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办公室工作礼仪与高效组织运转

时间:2026-01-22 理论教育 版权反馈
【摘要】:这是目前为止最有效率的组织方式。有一些人对所从事工作的职责范围缺乏明确的认识,工作时往往随心所欲,让个人的情感、情绪和倾向性支配自己的工作表现。要使组织高效地运行,组织内部各部分之间必须密切配合。只有组织内部关系和谐,组织这一系统才能正常运转。

(一)良好的工作态度

对于干好工作而言,工作态度可能比工作能力更重要。一个人如果没有良好的工作态度,即使他有很强的工作能力,也无法把工作做好,当然也不可能获得事业上的成功。

良好的工作态度应是:不管在哪个工作岗位,平凡的或重要的、喜欢的或不喜欢的,都应尽心尽职、脚踏实地地去做。这是对一个职业人的基本要求。现代社会的工作机构是为了一个总体的目标,依据一定的规则,按上下等级关系组织起来的。这是目前为止最有效率的组织方式。它不允许员工有自己的工作喜好,工作上的分工主要依据员工的能力和表现,一位称职的员工必须让工作性质来决定自己的行为选择。

对良好工作态度构成障碍的因素主要有三个:虚荣心、缺乏责任心、缺乏敬业精神。有很多人对工作的态度往往是只看重工作的外表,而不是工作本身;当自己不得不去从事一些看起来不够体面的工作时,人们往往对工作本身不能认同,并且在工作中表现出随便、马虎,用不屑一顾的态度来平衡自己。有一些人对所从事工作的职责范围缺乏明确的认识,工作时往往随心所欲,让个人的情感、情绪和倾向性支配自己的工作表现。还有一些人缺乏敬业精神,整天只是茫然地幻想着某种看来不错的职业,就业以后难以忍受工作的辛劳而又想换别的工作。这样的人永远也不可能真正喜欢工作,因而也永远找不到自己真正喜欢的工作。

所以,要养成良好的工作态度,应做到:

(1)克服不必要的虚荣心,应从自身的条件出发去寻找真正适合自己的工作;

(2)一旦做出了选择,就不要随意放弃工作,除非你觉得这份工作确实不适合你,并已找到了更合适的工作;

(3)在实际工作过程中,应明确自己的工作职责,并切实地履行它,不管你是否喜欢。

(二)基本行为要求

这里主要指每一个称职的人在工作场所应做到的基本行为要求,主要包括以下方面:

(1)上班不迟到。确切地说,员工应提前到达工作场所,做好上班的准备工作;万一迟到了,要先道歉,而不要急于做解释。

(2)早上遇到同事要问好。

(3)上班时间精神饱满,不聊天,不打哈欠,不哼小调,不剪指甲等。总之,员工不能给人以疲惫松散的感觉。

(4)服装整齐。员工不能穿奇装异服。

(5)认真麻利地处理一切事务。属于自己职责范围内的事,员工既不推托,也不拖拉。

(6)处理好个人与集体之间的关系。员工不随意挪用集体的物品做个人用途,上班时间不处理私人事务。

(三)合作

一个组织就是一个系统。要使组织高效地运行,组织内部各部分之间必须密切配合。只有组织内部关系和谐,组织这一系统才能正常运转。因此,作为组织一分子的员工,不论你在组织中处于什么位置,都有义务与他人合作。这主要体现在对以下三种关系的协调方面。

1.协调好与上司之间的关系

上司在组织行动的实施中往往处于领导和支配的地位,要使组织正常运转,就必须确保上司领导的权威性。因此,作为下属,对上司总的态度应是尊重和服从。这是由工作集体的内部组织关系所决定的,而且从总体上讲,上司在经验、知识、能力和品德等方面具有值得下属尊重的地方。

在日常交往中,对上司的尊重和服从行为可体现在以下几个方面:

(1)恭敬问好。员工对上司不必谄媚,但碰到上司时应有恭敬的态度,应主动问好。员工对上司的称呼应该用职务称呼,除非上司主动要求员工用其他称呼。

①在走廊的前方遇到上司时,应趋前问好,但不能超越上司,抢先行走;

②在狭窄的过道上与上司相遇时,应停止脚步侧身让路,并向上司问好;

③当上司走到你办公桌前时应起立问好;

④与上司同行时,应走在他的左侧或后边;

⑤上下汽车、进出大门或电梯都应请上司先行。

(2)认真完成上司布置的任务。上司布置任务时,员工应在笔记本上认真做记录;认真领会,努力完成,并将完成的进度和其他情况及时报告给上司,以便上司随时掌握工作的进程,做出进一步的安排和调整。

有时,可能会出现这样的情况:上司布置的任务有不正确或不可行之处。这时,与其盲目照办,还不如及时向上司提出自己的不同意见和看法。当然,提意见必须注意方法。(https://www.xing528.com)

首先,提的意见要有理有据,具有说服力。在陈述不同意见时,要着重陈述事情的根据、原因,以及上司可能还不了解的一些背景材料,而结论最好由上司自己来得出。

其次,说话的语气应尽可能委婉,多用商量口气,避免肯定语气。

最后,要选择合适的场合和时机。最好能选择在与上司单独相处的场合,不能当着大家的面给上司提意见,更不能当着更上一级上司的面陈述你的意见。最适合的时机是上司心情不错的时候,这时他更容易接受不同意见。

如果上司没有采纳你的意见,作为下属只能继续按上司的布置执行任务,不能消极抵触。

(3)创造性地完成任务并多提建设性意见。一个能尽心尽责、按部就班地完成上司下达任务的下属,固然是上司喜欢的好下属,但上司往往更喜欢那些能创造性地完成任务的下属。创造性地完成任务是指在没有偏离上司既定目标的前提下,使结果比原来预想的更理想。只有这样,员工才能使自己成为上司不可缺少的左右手,而不是谁都能替代的普通下属。

