商务信函的礼仪及写作要求

商界人士撰写商务信函的能力直接影响到各界人士对本公司的评估。商界人士发出的每一封信函都代表着自己公司的形象，显示着自己公司的水平和实力。所以，商务信函写作决定了商界人士是否以专业的方式同其他商界人士进行有效的沟通，是否能在商界人士的业务往来中占据举足轻重的地位。

（一）商务信函礼仪的总体要求

写作商务信函并不要求商界人士使用华丽优美的词句。所有商界人士需要做的就是，用简单朴实的语言准确地表达自己的意思，让对方非常清楚地了解自己想说什么。围绕这一点，下面总结了几方面的内容供借鉴。

1.简明扼要

商务信函一定要写得简明扼要、短小精悍、切中要点。如果是不符合主题或者对商务信函的目的不能产生利益的内容，则舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

在商务信函中，当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

2.语气和语调

由于商界人士写的信函都是有目的的，所以在信函里所采用的语气、语调也应该符合自己的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你要写的这封信函想达到一个什么目的，自己希望对收信人产生一种怎样的影响，是抱歉的、劝说性的，还是坚决的、要求性的。这完全可以通过信函中的语气和语调来表现。

3.真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以商界人士的信函也必须充分体现自己的真诚。把写好的信函拿起来认真读一遍，确保你的自然和真诚。

4.礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语就可以的，而是要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后的合作机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我方首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对我方的指责不公平，我方可以据理力争，说明观点，但注意要讲究礼节、礼貌，避免用冒犯性的语言。

5.校对

写完商务信函之后，要检查拼写和语法是否正确，然后检查一下自己所提供的事实、数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使人对你表达的其他信息产生怀疑。

（二）邀请信

邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的邀约性书信。在商界人士的商务社交活动中，这类书信的使用极为广泛。

1.邀请信的内容

（1）说明邀请对方参加什么活动，以及邀请的原因是什么。

（2）将活动安排的细节及注意事项告诉对方，如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿的服饰等。

（3）为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复，以便得知对方能否应邀及还有哪些要求等。

范文10-1

邀请信

尊敬的大华公司负责人：

“20××北京民用新产品新技术展销会”定于201×年9月18日至28日在北京国际展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。

报名时间：7月1日至31日

报名地点：花园路甲10号

联系电话：010-××××××××

组委会敬请

20××年6月26日

2.回函

商务礼仪中，对邀请信所进行的答复，被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视；如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后3日内回复，而且回得越早越好。

在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题做出明确的答复；切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝邀约，则讲明理由就可以了。

回函的具体方式可参照邀请者发来的书面邀约，在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。

在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者核实无误。回函通知邀请者自己接受邀请后，不能届时失约；否则，会给邀请者增添许多麻烦。

范文10-2

接受回函

成功影视广告公司总裁李××先生：

中岛公司董事长兼总经理吴××先生非常荣幸地接受您的邀请，将于3月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。

谨祝开业大吉，并顺致敬意。

中岛公司吴××

3月15日

拒绝邀约的理由应当充分，卧病、出差、有约在先等均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。

范文10-3

拒绝回函

尊敬的李××先生：

我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的出席贵公司迎春茶话会的邀请。

恭请见谅，谨致谢忱。

此致

敬礼！

陈××敬上

1月10日

（三）感谢信

感谢信是商界人士为了答谢对方的邀请、问候、关心、帮助和支持，或是对于支援、帮助、关心自己的党政机关、企事业单位、社会团体表示感谢的礼仪专用书信。(www.xing528.com)

1.感谢信的分类

感谢信依据不同的内容可以有不同的分法。

（1）依据感谢对象可分为两类：

①给集体的感谢信。这类感谢信一般是个人由于在困难时受到了集体的帮助，使自己渡过难关、走出困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。

②给个人的感谢信。这类感谢信是个人或单位为了表达某个人曾给予的帮助、照顾而写的。

（2）依据感谢信的存在形式可分为两类：

①公开张贴的感谢信。这种感谢信通过网络、报纸、电台或电视台等渠道公开发布。

②直接寄往单位或个人的感谢信。

2.感谢信的格式和写法

感谢信通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分构成。

（1）标题。感谢信的标题写法通常有以下几种形式：

①单独由文种名称组成，如“感谢信”。

②由感谢对象和文种名称共同组成，如“致××剧院的感谢信”。

③由感谢双方和文种名称共同组成，如“××公司致××剧院的感谢信”。

（2）称呼。称呼写在开头顶格处，要求写明被感谢的行政机关、企事业单位、社会团体的名称或个人的姓名，然后加上冒号。

（3）正文。感谢信的正文从称呼下移一行空两格开始写，要求写上感谢的内容和感谢的心情。其应分段写出以下两个方面：

①感谢的事由。这部分要精炼地叙述事情的前因后果，叙述对方的好品德、好作风。叙述时务必交代清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，尤其重点叙述关键时刻对方的关心和支持。

②揭示的意义。这部分要在叙事的基础上指出对方的关心、支持和帮助对整件事情成功的重要性以及体现出的可贵精神，同时表示向对方学习的态度和决心。

（4）结尾。结尾要写上表达敬意、感谢的话，如“此致，敬礼”“致以诚挚的敬意”等。

（5）落款。感谢信的落款署上发文单位名称或发文者的姓名，并且署上成文日期。

范文10-4

感谢信

××公安派出所：

我母亲巳××岁，今年××月××日从老家××送我的小儿子到××站。在××站候车时，她去卫生间迷了路，找不到孙子。贵所所长××同志了解这一情况后，立即发动所有同志去找。据我母亲说，你们找了1个多小时，在离火车开车前几分钟终于找到了我的小儿子，并将他们祖孙二人送上火车。

你们这种精神值得我学习。在此，我代表我全家向贵所及全体同志表示衷心的感谢！我是一名售货员，我一定要像你们那样兢兢业业、热情周到地做好我的服务工作。

此致

敬礼！

××市××商场××

20××年××月××日

（四）证明信

证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。它也通常被称为证明或证明书。

1.证明信的分类

证明信的分类有很多种。

（1）依据证明信的内容，我们可以将其分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。

（2）依据证明信具体的存在方式，我们可以将其分为公文式、书信式、便条式三种格式。

证明信还可以分为以组织名义所发的证明信和以个人名义所发的证明信两种；而前者还可再分为普通书写的证明信和印刷证明信两种。

2.证明信的格式和写法

不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、署名和日期等构成。

（1）标题。证明信的标题通常有以下两种方式构成：

①单独以文种名称做标题，在第一行中间冠以“证明信”“证明”字样，

②由文种名称和事由共同构成，写在第一行中间，如“关于××同志××情况（或问题）的证明”。

（2）称呼。写证明信时在第二行顶格写上受文单位的名称或受文个人的姓名、称呼，然后加冒号。

有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

（3）正文。正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，需要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的内容不写。例如：证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，以及在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果，也就是要写清人物、事件的本来面目。

正文写完后，要另起一行，写上“特此证明”四个字，也可在正文结尾处直接写出。

（4）署名和日期。要在正文的右下方写上证明单位的名称或个人的姓名、称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位的名称加盖公章或证明人签名、盖私章；否则，证明信将是无效的。

范文10-5

证明信

兹有我厂工程师××同志、技术员××同志，前往湖北、广东、海南等省，检查并修理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。

特此证明。

××省××市××厂

(公章）

201×年××月××日