如何起草传真礼仪规范？

传真机是远程通信方面的重要工具，因其方便快捷，在现代商务活动和社会生活中使用越来越多，可部分取代邮递服务。传真件也是一种被普遍认可的文书形式。起草传真时应做到简明扼要、文明有礼。由于传真机使用非常普及，所以有其独特的使用规则。

（1）如有可能，在发传真之前，应先打电话通知对方，因为很多单位是大家共用一台传真机，你不通知的话，你的信件就可能会落在别人的手里或因别人不知道是谁的信件而被丢入垃圾箱。

（2）传真机有自动和手动两种方式。手动方式需接听传真电话的人给你发送传真开始的信号，在听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。自动方式不需对方人工操作，在拨通传真电话后，在几声正常电话回音之后，就会自动出现嘀嘀的长音，此后就可以开始传真文档。

（3）正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。有的公司使用“填空式”或封面专用纸。发急件时应在封面页注明，因为有的大公司定时分批发送公函和信件，如不标明急件，就容易被耽误。传真封面上注明传送者与接收者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数等，如此接收者可以一目了然。

如果不是非常正式的传真，也必须以3-1、3-2、3-3等方式标注页码，让接收者一看就知道传真共有3页，如果其中某一张不清楚或未收到，则可以请对方再将此页传一次；发送传真件时可以使用有本公司名称的公文纸，并注明时间与日期。传真一般应在每一页写明接收人姓名、电话号码以及所在部门的名称，如需要可写明发送人的姓名、传真号、电话号码、所在部门名称及传送文件页数。(www.xing528.com)

（4）事先未经许可，不应传送太长的文件或保密性强的资料。由于传真机所用纸张的质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚，要长久保存请将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的文件，如合同等，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄送。

（5）私人事情未经请求最好不要使用公司的传真机，因为传真纸、电费、碳粉、机器耗损等均是附加成本，没有任何公司会喜欢员工使用传真机办私人事情。

（6）公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密，若是较私密的事，最好不用传真传达。

（7）书写传真件时，在语气和行文风格上应做到清楚、简洁，且有礼貌。传真信件时必须用写信的礼仪，如称呼、签字、敬语等均不可缺少，尤其是信尾签字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。