知能不能跟您交换一下名片？”

●向地位高、长辈索取名片，可以委婉地说：“久仰您的大名，不知以后怎么向您请教？”或“很高兴认识您！以后向您讨教，不知如何联系？”

当别人向你索要名片而你又不想给对方时，应该用委婉的方法表达，如“对不起，我忘了带名片。”或“抱歉，我的名片用完了。”

资料：

中国古代名片[1]

名片源于交往，是文明时代的文字产物。

原始社会没有名片。那时人烟稀少，环境险恶，人们生存艰难，交往很少；文字还没有正式形成，早期的结绳记事也只存在于同一部落内部，部落与其他部落没有往来。

到了奴隶社会，尽管出现了简单的文字，也没有出现名片。奴隶社会经济还不发达，绝大部分人都固着在土地上，奴隶没有受教育的权利；少量世袭奴隶主形成小的统治群体，由于统治小圈子长期变化不大，再加上识字不太普遍，也没有形成名片的条件。

名片始于封建社会。战国时期，中国开始形成中央集权统治的国家，随着铁器等先进生产工具的使用，经济也得到发展，从而带动文化发展，以孔子为代表的儒家与其他流派形成百家争鸣景象。各国都致力于扩大疆土和扶持并传播本国文化，战争中出现大量新兴贵族。特别是秦始皇统一后的中国，开始了伟大的改革，秦始皇统一了全国文字，分封了诸侯王。咸阳成为全国的中心，各路诸侯王每隔一定时间就要进京述职，诸侯王为了拉近与朝廷当权者的关系，经常地联络感情也在所难免。

名片最先见于西汉史籍，时称“谒”。《释名·释书契》载：“谒，诣告也。书其姓名于上以告所至诣者也。”东汉时，谒又叫名刺，据《后汉书》载，祢衡曾身怀名刺求见于人。在挖掘的汉墓中发现，这种谒或名刺，系木简，长22.5cm，宽7cm，上有执名刺者的名字，还有籍贯，与现在的名片大抵相似。

至唐代，木简名刺改为名纸。唐代长安新科进士以红笺名纸互换，以便交流。晚唐又唤作门状、门启，都是自报家门的一种联络方式。宋代的名纸还留有主人的手迹，据南宋张世南在《游宦纪闻》中记述，他藏有黄庭坚书写的名纸，而秦观送他的名纸类似今天的贺年片。北京故宫博物院还藏有北宋书法家蔡襄的《门屏帖》，据陆游在《老学庵笔记》考证，类似“名刺”。

唐宋文人外出拜客，还喜欢带个拜匣，拜匣中有笔墨，可当场手书。清代印制了名帖，手书名帖少了，除非主人是大书法家，有意露一手。拜匣也为文物，清末民初的拜匣制作得十分精致，匣盒系木制或漆器，上绘山水人物图，故宫博物院收藏的拜匣典雅精美，欣赏价值颇高。

元代易名刺为“拜帖”。

明代时又称“名帖”、“片子”，内容也有改进，除自报姓名、籍贯外，还书写了官职。这一时期，统治者沿袭了唐宋的科举制度，并使之平民化，读书便成了一般人改善生活的唯一出路，识字的人随之大量增加。人们交往的机会增加了，学生见老师、小官见大官都要先递上介绍自己的“名帖”，即唐宋时的“门状”。“名帖”这时才与“名”字有了瓜葛，明代的“名帖”为长方形，一般长七寸，宽三寸，递帖人的名字要写满整个帖面。如递帖给长者或上司，“名帖”上所书名字要大，“名帖”上名字大表示谦恭，“名帖”上名字小会被视为狂傲。

清朝才正式有了“名片”称呼。清朝是中国封建社会的终结，随着与国外通商频繁，加快了名片的普及。清朝的名片开始向小型化发展。

过去，名人的名片会被人利用。据记载，清道光年间，浙江鄞县举人徐时栋参加当地官员的宴会，得知有人曾用他的名片前往官署徇私说情，幸被识破。到后来，许多名人都在名片背面注明“不作他用”字样，以免被狡诈之徒所利用。

资料思考：我国历史上的名片与现代名片的功能有什么异同？

[1] 《名片》，http：／／baike.baidu.com／view／48755.htm。内容有改动。