另外,一位称职的下属还应向上司多做建设性的提议。虽然上司可能比其下属要高明一些,但他肯定也有许多没有考虑到又对组织的发展很重要的事。如果下属想到了这些事情,并主动向上司提出来,便是对上司最好的配合。

(4)及时道歉。员工在因工作上出现失误而受到上司批评时,应平静地、坦率地认错,不要当场为自己做辩解,也不要觉得自己受了委屈而发牢骚、哭泣。即使你完全有理由证明错误的责任并不在自己,你也应等日后有机会时再做说明。

2.协调好与下属之间的关系

作为一个领导,应意识到一个部门的工作能否干好、一个组织的目标能否实现,主要取决于下属是否积极配合。领导是组织的决策者和指挥者,而具体的执行则需要由下属来完成。下属的主动性、积极性能否得到充分的调动,将直接影响领导的决策和意图能否得到最终的贯彻,而下属的主动性和积极性又主要来自于对组织的荣誉感、自豪感、安全感和归属感。能否在员工中产生这些感觉在很大程度上取决于领导对员工的关心和尊重程度。因此,上司在处理与下属的关系时关键在于四个字——善待下属。这具体体现在以下几个方面:

(1)关心下属的生活。让员工感到在这个组织里生活有保障、有依靠,因而能安心为组织工作。

(2)关心下属的个人前途。让员工感到有奔头,而不会永远原地踏步。一位好的领导对于自己下属的提薪、升职、继续培训和深造等应有一定的安排。

(3)私事莫劳下属。一名普通的员工应公私分明,上司也应该一样做到公私分明,不属于职责范围的事不应随意烦劳自己的下属。如果一位领导经常为了自己的个人利益让下属去做一些超越他职责范围的事,会很容易失去下属的信赖。

(4)指令明确、及时表扬。上司布置任务时应简明易懂,并给予适当指示。当下属完成任务时,上司应说一声“辛苦了”,以示慰劳;当下属工作出色时,上司应及时表扬。

(5)主动为下属承担责任。上司在平时工作上应对下属严格要求,但当出现责任事故时,对下属要尽量宽容,并主动为下属分担责任。

总之,上司在处理与下属的关系时,应把下属的利益放在首位。

3.协调好与同事之间的关系

同事关系与上下级关系相比具有两个显著的特点:一是同事关系是一种平等的合作关系,相互不存在领导与被领导的关系;二是同事之间既是天然的合作者,又是潜在的竞争者。这两个特点决定了同事关系是一种复杂、微妙而难以处理的关系。同事关系的协调可以从以下几个方面入手:

(1)入乡随俗。由于同事关系是同一工作集体中的工作关系,因此,良好的同事关系从自觉融入这个集体开始。不论是服饰仪表还是言谈举止,都应与同事保持一致,不要让自己在这个集体中格格不入。另外,新来的员工还可以通过主动为大家做点事,来表示自己加入这个集体的诚意,如主动打扫办公室卫生、早上为大家沏好茶等。

(2)不干预他人事务。作为工作集体中的一员,在尽量使自己融入这个集体、把自己变成集体一分子的同时,还应注意尊重其他成员在集体中的个人空间(包括工作上、生活上和心理上的)。这具体体现在以下几个方面:

第一,不插手他人分管的工作。在你的同事忙不过来时,主动帮忙是应该的,但不要揽取,也不要对他人的工作指手画脚。

第二,不擅自借用他人的办公用品,包括笔、纸、刀等;也不要随意翻阅同事桌上的信件、文件、材料、书籍、杂志等物品。如需借用或借阅他人的东西,应先打个招呼。递送文件时,文字的方向应朝向对方(见图10-1);递剪刀等危险文具时,应将安全部位朝向对方(见图10-2)。借了别人的东西,要记得及时归还,并不要随意转借。

图示

图10-1 递送文件的方法

图示

图10-2 递剪刀的方法

第三,不打听、传播同事的私人秘密。猜测、探听同事的隐私,以同事的隐私为谈资,很容易破坏正常的同事关系。

总之,同事之间既不要格格不入,也不要完全不分你我。

(3)发生争执时不要固执己见。在工作上,由于意见分歧而与同事发生争执是常有的事。但当发生争执时,注意不要变得情绪化,要冷静地听取对方对问题的看法,然后大家都设法退一步,以便找到解决问题的妥协点。如果对方情绪比较激动,一时很难找到妥协点,员工最好先克制忍耐,保留自己的看法,等以后有机会时再做协商。

(4)避免嫉妒。由于同事之间既是合作者,又是竞争者,同事之间很容易产生嫉妒心理,这是同事之间友好相处的主要障碍。同事中某个人突然获得了提升或是嘉奖,其他同事难免会产生嫉妒心理。这种嫉妒心理有两个方面:一是自己对同事的嫉妒;二是同事对自己的嫉妒。当自己对同事在工作上的成就和幸运产生嫉妒时,员工应把自己的嫉妒变成工作上努力进取的动力,而不要把嫉妒演绎成同事间的敌视和冷漠。当自己成为同事中的幸运儿而成了同事们的嫉妒对象时,员工首先要理解同事们的这种心理,其次要用正确的方法去化解这种嫉妒。适当的示弱是消除嫉妒的有效方法。所谓示弱就是员工在适当的时候向同事们展示一下自己的弱点、短处、苦衷和不如意的地方,从而让相对处于弱势的同事们在心理上得到某种平衡。示弱也可以表现为员工在某些可以共同争取的机会面前主动放弃与同事的竞争,从而使同事与自己在个人事业发展上获得某种真正的平衡。

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